3.3 Что представляет собой формуляр организационно-распорядительной

документации.

Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата

под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

ГОСТ Р6.30-97 устанавливает для организационно-распорядительной документации

два основных формата документов- А4 и А5 . допускается применение формата А6.

Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым

и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.

Формуляр делит площадь формата на три зоны: служебное поле документа, поле

для размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем

документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа

и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа

располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при

продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата

составляет рабочее поле документа.

10 Технология работы с документами

Под документооборотом принято понимать упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними должностных лиц. Документооборот формируется из трех самостоятельных документационных потоков:

внутренние документы;

входящие документы;

исходящие документы.

К внутренним документам принято относить все документы, которые разрабатываются должностными лицами организации, исходя из задач и потребностей самой организации (ее структурных подразделений), а также в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

Входящие документы - это те документы, которые поступают в организацию извне по различным каналам связи (преимущественно по почте).

Исходящие документы - документы, разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и предприятиям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) вышестоящей инстанции (старших начальников).

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц и оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой дело­производства и совершенствования организации управленческого труда.

При движении документов следует руководствоваться принци­пом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выпол­нять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Напри­мер, копирование документа, в исполнении которого должны при­нимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководи­телем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции пер­вой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения доку­мента могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, электронная почта) передаются конкретному должностному лицу организации.

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

Прохождение внутренних документов на этапах их подго­товки и оформления организуется в соответствии с общим поряд­ком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в реги­страционной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядитель­ные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других органи­заций и от частных лиц (Приложение 8).

При регистрации обязательны сле­дующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, ре­золюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполне­ния, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

Документы в организации регистрируются один раз: по­ступающие - в день поступления, создаваемые - в день утвержде­ния или подписания, отправляемые - в день их отправления.

Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, при­казы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.

Контроль исполнения документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и каче­ственного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения документа возлагается на контрольную службу ДОУ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа или с даты поступления. Дата исполнения указывается в тексте документа или в резо­люции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку. Документ считается исполненным и снимается с контроля по­сле выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сооб­щений. На документе проставляется отметка об исполнении, под­пись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Контроль исполнения документа строится на базе регистраци­онных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (пред­варительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; по заданиям последую­щих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; по зада­ниям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до ис­течения срока.

Справки о состоянии исполнительской дисциплины составля­ются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель не­сет персональную ответственность за полноту и достоверность ин­формации по исполнению документа.