Мастер слияния

Перед началом работы с мастером слияния создайте в MS Word список, содержащий имена, фамилии, адреса ваших друзей, а также данные о мероприятии, куда вы хотите их пригласить (название, дата, время):

Сохраните свой список, назовите его “Список друзей.doc”

Теперь создайте конверты для ваших пригласительных:

Этап 1.

Чтобы выполнить слияние, нажмите кнопку Начать слияние на вкладке Рассылки, а затем выберите команду Пошаговый мастер слияния.

Мастер откроется в правой части окна в области задач.

Примечание. Чтобы выполнить слияние, следуйте указаниям и нажимайте кнопку Далее внизу области, чтобы перейти к следующему этапу работы мастера (или кнопку Назад, если нужно вернуться к предыдущему этапу).

Работа мастера начинается с вопроса, в документе какого типа нужно выполнить слияние сведений. Выберите тип документа Конверты. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу.

Этап 2.

На втором этапе работы мастера нажмите кнопку Параметры конверта и выберите размер и параметры печати конверта.

Параметры, которые отображаются в окне мастера, зависят от типа документа, выбранного на первом этапе. Поскольку были выбраны конверты, доступны параметры, приведенные ниже.

Изменить макет документа. Нажмите кнопку Параметры конверта и выберите размер конверта и другие параметры, после чего пустой документ будет заменен документом с конвертом.

Существующий документ. Если имеется предварительно сохраненный конверт, который нужно использовать в слиянии, но на экране отображается пустой документ, выберите этот параметр, чтобы заменить пустой документ документом с конвертом.

Параметры конверта. Изменение размера конверта, параметров шрифта

Откройте Параметры конверта и измените параметры шрифта и размеры конверта по своему усмотрению

Примените выбранные параметры, нажав кнопку Ок:

Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу:

Этап 3.

На третьем этапе выполняется подключение к списку получателей, сведения из которого нужно добавить в документы. Имеется три параметра.

Существующий список. Этот параметр следует выбрать, если имеется готовый список получателей со сведениями для слияния. После этого нажмите в окне мастера кнопку Обзор, перейдите к нужному файлу и откройте его.

Контакты Outlook. Выберите этот параметр, если в качестве списка получателей необходимо использовать контакты Outlook. Затем выберите команду Выбор папки контактов, после чего перейдите к нужному списку контактов и откройте его.

Создание списка. Этот параметр следует выбрать, если подходящего списка получателей нет и его нужно создать. Новый список сохраняется в MDB-файле (почтовая база данных) в папке Мои источники данных, которая находится в папке Документы или Мои документы. Этот файл можно повторно использовать в последующих слияниях.

Выберите пункт Использование списка и нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать файл со списком получателей

Найдите и выберите свой файл «Список друзей.doc», нажмите кнопку Открыть.

Перед вами появится диалоговое окно Получатели слияния:

После подключения к списку получателей нужно выбрать получателей, которые будут включены в рассылку. Например, иногда нужно разослать документы на бланках только клиентам с определенным почтовым индексом.

Все можно сделать с помощью диалогового окна Получатели слияния, которое автоматически открывается после подключения к списку получателей. Далее описаны возможности этого диалогового окна.

1.  По умолчанию возле имени каждого получателя установлен флажок, и все получатели включены в рассылку (см. рисунок выше). Можно снять флажки для отдельных получателей или снять все флажки сразу (для этого достаточно снять один флажок в заголовке столбца), а затем установить флажки возле имен получателей, которых нужно включить в рассылку.

2.  Получателей можно сортировать и фильтровать по какому-либо полю. Для этого нужно выбрать пункт Сортировка на панели диалогового окна или нажать стрелочку в заголовке поля.

Можно также нажать кнопку Фильтр… и ввести поля и значения получателей, которые нужно просмотреть. Кнопка Найти повторения… позволяет создать отчет, в котором перечислены получатели, указанные в списке несколько раз, а кнопка Найти получателя… – найти нужного человека. Если установлена программа проверки, будет доступна функция Проверить адреса…

Выберите всех получателей из вашего списка

Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу.

Этап 4.

На четвертом этапе выполняется подготовка основного документа, которая заключается в наполнении документа содержимым. Содержимое состоит из элементов, перечисленных ниже.

1. Сведения, которые повторяются в каждой копии документа слияния.

2. Поля для индивидуальных сведений о получателе в каждой копии документа слияния.

Например, для конвертов в каждой копии документа слияния остается неизменным обратный адрес, а вместо полей-заполнителей подставляются адреса каждого получателя.

Нажать в окне мастера кнопку Блок адреса.

В результате на конверт добавляется поле «Блок_адреса», которое является составным и содержит такие поля, как, например, "Имя", "Фамилия", "Улица, дом", "Город", "Область" и "Почтовый индекс" и пр.

В правой части диалогового окна Вставка блока адреса вы можете увидеть предварительный результат: блок адреса для одного друга из вашего списка. Нажимая кнопку , вы можете просмотреть результат для каждой записи списка.

Нажмите кнопку Ок.

Нажмите кнопку Просмотр результатов , чтобы просмотреть процесс подготовки конверта.

Оформите конверт на ваш вкус: добавьте подложку, рамку, рисунки, объекты WordArt и пр. По желанию измените цвет, размер, шрифт надписи. Чтобы форматировать внешний вид вставленных блоков из списка, основном документе выделите поле вместе с окружающими его угловыми кавычками (« »). На вкладке Главная выберите нужную команду в разделе Шрифт или Абзац или нажмите кнопку вызова диалогового окна для любой из этих групп и выберите нужные параметры форматирования.

Нажмите кнопку Просмотр результатов, нажимая кнопку , просмотрите результат для всех получателей:

Этап 5.

На пятом этапе можно просмотреть предварительные результаты слияния, прежде чем завершать процесс. На этапе предварительного просмотра остается возможность добавлять и удалять поля, ограничивать количество получателей и уточнять сведения.

Если нужно что-то изменить, нажмите кнопку Назад в нижней части окна мастера. После возвращения к предыдущему этапу можно добавлять, удалять или сопоставлять поля, а также вносить другие изменения, чтобы исправить вид документа.

Совет.     Если во время предварительного просмотра вместо значений полей отображаются сами поля и угловые кавычки, выберите на вкладке Рассылки команду Предварительные результаты. Кроме просмотра отдельных документов слияния, команда Предварительные результаты позволяет переключаться между отображением кодов полей и их значений.

• Если результат удовлетворительный, нажмите несколько раз кнопку с двойной стрелкой вправо в верхней части окна мастера, чтобы просмотреть еще несколько документов слияния, как показано на рисунке.

• Чтобы просмотреть документ слияния для определенного получателя, нажмите кнопку Найти получателя и найдите нужного адресата. При просмотре документов можно исключить из рассылки любого получателя, нажав кнопку Исключить получателя.

Примечание.     Получатель будет исключен только из окончательных результатов слияния, но не из списка получателей.

Если оказалось, что слияние содержит каких-то получателей, включать которых нежелательно, нажмите кнопку Изменить список получателей, чтобы открыть диалоговое окно Получатели слияния. Как упоминалось выше, в этом диалоговом окне можно сократить список получателей.

Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к завершению слияния.

Этап 6.

Последние изменения

Если нужно еще раз взглянуть на результаты или внести изменения в выбранные конверты, выберите в окне мастера команду Изменить отдельные конверты.

В результате будет создано отдельное полное слияние, которое содержит все конверты в новом документе Word. После просмотра или изменения конвертов в этом полном документе их можно напечатать немедленно.

Кроме того, можно просто сохранить этот документ и напечатать конверты позже. Чтобы не потерять изменения, внесенные в отдельные конверты, нужно обязательно сохранить этот документ. Не следует путать полный документ и основной документ. Полный документ имеет больший размер.

Если результаты предварительного просмотра документов слияния удовлетворительны, можно переходить к печати окончательного варианта. Нажмите кнопку Печать, чтобы открыть диалоговое окно Слияние при печати.

Внимание!      При создании путем слияния набора сообщений электронной почты внимательно просмотрите их, прежде чем завершить слияние. Для сообщений электронной почты отсутствует возможность создать отдельный полный документ. После того как в окне мастера выбран параметр Электронная почта и указан столбец списка получателей, который содержит адреса электронной почты получателей, сообщения будут разосланы.

После успешного создания конвертов сохраните свой макет.