Praktikum_2008

•Щелкните 2ЛКМ на квадратике, расположенном слева от горизонтальной линейки конструктора. Откроется окно свойств с вкладками (группами свойств). Бегло просмотрите список свойств на вкладках, ничего не меняйте и закройте это окно.

Рис. 4.10. Вид формы «Группы» в режиме «Конструктора» Для корректировки свойств или местоположения существующих ЭУ их надо выделить. Для выделения надо навести указатель на ЭУ и щелкнуть ЛКМ. Он выделится маркерами, а курсор примет другую форму (в зависимости от его положения). С помощью маркеров можно изменить размеры элемента. Для перетаскивания ЭУ в другое место формы надо навести курсор на линию элемента между маркерами, нажать ЛКМ и, не отпуская

ЛКМ, отбуксировать элемент в нужное место.

При корректировке поля надо учитывать, что этот ЭУ состоит из двух частей: «Надписи» и «Поле» (в режиме конструктора в поле отображается имя поля). Они обычно выделяются и перемещаются совместно (см. рис. 4.10). Если вы хотите отделить надпись от поля, то надо их разгруппировать, затем зацепить маркер в левом верхнем углу поля или надписи (он имеет боль-

211

ший размер, чем остальные маркеры) и переместить ЭУ в новое место.

Для выделения группы элементов можно использовать стандартные приемы: придерживать клавишу Shift при выделении или построить указателем мыши рамку, охватывающую или пересекающую нужную группу элементов. Этот прием надо использовать, когда вы хотите, например, сгруппировать ЭУ.

•Попробуйте самостоятельно изменить некоторые свойства (геометрические или местоположения) элементов полей. При ошибках можно отменить изменения, например, кла-

вишами «Ctrl – Z».

•Оцените ваши изменения, перейдя в режим формы.

Вставка командной кнопки для открытия формы «Культу-

ры».

При наличии ведущей таблицы («Группы») и соответствующей ей формы мы можем создать такой режим работы с БД, что пользователь, открыв форму «Группы», сможет из нее открывать форму «Культуры».

Для реализации такого режима мы используем специальный элемент управления – командную кнопку (КК).

Таблица «Группы» должна находиться в режиме конструкто-

ра.

•Кнопку вставим в раздел «Заголовок формы» (рис. 4.10).

•Щелкните ЛКМ на пустом месте раздела и нажмите в группе «Элементы управления» конструктора кн. «Кнопка». Курсором постройте в правой части раздела небольшой прямоугольник на 2 – 3 квадрата. После отпускания ЛКМ появится кнопка с названием «КнопкаNN», где NN – номер кнопки (возможно, он будет равен 1). Одновременно на экран система выведет первое окно мастера «Создание кнопок» (рис. 4.11).

•Установите категорию «Работа с формой» и в окошке «Действия» определите «Открыть форму» → кн. «Далее». На втором шаге выберите форму «Культуры».

•На следующем шаге включите опцию «Открыть форму для отобранных записей».

212

•Далее - выберите поля для отбора записей: в окнах «Группы» и «Культуры» укажите поле «Код_Гр».

•На следующем шаге включите опцию «Текст» и замените надпись на кнопке «Культуры».

•На последнем шаге оставьте имя кнопки, установленное системой, и нажмите кн. «Готово».

Рис. 4.11. Начальное окно создания кнопок

•После выхода в конструктор откорректируйте размер, шрифт и местоположение кнопки по своему усмотрению. Перейдите в режим «Формы» и оцените ваши построения. Если необходимо, откорректируйте. Опробуйте действие кнопки. Введите в т. «Культуры» оставшиеся три записи из таблицы 4.3 (код группы вводить обязательно).

•Попробуйте самостоятельно вставить кнопку для закрытия формы «Культуры (действие «ЗакрытьФорму»).

Рассмотренный способ создания «автономных» форм при наличии структурных связей между таблицами не является оптимальным. Возможно, что в этом случае пользователю будет более удобно использовать «комбинированную» форму, где данные «родительской» формы («Группы») будут представлены одной записью, а все записи «дочерней» формы («Культуры»), соответ-

213

ствующие значению ключевого поля («Код_Гр»), будут отфильтрованы и представлены в виде например, таблицы, расположенной внутри «родительской» формы. Причем состояние форм должно быть синхронизировано (рис. 4.12).

Форма – таблица, размещенная внутри «родительской», назы-

вается подчиненной.

Рис. 4.12. Вид комбинированной формы (с подчиненной)

•Для создания такой формы (если вы не собираетесь менять состав полей) выделите таблицу «Группы» и запустите «Мастер форм» (командой: «Создание / гр. Формы / Кон-

структор форм / Мастер форм»).

Система сама определит взаимосвязь таблиц, состав и структуру полей и создаст нужную форму по умолчанию (рис. 4.12).

Если вы хотите управлять процессом создания формы, то не указывайте родительскую таблицу.

214

§ 8. Вывод на печать характеристик и содержимого таблиц.

Индивидуальное задание для выполнения расчетно-графической работы (РГР)

Дальнейшие операции с БД целесообразно выполнять после внесения изменений в ее содержание в соответствии с вариантом, который определит для вас преподаватель. В качестве базового задания предлагается: добавить в таблицу «Культуры» две записи по культурам 1–ой группы со следующими данными:

где N — номер варианта (от 1 до 40), R — значение показателя «Почвы от». Значения остальных полей копируются из записи «ВИШН.–ОБЩ.» («Вишня»).

Преподаватель может изменить вид или вариант задания и выдать студенту другое задание, например, самостоятельно разработать базу данных определенного содержания.

В любом случае, вы должны сформировать отчет в соответствии с требованиями преподавателя и указаниями, изложенны-

ми в заключении.

Если вы выполняете задание по нашему варианту, то советуем формировать отчет по РГР параллельно с выполнением упражнений.

Все данные из таблиц, которые будут приводиться дальше, соответствуют варианту N = 0.

Поэтому, если преподаватель не задал вам вариант по данному практикуму, введите две записи а таблицу «Культуры» для «нулевого» варианта.

Замечание.

Содержимое таблиц можно «перебросить» в отчет Word-а стандартным способом. Следует выделить в БД открытую табли-

215

цу, ввести команду «Копировать», перейти в окно отчета по РГР и дать команду вставки.

Анализ описания структуры таблиц

Информация о таблицах является частью общего документирования БД, которое в MS Access выполняется с помощью специальной программы «Документатор» (или «Архивариус»). Эта программа анализирует БД и ее элементы и составляет специальный отчет, который можно просмотреть на экране и распечатать.

•Откройте окно «База данных», а все таблицы закройте.

•Введите команду «Работа с БД /раздел Анализ / кн. Архивариус». Откроется ДО «Архивариус».

•В ДО откройте вкладку «Таблицы» и включите индикаторы у таблиц «Группы» и «Культуры». Нажмите кн. «Параметры». В ДО «Печать описания таблицы» включите следующие опции:

-«связи» в разделе «Включить в описание таблицы»;

-«имена, типы данных и форматы» — в следующем разделе (свойства печатать не будем);

-в разделе «Включить в описание индексов» — установите опцию «Ничего».

•После установки опций нажмите кн. «ОК» в текущем окне

ив ДО «Архивариуса».

Через некоторое время документатор откроет окно предварительного просмотра «Описание объектов» и поместит в него описание структуры (2–4 листа).

•Внимательно просмотрите отчет, разберитесь с его содержимым. Если необходимо, сохраните отчет архивариуса в виде отдельного файла типа .rtf (нажмите ПКМ и введите

команду: «Экспорт / Файл Word…»

Пояснения по содержанию отчета здесь не приводятся.

Печать содержимого таблиц

Для предварительного анализа тех данных, которые мы ввели в нашу БД, можно распечатать содержимое таблиц. Эта операция выполняется на начальных этапах построения БД и служит для оценки структуры таблицы, характеристик и свойств полей, а

216

также для отработки различных запросов на небольшом количестве записей контрольного примера.

В дальнейшем для вывода на печать информации из БД раз-

рабатываются и создаются специальные формы отчетов, где данные представляются в удобочитаемом виде.

Таблицы распечатываются в том виде (по составу столбцов и структуре), в котором они заданы в текущий момент.

•Выделите таблицу «Группы» и введите команду «кн. Office / Печать / Предварительный просмотр». Система выведет в окно предварительного просмотра таблицу.

•Используя инструменты масштабирования и прокрутки окна, посмотрите таблицу. Настройте макет страницы. В соответствующем диалоговом окне подберите параметры страницы так, чтобы таблица удобно располагалась на листе бумаги. Попробуйте установить альбомную ориентацию. При печати (книжной ориентации) вам понадобится 2–3 листа бумаги. Распечатайте таблицу или поместите ее в соответствующий раздел отчета по РГР.

§9. Сортировка, фильтрация и организация выборки

данных

Общие сведения об операциях с данными

Одно из основных назначений СУБД (и элементов эксплуатации БД) — находить и выдавать пользователю ту информацию, которую он в данный момент желает получить.

Для этого пользователь должен сформулировать некоторый запрос, затем представить его в формальном виде, определить в СУБД условия отбора или сортировки записей и выполнить запрос.

Например, мы можем потребовать отсортировать данные в таблице «Культуры» по полю сроков созревания, или отобразить в таблице только те культуры, которые можно разместить на нейтральных почвах и близких к ним (с РН от 6,2 до 7,2), или найти в таблице запись по определенной культуре.

217

Для решения таких задач (поиска, отбора и отображения записей, удовлетворяющих определенным условиям в запросах) система предоставляет несколько способов.

Сортировка записей. Эта операция может быть выполнена как для всей таблицы, так и для записей, составляющих результат выполнения запроса (см. ниже).

Поиск. Эта операция позволяет найти в таблице нужную запись или группу записей.

Фильтрация. Позволяет найти и отобразить в таблице только те записи, которые удовлетворяют определенным условиям. Здесь мы можем воспользоваться следующими фильтрами.

-Фильтрами по значению и по «выделенному». Их называют также фильтрами по «образцу».

-Фильтром по форме. В этом фильтре можно использовать несколько критериев отбора записей (здесь не рассматривается).

-Расширенным фильтром (фильтром по условию). Это более гибкий инструмент фильтрации записей, но и более слож-

ный в построении запроса.

Запрос на выборку. Данная форма отбора нужных записей имеет более сложный механизм выполнения операций фильтрации, но предоставляет пользователю и более мощный аппарат для выполнения запросов.

Сортировка таблицы и простейшие приемы фильтрации

Сортировка записей.

• Откройте таблицу «Культуры».

При открытии таблицы система выводит записи в последовательности, определенной значениями первичного ключа, который, в нашем случае состоит из полей «Код_Гр» и «Код_культ».

Если этот порядок нас не устраивает, то необходимо отсортировать таблицу по другим полям.

•Отсортируем нашу таблицу по начальному сроку созревания культур в возрастающем порядке значений этого поля.

•Установите курсор на любой записи в столбце «Созр. — от» или выделите этот столбец. В разделе «сортировка и фильтрация» меню «Главная» найдите и нажмите кн. «А-

218

Я» («Сортировка по возрастанию»). Посмотрите результаты сортировки. Для возврата к исходному состоянию нажмите кнопку «А-Я» (с «ластиком»).

•Повторите операцию с другими полями.

Поиск записей.

Допустим, нам надо быстро найти и посмотреть информацию

осмородине (т.е. выполнить поиск записей по одному полю).

•Выделите поле «Название» или поместите в него курсор вставки.

•Введите команду «Найти». Откроется ДО «Поиск и замена» (в поле).

•Установите в этом ДО (на вкладке «Поиск») следующие параметры.

-Введите в окошко «образец» первые буквы «смор» (без кавычек) и нажмите кн. «Больше». Откроются дополнительные опции.

-В окошке «Просмотр» установите опцию «Все», т.е. выполнить поиск по всей таблице.

-В окошке «Совпадение» установите значение «С начала поля».

-Отключите индикаторы «С учетом регистра» и «С учетом формата полей» (иначе прописные и строчные буквы будут различаться).

Укажите «Поиск в» (поле) - «Название».

•Нажмите кн. «Найти далее». Если найденная запись загораживается окном, то перетащите его в другое место.

•Еще раз нажмите кн. «Найти далее». Система выделит в таблице БД другую запись со словом «Смородина».

•Закройте ДО «Поиск в поле...».

•Самостоятельно выполните поиск по другим полям (например, найдите записи с уровнем кислотности почв = 5,6).

Замечание.

С помощью опции «Совпадение» можно установить поиск по «Любой части поля». В этом случае, например, при образце «ня», будут высвечиваться записи со словами «Яблоня», «зимняя», «ранняя» и т.д.

219

• Выполните такой поиск.

Простая фильтрация по выделенному (по выбору)

Это самая простая фильтрация. Для ее выполнения необходимо установить образец, т.е. выделить в таблице нужный столбец, указать в нем значение, по которому надо отобрать записи, и ввести соответствующую команду.

Эта фильтрация не может работать с диапазонами значений полей и с набором разных полей.

Допустим, мы хотим работать только с записями, соответствующими первой группе культур «Деревья».

•Выделите в первом столбце «Код гр.» поле со значением 1 (щелкните внутри него ЛКМ).

•В разделе «Сортировка и …» нажмите кн. «Выделение» и введите команду «Равно 1». Система отфильтрует записи и выведет на экран таблицу с записями первой группы. Далее в столбце «Название» аккуратно выделите слово «Яблоня», нажмите ПКМ. Откроется контекстное меню (рис. 4.13). Введите команду «Начинается с Яблоня». Система «сузит» диапазон записей до трех, оставив только записи по яблоням. Таким образом, данную команду можно повторять многократно для разных полей. Причем для текстовых полей можно задавать только часть значения.

Рис. 4.13. Окно с меню для фильтрации по образцу

•Вернитесь к исходной таблице БД, удалив фильтр командами «Снять фильтр» или «Удалить фильтр». Между эти-

220