1.2. Выбор варианта установки проекта

MS Project предоставляет два основных подхода к созданию нового проек­та: начать все «с нуля», либо воспользоваться одним из шаблонов, входящих в состав программы. Правда, если вы имеете доступ к проектам, созданным с помощью MS Project кем-либо из ваших коллег (или конкурентов) ранее, то возможен еще один вариант: преобразовать существующий проект в шаблон и строить свою работу на его основе.

Тема. 2 Функції управління проектів.

2.1. Создание проекта и установка параметров

Будем считать, что аналогов создаваемому проекту в мире нет, и мы начи­наем его строить «с нуля». Для этого необходимо:

1. Щелкнуть на панели инструментов основного окна кнопку Создать.

2. Убедиться, что параметры проекта, представленные в окне Сведения о проекте (то есть установленные по умолчанию) нас устраивают. Для однообразия будем считать, что в качестве начальной даты проекта ис­пользуется не текущая дата, а 1 января 2010 года; соответственно, в поле Дата начала с помощью раскрывающегося календаря следует выбрать указанную дату (рис. 1.1) и затем щелкнуть на кнопке ОК.

Рис.1.1. Установка даты начала проекта

3. В меню Сервис выбрать команду Параметры и на вкладке Планиро­вание в поле Трудозатраты вводятся в... указать, что объем работ должен вводиться в человеко-днях, а не в человеко-часах, как предлага­ет MS Project по умолчанию; для этого в списке следует выбрать пункт днях (рис. 1.2).

Рис.1.2. Изменение единиц исчисления трудозатрат

Остальные параметры мы пока оставим без изменения, но вернемся к ним позже (в следующей теме), когда будем выполнять назначение ресурсов на работы проекта.

Выполненные установки никак не отражаются на внешнем виде проекта в представлении Диаграмма Ганта, поскольку влияют только на расчет пара­метров проекта.

2.2. Уточнение взаимосвязи между задачами

И хотя более тщательный анализ про­екта возможен только после назначения имеющихся ресурсов, уже на этом этапе можно попытаться сократить длительность критического пути. Один из возможных способов — уточнение взаимосвязи между задачами.

Чтобы внести в проект соответствующие коррективы, необходимо пред­варительно выполнить следующие действия:

• обеспечить возможность получать суммарные данные по всему проекту;

• заставить MS Project выделить на календарном графике (то есть в пред­ставлении Диаграмма Ганта) критические задачи (по умолчанию MS Project этого не делает);

▪ еще раз проанализировать задачи, включенные нами в проект, и решить, какие из них можно совместить во времени.

Итак, конкретный план действий по совершенствованию расписания про­екта выглядит следующим образом:

1.Перейти в окно представления Диаграмма Ганта (для этого на Пане­ли представлений требуется щелкнуть соответствующую кнопку или выбрать одноименную команду в меню Вид); вид окна для создаваемо­го нами проекта приведен на рис. 1.3.

Рис.1.3. Окно представления Диаграмма Ганта

1. Введите список задач проекта. В столбце длительность введите продолжительность выполнения работ (в днях?). Пометьте задачи, которые представляют вехи проекта (время равно 0). Ввод задач представлен на рис. 1.4.

Рис.1.4. Ввод задач проекта

2.Чтобы иметь возможность получать суммарные данные по проекту, следует в меню Сервис выбрать команду Параметры и на вкладке Вид в группе элементов Параметры структуры для проекта. Показы­вать поставить флажок Суммарную задачу проекта; установить вид денежной единицы проекта (USD); щелкнуть на кнопке ОК; на календарном графике появится задача самого верхнего уровня, соответствующая всему проекту (рис.1.5-1.6).

Рис.1.5. Параметры структуры проекта

На вкладке Общие мы также рассмотрим только одну группу элементов, которая называется Общие параметры для проекта и тоже расположена в нижней части окна (рис. 1.4).

В группу входят три элемента:

флажок Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи; ус­тановка флажка приводит к тому, что при вводе в таблицу ресурсов нового ресурса MS Project автоматически добавляет его в пул ресур­сов задачи и назначает его в количестве, заданном по умолчанию; с одной стороны, такой сервис ускоряет процесс назначения ресурсов, но с другой стороны, он может привести к потере контроля за объемом назначенных ресурсов;

текстовое поле Стандартная ставка по умолчанию, которое пред­назначено для ввода значения удельной стоимости ресурса при его ис­пользовании в стандартном режиме (то есть в соответствии с календа­рем рабочего времени, заданного для всего проекта);

текстовое поле Ставка сверхурочных работ по умолчанию, которое предназначено для ввода значения удельной стоимости ресурса при его использовании в сверхурочное время.

Удельная стоимость может быть задана не только в гривнах в час, но и в дру­гих единицах (например, в гривнах в неделю); условные обозначения единиц вре­мени, используемые в MS Project, будут рассмотрены в следующем разделе.

Замечание. Почти на всех вкладках окна Параметры (кроме вкладок Вид и Правка,) имеется кнопка По умолчанию. Она позволяет сохранить установленные значения параметров данного проекта в глобальном шаблоне и применять их по умолчанию ко всем новым проектам.

Рис.1.5. Диалоговое окно Параметры, вкладка Общие

Рис.1.6. Суммарная задача проекта

3.Структурирование задач. Структура задач формируется путем понижения и повышения их уровня, в результате чего создаются суммарные задачи и подзадачи. По умолчанию суммарные задачи выделены жирным шрифтом и находятся на один уровень выше по сравнению с входящими в них подзадачами.

Сведения по суммарной задаче охватывают период между самой ранней датой начала и самой поздней датой окончания среди всех ее подзадач. Они не отображают суммарную длительность (Длительность. Общий промежуток активного рабочего времени, необходимый для выполнения задачи, т. е. промежуток рабочего времени от начала до окончания задачи в соответствии с календарем проекта и ресурсов.) всех подзадач

Поскольку приложение Project рассчитывает значения суммарных задач, большинство из них нельзя редактировать. Если нужно изменить значения суммарной задачи, такие как длительность, обновите отдельные подзадачи. После этого значения суммарной задачи пересчитаются.

1.В меню Вид выберите пункт Диаграмма Ганта.

2.Щелкните строку той задачи, уровень которой нужно понизить, чтобы сделать ее подзадачей, или повысить, чтобы сделать ее суммарной задачей.

3.Нажмите кнопку Понизить уровень, чтобы понизить уровень задачи и сделать ее подзадачей.

Нажмите кнопку Повысить уровень, чтобы повысить уровень задачи и сделать ее суммарной задачей.

Рис.1.7. Структурирование задач

4. Планирование проекта. Проект планируется в Project на основании введенных пользователем сведений, описывающих следующие объекты:

• Весь проект в целом.

• Отдельные элементы работы (называемые задачами), необходимые для выполнения проекта.

• Ресурсы, если они необходимы для выполнения задач.

Если какие-либо данные по проекту изменятся после создания календарного плана, можно обновить задачи или ресурсы, и Project скорректирует календарный план.

Для каждой задачи можно задать следующие параметры (все или часть из них):

Длительности (Длительность. Общий промежуток активного рабочего времени, необходимый для выполнения задачи, т. е. промежуток рабочего времени от начала до окончания задачи в соответствии с календарем проекта и ресурсов.)

Зависимости задач. Характер связи между двумя задачами, определяемый зависимостью между их датами окончания и начала. Зависимости задач могут устанавливаться в столбце Предшественник.В этом столбце необходимо указать номер задачи предшествующей текущей задаче. Если таких задач несколько, то номера предшествующих задач разделяются точкой с запятой (;), рис.1.8.

Ограничения (Ограничение. Ограничивающее условие, заданное для даты начала или окончания задачи. Например, можно потребовать, чтобы выполнение задачи начиналось в определенный день или заканчивалось не позднее определенного срока. Ограничения бывают гибкими (не привязанными к определенной дате) или жесткими (привязанными к определенной дате).)На основании этих сведений в Project рассчитывается дата начала (Дата начала. Дата, на которую запланировано начало задачи. Эта дата определяется на основании длительности, календарей и ограничений предшественников и последователей. Кроме того, дата начала задачи зависит от собственных календарей и ограничений задачи.) и дата окончания (Дата окончания. Дата, на которую запланировано завершение задачи. Эта дата зависит от даты начала задачи, длительности, календарей, дат предшественников, зависимостей задачи и ограничений.) каждой задачи.

Рис.1.8. Планирование проекта

Чтобы выделить на календарном графике критические задачи, необходимо:

1.Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном участке графика и в контекстном меню выбрать команду Стили отрезков...(рис.1.9).

2.В открывшемся диалоговом окне Стили отрезков выбрать в стол­бце Название первую свободную ячейку и ввести в ней наименова­ние интересующего нас типа задач (наименование может быть про­извольным, например, Критическая, как показано на рис. 1.10).

3.Щелкнуть в соседней ячейке столбца Вид и в нижней части окна с помощью элементов управления, имеющихся на вкладке Отрезки, установить подходящий стиль символа для критических задач.

Рис.1.9. Стили отрезков

4. Щелкнуть в соседней ячейке столбца Отображать для след. задач и с помощью раскрывающегося списка выбрать интересующий нас тип задач - Критическая задача; затем щелкнуть на кнопке ОК (рис.1.10-11).

Рис.1.10. Выделение критических задач

Рис.1.11. Выделение критических задач

5. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на линии связи, соединяющей две последние задачи, и в открывшемся диалоговом окне Зависимость задач скорректировать тип связи, как было указано выше.

Обратите внимание, что на стиль отрезка суммарной задачи проекта на­кладывается стиль, установленный для критических задач. Это означает, что MS Project рассматривает суммарную задачу проекта как критическую. Оно, в общем-то, и понятно: ведь длительность этой задачи равна длине критичес­кого пути.