1.2. Выделение функциональной подсистемы аэис
Для исследования был взят один из отделов ООО «Роскомстрах» - отдел работы с клиентами.
Отдел по работе с клиентами занимается консультирование клиентов, страхованием имущества по определённым категориям, заключением договоров.
Менеджеры данного отдела могут вносить какие-либо доработки в клиентскую базу и в порядок ведения отчётности, и передают эти доработки своим руководителям. Руководители в течении рабочей недели рассматривают поступившие предложения и при компетентности какого-либо решения посылают его вышестоящему начальству.
В соответствии с этим, отдел работы с клиентами выполняет следующие функции:
ведение учета всех клиентов;
ведение статистики договоров страхования;
ведется учет услуг страховой организации;
ведется учет страховщиков;
ведение статистики страхования, сравнение с результатами прошлых лет.
Поступающая в отдел информация обрабатывается вручную сотрудниками данного отдела, каждый из которых имеет различные обязанности. Затем эта информация одним из сотрудников заносится в информационную страховую систему, которая предназначена для создания ведения отчётности о клиентах данной организации. Доступ к страховой системе имеют только сотрудники данного отдела.
В отдел работы с клиентами передается информация о клиенте (ФИО клиента, паспортные данные, год рождения, место проживания), дата заключения договора и срок действия, ведется статистика по возмещению ущерба при неблагоприятных стечениях обстоятельств.
Каждый подобный отдел имеет свой план по обслуживанию клиентов, оформлению договоров, отказ в оказании страховых услуг, результаты, по выполнению которого передаются руководителям данных отделов. Эти данные представляют собой рукописные отчеты, которые затем обрабатываются, заносятся в базу данных.
Можно представить функциональную модель бизнес-процессов (Business Process Modeling). Наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов – стандарт IDEF0. Модели в нотации IDEF0 предназначены для высокоуровневого описания бизнеса компании в функциональном аспекте. Данная модель представлена на рисунке 3-4 (для большей точности была проведена двухуровневая детализация).
Рисунок 3 – Функциональная модель страхования (1 уровень)
Рисунок 4 – Функциональную модель страхования (2 уровень)
Кроме функциональной модели бизнес-процессов была построена диаграмма описание потоков данных (Data Flow Modeling). Нотация DFD (Data Flow Diagramming), позволяет отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами. Данная диаграмма представлена на рисунках 5-6 (для большей точности была проведена двухуровневая детализация).
Рисунок 5 – Диаграмма описания потоков данных (1 уровень)
Рисунок 6 – Диаграмма описания потоков данных (2 уровень)
1.3 Технико-экономическое обоснование необходимости разработки или реинжиниринга функциональной подсистемы аэис
Рассматриваемый отдел работы с клиентами в сфере функционирования имеет как положительные, так и отрицательные стороны.
Недостатки отдела:
Сотрудники не имеют возможности к саморазвитию по собственной инициативе, так как все направления их деятельности жестко контролируются руководством.
Обработка большого объема информации вручную. Сотрудники расходуют слишком много времени на обработку информации, поступающей в отдел работы с клиентами, в рукописном виде.
Сотрудники не используют возможность получения информации от других отделов организации по сети. Данный обмен помог бы снизить нагрузку на некоторого сотрудника.
Достоинства отдела работы с клиентами:
Руководство ООО «Роскомстрах» охотно идёт на предложение автоматизировать деятельность предприятия для избавления от рутинной работы. Таким образом, деятельность данной организации ускорится и сотрудники смогут выполнить гораздо больше работы за один рабочий день.
На основе выявленных недостатков можно сформулировать следующие проблемы, которые возможно решить средствами автоматизации:
Ручная обработка большого количества информации.
В целом, можно сказать, что данный отдел выполняет свои функции в полном объеме и с приемлемым качеством, но естественно в его деятельности существуют и слабые стороны.
Можно выделить следующие необходимые ресурсы для реализации выбранной подсистемы «Страхование имущества граждан»:
финансовые;
трудовые;
материальные.
Для разработки подсистемы «Страхование имущества граждан» необходимы денежные средства. Они могут быть выделены как самой организацией, в рамках проекта автоматизации страховых компаний Вологодской области, так и спонсорами ООО «Роскомстрах».
Трудовые ресурсы - это непосредственно разработчики данного программного продукта. Он может быть разработан как сотрудниками ООО «Роскомстрах», обладающими такими знаниями и навыками, так и аутсорсинговой фирмой (что будет дороже).
Материальные ресурсы необходимы для разработки данной подсистемы, так как без них эту разработку будет осуществить невозможно, это, например, рабочее место, включающее в себя рабочий стол, компьютер и прочее.