6.6. Контроль введення даних і їхній захист
6.6.1. Контроль введення даних
Контроль даних при введенні в комірки може виконуватися Microsoft Excel програмним способом. Для контролю даних доступні такі методи:
контроль формату даних, що вводяться: цілі, дійсні числа, дата/час, текст;
контроль діапазону значень даних числового типу, що вводяться, дати/часу;
контроль довжини тексту, що вводиться;
контроль за списком значень різних типів даних;
логічний контроль даних, що вводяться.
Умови перевірки даних, що вводяться, можна задавати у вигляді формул логічного типу, у яких використовуються посилання на комірки. Для організації перевірки даних, що вводяться, спочатку виділяється діапазон комірок, а потім виконується команда меню Данные ►Проверка.
Команда викликає діалогове вікно Проверка вводимых значений яке має вкладки Параметры ►Сообщения для ввода ►Сообщения об ошибке (рис. 6.17).
Рисунок 6.17. Діалогове вікно Проверка вводимых значений
На вкладці Параметры вказується умова перевірки, що включає типи даних і значення даних, що вводяться:
любое число - немає перевірки.
Целое число - контроль введення позитивних і від’ємних цілих чисел, а також нуля.
Действительное число - контроль введення позитивних і від’ємних чисел, що містять цілу й дробову частини, а також нуля.
Список - контроль елементів списку, що вводяться.
Дата/Время - контроль формату дати або часу.
Длина текста - обмеження на довжину текстових рядків, що вводяться.
Другой - введення формули перевірки даних, що вводяться.
Для більшості контрольованих форматів задається діапазон можливих значень. Вибирається тип оператора порівняння: дорівнює, не дорівнює, більше, менше й т.д. вказуються граничні значення. Список елементів може задаватися безпосередньо шляхом перерахування або у вигляді посилання на діапазон комірок цього ж листа або ім'я блоку робочої книги. Якщо вказується Игнорировать пустые, відключається вивід повідомлень про помилку, коли комірка не містить даних. Можна вказати Распространять изменения на другие ячейки с тем же условием у випадку редагування умов перевірки. На вкладці Сообщение для ввода готується зовнішній вигляд вікна, що виводиться при введенні даних у контрольовані комірки. Вікно містить заголовок і текст повідомлення, що пояснює введення. Вікно може бути присутнім на екрані завжди або виводитися, тільки коли здійснюється введення даних у зазначені комірки. На вкладці Сообщение об ошибке задається вид і зміст вікна повідомлення, що виводиться у випадку виявлення помилки введення. Вікно містить певний тип повідомлення: останов, предупреждение, сообщение. Задається заголовок вікна й текст повідомлення, що пояснює ситуацію. Для копіювання умов перевірки введення даних одних комірок і присвоєння їхнім іншим коміркам таблиці треба:
Виділити комірку, що містить умови перевірки.
Вибрати команду меню Правка ►Копировать.
Виділити комірки, яким приписується умова перевірки.
Вибрати команду Правка ►Специальная вставка ► Вставить условие на значение.
Для видалення умов перевірки варто повторно виділити блок комірок, вибрати команду меню Данные ►Проверка, указати тип даних - Любое значение. При введенні текстових даних у комірки одного стовпця відбувається їхнє запам'ятовування в списку введення даних. При введенні даних у комірку виконується автоматична підстановка підходящого елемента списку. Повний список значень доступний для вибору за допомогою команди контекстного меню Выбрать из списка (виклик контекстного меню - натискання клавіш Shift +F10 або клацання правою кнопкою миші).
Максимальна довжина автоматично створюваного списку значень для комірок одного стовпця -999.