Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.

сознании, что избавит от необходимости возвращаться к уже прочитанному и перечитывать заново, если вы не разобрались в пассаже либо сразу не обратили на него внимание.

В процессе чтения отмечайте карандашом или маркером наиболее важные места, подчеркивайте ключевые слова и фразы. Если будете хранить материал, то впоследствии легко сможете найти в нем нужные — уже отмеченные — места. Если бумага пойдет в корзину, благодаря пометкам самая значительная информация лучше запечатлится в вашей памяти.

Ребекка, энергичная сотрудница департамента финансов муниципалитета, часто становилась объектом насмешек со стороны коллег из-за привычки делать записи при чтении документов. Они считали пустой тратой времени переписывать то, что и так уже изложено на бумаге. Однако последней посмеялась Ребекка, когда единственная высказалась на заседании городского совета против предложенного проекта, полностью разобравшись в казуистике разработанного авторами текста. Благодаря сделанным в ходе изучения документа выпискам она сумела сопоставить отдельные фрагменты данных и выявила существенные ошибки в расчетах.

Меньше радио и телевидения

Чтение, пожалуй, является основным источником информационной перегрузки, однако существуют и другие, и их вы также способны контролировать.

Среди наиболее очевидных, безусловно, радио и телевидение. Если вы злоупотребляете ими, то те-

252

ряете немало времени и к тому же поглощаете массу ненужной и бесполезной информации.

Решение проблемы простое — выключить. Есть ряд программ, которые вы непременно хотели бы послушать или посмотреть, но время их выхода в эфир можно выяснить заранее, а значит, и приемники включать только в нужное время.

Если передача особенно для вас важна, воспользуйтесь магнитофоном, с тем чтобы прослушать или просмотреть очередной выпуск позже, в удобное для вас время. Магнитофон поможет вам знакомиться и с программами, которые выходят в эфир в очень позднее ночное время.

Избегайте следовать примеру тех, кто имеет обыкновение записывать слишком много программ и никогда их не смотрит и не слушает. Если будете записывать только то, что вас интересует, то сможете планировать просмотр в своем недельном или дневном графике — скажем, в течение получаса или часа. В противном случае у вас будет скапливаться архив записей, времени на знакомство с которыми так никогда и не найдется.

Эрик, инженер, всю неделю пользовался видеомагнитофоном для записи любимых телепрограмм и с нетерпением ждал вечера пятницы, когда сможет наконец их просмотреть. Однако у него скопилось так много записей, что даже несколько вечеров просмотра лишь незначительно сокращали объем накопленного запаса видеоматериалов. В итоге Эрик решил пользоваться только одной кассетой и записывать не более одной-двух программ в неделю. Теперь, если не удается просмотреть их в ближайшую пятницу, программы следующей недели он пишет на старые. Так он с успехом избавляет себя от не-

253

приятного ощущения неспособности реализовать собственные планы и намерения.

Компьютерная информация

В наши дни значительная часть информации поступает через компьютерные сети. Если вы имеете доступ к Интернету и электронной почте, то не только сами занимаетесь поиском информации, но и огромное ее количество сбрасывается на ваш компьютер при каждом выходе в сеть.

Электронная почта

Пользование электронной почтой распространено сегодня настолько широко, что человек может ежедневно получать сотни электронных сообщений. Обеспечьте их сортировку, организовав классификацию сообщений по категориям или заведя для разных типов контактов отдельные почтовые ящики. Так вы будете обращаться только к тому, что вам нужно, и игнорировать всю прочую информацию.

Если система позволяет, можно открыть отдельные почтовые ящики по каждой интересующей вас теме или для каждого отправителя. Это позволит читать сообщения только в соответствующих ящиках, а информацию во всех остальных либо бегло просматривать, либо сразу стирать.

Весьма полезным может оказаться открытие ящика, принимающего сообщения, в заглавии которых содержатся значки «?», «$» или слово «деньги». Скорее всего, такие послания будут относиться к категории «макулатурных», и вы сможете стирать

254

их, не глядя. Таким же образом можно открыть ящик для личной почты (с вашим именем) и ящики по отдельным видам вашей деятельности или различным подразделениям компании. Скажем, отдельные ящики для корреспонденции из финансового отдела или отдела техники безопасности. Можно завести свои ящики для сообщений отдельных людей, например для посланий от босса. Тщательно продуманный набор собственных почтовых ящиков позволит ограничить объем требующей вашего внимания почты и более эффективно работать с той ее частью, что непосредственно вас касается.

Кроме того, не забывайте о преимуществах сортировки сообщений по папкам в каждом из почтовых ящиков. Это дает возможность вызывать всю почту по конкретной тематике, от конкретного отправителя или по любым иным критериям по вашему выбору. Например, в ящике «Обучение» вы можете открыть отдельные папки для внутрифирменной учебы, самообразования и внешних курсов и семинаров.

Вот, к примеру, для чего можно иметь отдельные ящики и папки:

для заданий; для справочной информации;

по своим ключевым функциям; по дополнительным функциям;

с перспективными предложениями.

Сортируя электронную почту по ящикам и папкам, вы классифицируете ее по степени приоритетности и, соответственно, знакомитесь с ней и реагируете наиболее рациональным образом. Теперь вам уже не придется заниматься всем сразу.

255

Группы новостей

Группы новостей также являются существенной причиной информационной перегрузки. Если через свой электронный адрес или Интернет вы стали абонентом одной или нескольких групп новостей, то при каждом подключении будете получать на свой компьютер сотни статей.

Прочитать все статьи абсолютно нереально. Между тем в них может содержаться что-то действительно для вас интересное. Настройте свою программу электронной почты на загрузку только заголовков статей. Так вам легче решить, что достойно вашего внимания, и при необходимости загрузите статьи полностью. Все прочее может быть стерто. Если не будете регулярно избавляться от всего того, что к вам поступает, вскоре обнаружите, что память вашего компьютера забита мегабайтами «мусора».

Умение слушать

Вы, вероятно, подумаете, что слух никак не связан ни с чтением, ни с приобретением значитель-

256

В главе разъясняется, как приобщить ко всем преимуществам техники управления временем ваш персонал. В ней представлены существующие формы обучения, рассказывается, как приступить к обучению рациональному использованию времени в рамках компании.

Используйте собственные знания

Итак, вы прочли эту книгу, опробовали изложенные в ней идеи на практике и результат вас удовлетворил. Выбрали ли вы полигоном для исследования — «только чтобы посмотреть, что получится» — работу или дом? Если на работе пока что оставили все как есть, приступайте к изменениям немедленно. Объясните персоналу смысл своих действий. Заручитесь поддержкой своего секретаря. Предложите опробовать что-то из новой методики сотрудникам. Действуя совместно, все вы очень скоро станете очевидцами разительных перемен.

Зачем ставить в известность персонал?

Здравый смысл непременно подскажет вам, что пытаться экономить время в одиночку, при том что

260

люди вокруг вас будут продолжать действовать как прежде — не лучший вариант. Если, к примеру, вы начинаете работать с бумагами, как предлагается выше, а сотрудники продолжают обрастать грудами документов и просто макулатуры или вы готовитесь к собраниям со всей тщательностью, но никто, кроме вас, и не думает знакомиться с нужными материалами — дело экономии и эффективного использования времени не двинется дальше вашего стола и в конце концов просто захлебнется в трясине всеобщей неэффективности.

Найджел руководил многочисленным штатом коммерческих сотрудников крупной компании. Он прочел много книг по управлению временем и во внерабочее время прослушал специальный курс обучения по той же тематике. Его стол был в идеальном порядке, он тщательно планировал свой день и старался с пользой провести каждую минуту. Однако Найджел и не пытался призвать персонал последовать его примеру. Стоило ему рассортировать бумаги и приняться за работу, как подчиненные начинали подбрасывать ему бесполезные сводки и служебные записки самого различного характера, беспрестанно заглядывали в кабинет с вопросами. Идеально расписанный график рушился уже с утра. Отчаявшись что-либо изменить, Найджел пригласил эксперта по вопросам управления временем для выступления перед подчиненными. В середине речи докладчика один из сотрудников повернулся к Найджелу и воскликнул: «Так вот чего вы хотите!» Оказалось, что люди воспринимали его новую манеру работы как некое чудачество. Стоило им понять преимущества системы, которую проповедовал босс, и собственную роль и выгоду от участия в общей

261