Автоматизация процессов управления на машиностроительном предприятии. Мандрыкин А.В

−организация служб автоматического копирования/восстановления хранимой информации;

−обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа производится за счет использования электронной цифровой подписи, шифрования и дешифрования документов.

−формализация бизнес-процессов обработки информации; формирование типовых маршрутных технологических схем выполнения этих процессов;

−определение круга лиц, привлекаемых к участию в бизнес-процессах обработки информации; установка уровней их полномочий и прав;

−автоматическая рассылка обработанных версий документов к месту обработки, и на последующие этапы маршрутной технологической схемы;

−автоматическое оповещение пользователей о поступивших на обработку объектах, об истечении нормативных сроков обработки, синхронизация работ в рамках одного биз- нес-процесса и т. д.;

−возможность автоматизации конкретных видов работ над информационными объектами, в том числе сканирование бумажных документов и распознавание их текстов, взаимодействие со службами факсимильной связи и специализированными архивными системами и т. д.;

−автоматизация средств контроля над ходом выполнения технологических процессов движения и обработки информационных объектов;

−автоматизация процессов регистрации документов по правилам делопроизводства предприятия; обеспечение механизмов аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений;

−обеспечение возможности поиска документов и их версий по свойствам, значениям полей регистрационных карточек и контексту.

340

Преимущества Optima WorkFlow:

−Система Optima WorkFlow разрабатывалась с целью предоставить пользователям простой способ коллективной работы с документами. Она содержит возможности для маршрутизации прохождения документов, обеспечивает контроль над совместно используемыми ресурсами и т.д. Система содержит функционально законченный набор средств для организации конфиденциального документооборота.

−Адаптация системы к конкретным условиям ее эксплуатации производится гибкими и простыми в использовании средствами визуальной конфигурации. Предусмотрены все необходимые «степени свободы», с целью обеспечения возможности влиять на соответствие механизмов обработки документов государственным и ведомственным стандартам, на оформление и содержание форм отчетности.

−Система может вводиться в строй поэтапно, охватывая

впервую очередь критически важные участки делопроизводства и постепенно распространяясь в масштабе всего предприятия заказчика.

−Принципы открытой архитектуры обеспечивают возможность взаимодействия системы Optima WorkFlow с любыми другими средствами обработки данных — например, с системами бухгалтерского учета и финансового анализа, средствами электронной почты, факсимильной связи и т.д.

−Все программные коды и объекты, поставляемые в расширенной конфигурации системы доступны для дальнейшей модификации владельцем.

−Технология «клиент-сервер» позволяет наиболее эффективно использовать все преимущества современных мощных вычислительных средств на платформах IBM PC, RISC, ALFA, PowerPC.

−Автоматизированное рабочее место пользователя СЭД может быть реализовано на базе использования «тонкого клиента» системы Optima WorkFlow, позволяющего организовать взаимодействие с системой через стандартный Веб-браузер в

Internet, или intranet/extranet-сетях любого предприятия.

341

−Благодаря использованию в Optima WorkFlow централизованного управления хранением документов, обеспечивается высокая надежность и управляемость Системы, удобный, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации, возможность быстро организовать работу Системы в режиме Архива. Единая, базирующаяся на ресурсах операционной системы, служба копирования-восстановления, в сочетании со средствами отказоустойчивости серверов, обеспечивает гарантированную сохранность всех документов и данных, избавляет пользователей от необходимости создавать и хранить собственные (зачастую неофициальные) копии секретных или ценных данных.

−Система Optima WorkFlow способна упорядоченно хранить все варианты (версии) документа, прошедшего многократную переработку, и подвергавшегося изменениям. Это позволяет, при необходимости, быстро восстановить историю документа или разыскать исходные тексты, необходимые в качестве образцов. Размер архива ограничивается только возможностями оборудования и при использовании современных сетевых технологий и мощных серверов архив системы способен хранить объем документов, который создается крупным учреждением за десятки лет интенсивной работы.

−В системе Optima WorkFlow поддерживается прямое оперативное управление процессом документооборота. Это означает, что изменения в порядок обработки документов, вносимые уполномоченными пользователями, вступают в действие быстро и согласованно. Весь процесс движения документов, с точностью до минуты и имени исполнителя, система отслеживает и фиксирует в журналах. В случаях, требующих детального контроля исполнительской дисциплины, это позволяет организовать не только сам контроль, но и практику оповещений ответственных лиц о возникновении исключительных ситуаций или задержек.

−Система Optima WorkFlow позволяет организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам,

342

так и с предоставлением исполнителям определенной свободы

впринятии решения на своем уровне.

−Уникальные технологии. В состав системы Optima WorkFlow входят программные компоненты, реализующие уникальные функциональные возможности, например, потоковый (серийный) ввод однотипных документов и их регистрационных данных; проектирование и автоматическое исполнение типовых сценариев обработки документов; экспорт или импорт документов и т.д.

Функциональность системы OPTiMA-WorkFlow распределена между совокупностью программных приложений, используемых для автоматизации деятельности отдельных категорий пользователей, вовлеченных в процессы документооборота и набором технологических программных компонент. Приложения и компоненты могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, согласно корпоративным ИТ-стандартам и методам организации процессов документооборота.

Основные компоненты Optima WorkFlow:

−Приложение «Клиент» предназначено для создания и обработки документов и их регистрационных карточек. Позволяет визуализировать и настраивать отображение описей документов, оповещать о поступивших на обработку объектах, осуществлять поиск документа по атрибутам его регистрационной карточки, по свойствам или содержанию самого документа, производить шифрование и операции с электронной подписью, формировать отчеты и т. д.

−В приложение «Клиент» включаются модули обработки особых объектов документооборота – нормативных документов и поручений. Приложение «Контроль исполнения поручений» предназначено для формирования поручений (в том числе периодических), постановки их на контроль (снятия с контроля), перепоручения задач, получения отчета об исполнении поручений, оповещения исполнителя о приближении сроков исполнения поручения.

343

−Приложение «Администратор системы» предназна-

чено для осуществления общесистемных настроек, для администрирования описей пользователей системы, мест хранения

иобработки документов, а также словарей и картотек; приложение позволяет осуществлять инвентаризацию мест обработки и хранения, поиск объектов по атрибутам их регистрационных карточек; в приложении формируются описи макетов отчетов и стандартизированных текстов, используемых системой.

−Приложение «Редактор маршрутных схем» предна-

значено для разработки новых и модификации ранее созданных маршрутных технологических схем движения документов, для управления их описями, а также создания и модификации категорий создаваемых и обрабатываемых в рамках системы документов.

−Приложение «Монитор ресурсов» позволяет обеспечить постоянное автоматическое отслеживание состояния подключений к системе, ведение системного журнала. Приложение осуществляет контроль использования существующих и подключение дополнительных лицензий системы.

−Сервис «Менеджер ресурсов» устанавливается на рабочие станции или серверное оборудование для обеспечения постоянного отслеживания состояния подключений к системе

ификсации оповещения от других приложений системы об используемых ими ресурсах. Приложение является служебной программой и не имеет пользовательского интерфейса.

−Приложение «Диспетчер процессов» предназначено для осуществления контроля над выполнением потоков работ

иходом процессов создания и обработки документов, вовлеченных в документооборот. Приложение оповещает о текущем состоянии техпроцесса, об его отставании от нормативных сроков; формирует хронологическое дерево истории обработки документа и календарь рабочего времени; определяет вероятное время завершения процесса и отображает результат выполнения технологического процесса в виде диаграмм Ганта и т.д.

344

−Приложение «Роботы — автоматические обработ-

чики» предназначено для создания и настройки автоматических обработчиков (роботов), выполняющих в соответствии с заданными условиями указанные действия над объектами документооборота. Приложение осуществляет хранение и визуализацию списка роботов, регулярный автоматический их запуск, отображение подробного журнала действий, выполненных роботом во время обработки.

−Серверное приложение «Сервер Web-доступа» предназначено для обеспечения работы с системой посредством браузера Microsoft Internet Explorer. Сервер Web-доступа обес-

печивает функциональность, практически эквивалентную «Клиенту системы».

−В состав поставки программного обеспечения входит ряд библиотек, осуществляющих интерфейс межпрограммного взаимодействия (API) и предоставляющих широкие возможности по интеграции системы с соответствующими программными продуктами.

В настоящее время система Optima WorkFlow используется во многих организациях России и странах СНГ. Вот некоторые из них: Минздрав РФ, МЧС Беларуси и Украины, Европейская промышленная корпорация, Донской табак, Первоуральский Новотрубный Завод, Металлургический завод «Красный октябрь»; Челябинский цинковый завод, Пермская ГРЭС, ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть, ОАО «Томскгазпром», Сибур-Холдинг, Оренбурггазпром, Лентрансгаз и т.д.

Разработчик: UpScale Soft (ГК «ОПТИМА»), www.optima-workflow.ru.

6.3.5. «БОСС-Референт»

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

345

Главными результатами внедрения системы являются:

−Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.

−Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.

−Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт:

−Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:

−Средства создания единого информационноуправленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функциональнопроектных.

−Поддержка сложных маршрутов согласования доку-

ментов.

−Развиваемость решения. Быстрая автоматизация биз- нес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.

−Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Webдоступ.

−Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.

−Простота освоения пользователями.

−Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

Разработчик: АПЛАНА, www.boss-referent.ru.

346

6.3.6. «Дело»

Система «ДЕЛО» – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Основные функции системы «ДЕЛО»:

Работа с входящими и исходящими документами

−Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.

−Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.

−Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.

−Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.

−Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.

−Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.

−Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации

−Поддерживается полный цикл работы с проектами документов: создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа; изменение проекта с хранением предыдущих версий; согласование проекта документа; утверждение проекта документа; регистрация документа, созданного на основе проекта.

−Формирование поручений по документам;

−Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.

347

−Контроль прохождения и исполнения документов.

−Управление доступом к документам.

−Создание и хранение шаблонов документов.

Обеспечение информационной безопасности

−Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.

−Протоколирование действий пользователей.

−Использование методов криптографической защиты информации – ЭЦП и шифрование.

Преимущества системы «ДЕЛО»:

Для руководителей различных уровней:

−быстрый поиск документов;

−отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

−эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

−сокращение сроков подготовки и согласования доку-

ментов;

−удобная работа над проектами документов;

−получение сводных отчетов и журналов;

−возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, делопроизводителей:

−быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

−отслеживание хода исполнения резолюций;

−удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

−журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

−формирование отчетности.

348

Система «ДЕЛО»:

−Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

−Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)

−Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

−Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

−Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

−Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

−Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Система «ДЕЛО» – тиражируемый «коробочный» продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

«ДЕЛО» - первая на российском рынке СЭД промышленная система, обеспечивающая возможность полноценной

349