ЭИ_ПОСОБИЕ_ЧАСТЬ_3

потрібно створити вираз, можна також скористатися кнопкою на панелі інструментів або викликати Построитель через контекстне меню.

Загальні відомості про Построитель выражений

Вираз являє собою комбінацію знаків, імен полів, операторів, функцій і значень, що дає визначений результат.

Вікно Построителя выражений (рис. 1.1.) складається з трьох розділів, що розташовуються зверху вниз.

Рис.1.1. Вікно Построителя выражений

Поле виразу. У верхній частині вікна Построителя розташоване поле, у якому створюється вираз. Нижче знаходиться розділ, призначений для

10

створення елементів виразу і їх наступної вставки в поле виразу. Допускається безпосереднє введення частини виразу в поле виразу.

Кнопки операторів. У середній частині вікна Построителя знаходиться панель кнопок з операторами, які найчастіше використовуються. При натисканні на одну з цих кнопок Построитель уставить відповідний оператор у поточну позицію поля виразу. Щоб вивести повний список операторів, виберіть папку Операторы в нижньому лівому полі і потрібний тип у середньому полі. У правому полі будуть виведені всі оператори обраного типу.

Елементи виразу. У нижній частині вікна Построителя знаходяться три

поля:

у лівому полі виводяться папки, що містять таблиці, запити, форми, об'єкти бази даних, убудовані і визначені користувачем функції, константи, оператори і загальні вирази;

у середньому полі задаються визначені елементи або типи елементів для папки, заданої в лівому полі. Наприклад, якщо вибрати в лівому полі Встроенные функции, то в середньому полі з'явиться список усіх типів функцій Microsoft Access;

У правому полі виводиться список значень (якщо вони існують) для елементів, заданих у лівому і середньому полях. Наприклад, якщо вибрати в лівому полі Встроенные функции і тип функції в середньому, то в правому полі буде виведений список всіх убудованих функцій обраного типу.

Вставити обраний елемент у поле виразу можна або подвійним щигликом на цьому елементі або за допомогою кнопки Вставить.

Розглянемо деякі оператори і функції, що використовуються при створенні виражень.

Оператори

Оператор Like використовується для порівняння значення поля зі зразком, заданим в операторі. Зразок завжди мусить бути взятим у подвійні лапки і може включати знаки підстановки. Приклад: Like "?т*" – другим символом значення поля повинна бути буква "т", інші символи не мають значення, довжина поля теж не важлива.

Оператор And – логічне И. Тип – логічні оператори. Використовується, коли кілька умов повинні виконуватися одночасно. Наприклад, умова, що вік повинний бути від 18 до 25 років може бути записана так: >18 And <25.

11

Оператор OR – логічне ИЛИ. Тип – логічні оператори. Використовується, коли повинна виконуватися або одна або інша з заданих умов. Наприклад, потрібні дані про студентів із Дніпропетровська і Кривого Рогу. Тоді для поля місто потрібно записати умову: "Дніпропетровськ" OR "Кривій Ріг".

Оператор Between, тип – оператори порівняння. Використовується в сполученні з оператором And для встановлення діапазону значень. Наприклад, умова, що вік повинний бути від 18 до 25 років може бути записана так: Between 18 And 25. Якщо в операторі Between уводиться конкретне значення дати, воно мусить бути укладено в символи #, наприклад, #01.09.2007#.

Функції

Розглянемо функції, що мають тип Дата/время.

Дату можна представити, як таку, що складається з трьох елементів – число (номер дня), місяць (номер місяця) і рік. Відповідно, існують три функції, що дозволяють виділяти з дати число, місяць і рік. Це функції Day (number), Month (number), Year (number), де number – це значення дати (ім'я поля, яке містить значення дати або функція). Наприклад, у таблиці Студенти, поле Дата зарахування має значення 01.09.2007, тоді результатами виконання даних функцій буде:

Day ([Студенти]![Дата зарахування]) – 1 Month([Студенти]![Дата зарахування]) – 9 Year([Студенти]![Дата зарахування]) – 2007

Таким чином:

функція Day(дата) повертає значення номера дня місяця – 1-31; функція Month(дата) повертає значення номера місяця – 1-12; функція Year(дата) повертає ціле число, що представляє рік.

Наступна, що часто використовується, функція типу Дата/время – це функція Date().

Функція Date() повертає значення, що містить поточну системну дату, тобто дату, встановлену в комп'ютері. Ця функція може використовуватися як самостійно, так і як аргумент інших функцій. Наприклад:

Day (Date()) повертає номер поточного (сьогоднішнього) дня місяця; Month (Date() )повертає номер поточного місяця;

Year (Date() )повертає значення поточного року.

Функція DateSerial – повертає значення, що відповідає зазначеному року, місяцю і дню.

12

Синтаксис DateSerial(year, month, day). де:

–year – обов'язковий, ціле число від 100 до 9999 включно або числовий

вираз;

–month – обов'язковий, будь-який числовий вираз;

–day – обов'язковий, будь-який числовий вираз.

Значення кожного аргументу функції DateSerial повинне лежати у відповідному діапазоні: 1 – 31 для днів і 1 – 12 для місяців. Крім того, можна використовувати числові вирази для опису відносної дати, тобто на визначене число днів, місяців і років пізніше або раніше, чим зазначена.

Наприклад

DateSerial(Year([Студенти]![Дата народження]);3;14) будуть визначені всі студенти, що народилися 14 березня з роком народження, зазначеним у таблиці Студенти.

Використання засобів пошуку і фільтрації

Для пошуку потрібних даних у таблицях можна скористатися командою Правка/Найти або клацнути на піктограмі Найти (бінокль) на панелі інструментів. У діалоговому вікні Поиск и Замена потрібно ввести зразок пошуку (допускається використання знаків підстановки) і вказати параметри пошуку. Є можливість переходу по записах у міру виявлення кожного входження потрібного елемента. Якщо потрібно замінити конкретні значення, що виявлені при пошуку, варто скористатися діалоговим вікном Заміна.

Можна при виборі потрібних даних використовувати фільтр. Команда Записи/Фильтр відкриває 4 варіанти фільтрів. Розглянемо 3 з них.

13

Команда фильтр по выделенному знаходить записи, у яких значення поля або його частини, збігається з виділеним.

Команда исключить выделенное вибере ті записи, у яких значення поля або його частини, не збігається з виділеним.

Команда изменить фильтр дозволяє фільтрувати дані відразу по декількох полях, використовуючи при цьому складні умови пошуку, які можна вводити за допомогою Построителя выражений [1-4].

Методичні рекомендації до виконання завдання №1

Тема: Проектування баз даних в MS Access.

Ціль заняття: Навчитися створювати базу даних і таблиці. Одержати практичні навички використання засобів контролю даних при введенні в

таблицю. Навчитися прийомів пошуку і фільтрації інформації.

План

1.Створення бази даних у Access. Створення таблиць. Встановлення властивостей полів.

2.Організація введення і контролю даних.

3.Використання засобів пошуку і фільтрації.

Технологія виконання завдання

I.Створення бази даних у Access. Створення таблиць. Встановлення властивостей полів.

1.Запустіть Access – Пуск/Все программы/MS Access.

2.Створіть нову базу даних Успішність.

3.Створіть таблицю Студенти за допомогою Майстра (об'єкт Таблицы,

Создание таблицы с помощью Мастера або кнопка Создать/Мастер таблиц). Використовуйте зразок таблиці Студенты. Відсутні поля можна додати з інших таблиць, наприклад, Сотрудники. При необхідності використовуйте кнопку Переименовать поле. У нову таблицю додайте наступні поля: номер залікової книжки, прізвище, ім'я, по батькові, група, дата народження, місто, адреса, область, індекс, будинок_телефон, моб_телефон, фінансування, дата зарахування.

4.Збережіть таблицю з ім'ям Студенти і вкажіть, що поле Номер залікової книжки є ключовим.

14

5.За допомогою вікна Конструктор (кнопка Конструктор вікна бази даних) перевірте типи даних полів таблиці Студенти. При необхідності відкоригуйте типи даних (список, що розкривається, стовпця Тип данных).

II.Організація введення і контролю даних

1.Організуйте контроль даних при введенні їх значень у таблицю

«Студенти». Для чого у властивостях поля:

Номер залікової книжки – установіть маску ввода, вважаючи, що номер містить 6 обов'язкових цифр;

Група – установіть маску ввода, що складається з двох обов'язкових і однієї необов'язкової букви, які повинні автоматично переводитися у верхній регістр, дефіса, двох обов'язкових цифр і однієї необов'язкової, також розділених дефісом. Дефіси повинні зберігатися разом із уведеними символами;

Дата народження – установіть:

формат поля – короткий формат дати;

маску ввода, що дозволяє вводити тільки цифри, роздільник "." (крапка) повинний вставлятися автоматично і не зберігатися разом із уведеними символами, а тільки відображатися;

условие на значение – дата мусить бути не раніше 01.01.1970

сообщение об ошибке – уведіть текст: "Помилка у полі Дата народження";

Місто – значение по умолчанию Дніпропетровськ;

Область – значение по умолчанию Дніпропетровська;

Домашній_телефон і Індекс – установіть маски ввода;

Моб_телефон – установіть маску ввода, що містить на початку 8-0;

15

Фінансування – установіть:

маску ввода з однієї обов'язкової букви, яка мусить автоматично переводитись у верхній регістр;

значение по умолчанию – Ф;

условие на значение, що дозволяє вводити тільки букви Б, Ф, Ю;

сообщение об ошибке – уведіть текст: "Помилка у полі Фінансування";

Дата зарахування – установіть:

формат поля – короткий формат дати;

маску ввода, що дозволяє вводити тільки цифри, роздільник "." (крапка) повинний вставлятися автоматично і не зберігатися разом із уведеними символами, а тільки відображатися;

условие на значение – значення дати мусить бути між датою зарахування для п'ятого курсу і поточною;

сообщение об ошибке – уведіть текст: "Помилка у полі Дата зарахування"

2.Заповніть Условие на значение для всієї таблиці (кнопка Свойства на панелі інструментів вікна Конструктора або контекстне меню у верхній частині вікна, команда Свойства), для контролю даних по такій умові:

рік Дати зарахування має бути більше року Дати народження не менш, ніж на 16 років.

3.У режимі таблиці перегляньте Описание поля «Номер залікової книжки»

урядку стану вікна Access. Порівняйте з інформацією в рядку стану для інших полів таблиці.

4.Уведіть дані в таблицю – не менш 20 записів, щоб були 3 різні групи.

5.Використовуючи команди меню Формат або кнопки панелі інструментів:

зафіксуйте поля Група, Прізвище, Ім'я, По батькові, Телефон так, щоб вони завжди були видні на екрані;

зробіть комірки таблиці приподнятыми (Формат/Режим таблиці);

сховайте поле Адреса;

зміните розмір шрифту, колір букв, тло таблиці.

6.Відсортуйте дані в таблиці за алфавітом по групах, а в групах – по прізвищах студентів.

III.Використання засобів пошуку і фільтрації

1.Знайдіть дані про студентів (піктограма Найти):

16

які навчаються в одній групі;

які є абонентами однієї мережі мобільного зв'язку;

у яких день народження сьогодні;

тих, кому цього року виповнюється 20 років.

2.За допомогою команди Заменить (пункт меню Правка/Заменить) виконайте наступне корегування даних таблиці:

змініть значення поля Прізвище для студентки, що вийшла заміж;

змініть значення поля Група для студента, що перевівся в іншу групу.

змініть номер мобільного телефону, для студента, що перейшов з мережі МТС у мережу "Київ-Стар".

3.За допомогою фильтра по выделенному виведіть списки студентів:

які проживають у Дніпропетровську;

іногородніх;

імена яких починаються з букви А;

для військової кафедри список чоловіків.

4.За допомогою команди Изменить фильтр виведіть списки студентів:

які старше 20 років і народилися в березні;

у прізвищі яких не зустрічається буква А;

прізвища яких починаються з букв А, Б або В (реалізувати двома способами);

у яких немає мобільного телефону (вираз Is Null у рядку умови вікна Изменить фильтр для поля Моб_Телефон);

5.Збережіть структуру таблиці «Студенти» у базі даних.

6.Відповісти на контрольні питання.

Контрольні питання

1.Опишіть послідовність створення нової бази даних. Чому Access відразу запитує, де буде знаходитися файл нової бази даних?

2.Назвіть об'єкти бази даних. З якого об'єкту починається заповнення бази даних?

3.У якому випадку для створення структури таблиці доцільно використовувати Майстер таблиць?

4.Поясніть значення понять поле і запис. Що значить описати структуру запису?

5.Яким чином Майстер таблиць визначає типи даних полів нової таблиці?

17

6.Визначте призначення кнопок вибору полів Майстри таблиць.

7.Укажіть правила утворення імен полів таблиці.

8.Які типи даних є припустимими в Access?

9.Як у вікні конструктора таблиць установлюється тип даних для полів

таблиці?

10.Для чого призначений атрибут Описание? Чи є він обов’язковим? Що відбудеться, якщо не вказувати значень цього атрибута при створенні структури таблиці у вікні конструктора?

11.Для чого призначена Маска ввода, де вона задається?

12.Перелічіть основні символи, що можуть бути використаними в Маске ввода, охарактеризуйте їх призначення.

13.Для чого призначена властивість поля Значение по умолчанию, приведіть приклад використання цієї властивості.

14.Як зв'язані між собою такі властивості поля як условие на значение і сообщение об ошибке? Наведіть приклад.

15.Що таке знаки підстановки? Як, і в яких випадках вони використовуються? 16.Що являє собою Построитель выражений, наведіть приклад

використання.

17.Опишіть оператори і функції, що були використані при виконанні лабораторної роботи.

Чому ви навчилися?

Створювати нову базу даних.

Створювати таблиці за допомогою Мастера таблиц.

Розуміти, що таке поле и що таке запис бази даних.

Встановлювати властивості полів – Маску ввода, Условие на значение,

Сообщение об ошибке тощо.

Використовувати можливості Построителя выражений для встановлення властивості полів Условие на значение.

Модифікувати загальний вигляд таблиці.

Виконувати пошук, заміну та фільтрацію даних у таблиці.

18

Багатотабличні бази даних MS Access. Створення таблиць, установлення зв'язків, введення і витяг інформації.

Створення багатотабличної бази даних

Реальні бази даних містять у собі багато таблиць. Наприклад, існують списки студентів, з усією інформацією про них; списки дисциплін, які читають студентам, відомості з результатами сесій, та поточної успішності тощо. При проектуванні бази даних важливо визначити, до якої таблиці повинні відноситися ті або інші поля. Наприклад, у таблиці «Студенти» знаходиться вся інформація про кожного студента, причому поле Номер залікової книжки є ключовим і може існувати тільки один запис з таким значенням цього поля. У той же час у таблиці «Екран успішності» по кожному студенту буде стільки записів, скільки дисциплін, по яких він одержав оцінки, отже, і значення поля Номер залікової книжки буде повторюватися стільки ж разів. Було б нерозумно в таблицю «Екран успішності» включати поля, що містять всю інформацію про студента (прізвище, ім'я, по батькові, адреса тощо). Потрібно просто встановити зв'язок між таблицями «Студенти» і «Екран успішності».

Зв'язки встановлюються за значеннями полів. Основна вимога до полів, по яких установлюється зв'язок – поля повинні бути одного типу (числовий, текстовий, грошовий тощо). Імена полів можуть не збігатися, наприклад, у

таблиці Дисципліни є поле Код, а в таблиці Екран успішності – Код дисципліни. Але ці поля повинні бути одного типу – числові і містити співпадаючі дані.

Існують наступні типи зв'язків (відносин) – один до одного (1:1), один до багатьох (1:∞), багато до багатьох (∞:∞). Найбільш розповсюдженими є зв'язки один до багатьох і один до одного. Тип зв'язку визначається автоматично, при встановленні зв'язку, за значенням властивості Индексированное поле для полів, по яких установлюється зв'язок. Для поля, що є ключем, значення властивості Индексированное поле – Да (Совпадения не допускаются). Для не ключового поля це значення може бути або Нет або Да (Совпадения допускаются). Наприклад, у таблиці Дисципліни поле Код є ключовим і не може бути декількох записів з тим самим значенням цього поля. А в таблиці Екран успішності те саме значення поля Код дисципліни може зустрічатися в багатьох записах, тому що по одній і тій же дисципліні виставляються оцінки багатьом студентам. Тип зв'язку між цими таблицями – один до багатьох.

19