8.4 Методика розробляння та впроваджування документаційних систем

Для розробляння та впроваджування документаційної системи безперервного функціювання суттєвим є наявність методики її розробляння та впроваджування.

Послідовність виконання методики згідно з позиціями переліку а)—h) необов'язкова. Завдань можуть виконуватися на різних етапах повторно, частково або постійно відповідно до потреб організації, вимог формального узгодження та змін в організаційному середовищі та середовищі керування документаційними процесами.

а) Попереднє дослідження. Зібрати інформацію з документальних джерел і шляхом опитування, визначити та документально зафіксувати роль і мету організації, її структуру, правове, регулятивне, ділове та політичне середовище, критичні чинники та критичні ланки, пов'язані з питанями керування документаційними процесами.

b) Аналізування ділової діяльності. Зібрати інформацію з документальних джерел та шляхом опитування, визначити і документально зафіксувати кожну ділову функцію, операцію, дію встановити їх ієрархію, тобто систему класифікації напрямів діяльності, визначити і докумен­тально зафіксувати хід робочих процесів та дій, які вони містять.

c) Встановляння вимог до службових документів. Зібрати інформацію з документальних джерел та шляхом опитування, визначити інформаційні вимоги до кожної ділової функції, опера та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Ці вимоги можна вивести, аналізуючи регулятивне середовище організації (див. розділ 5) та ризик, що виникає тоді, коли службові документи не створюють і не зберігають. Визначити, як кожну вимогу можна задовольни через операції керування документаційними процесами, та чітко сформулювати і документально оформити вимоги до службових документів. Вибрати необхідну структуру та вид службових документів, що найкраще відповідає кожній діловій функції, операції та дії.

d) Оцінювання наявних систем. Визначити та проаналізувати наявні документаційні системи та інші інформаційні системи, щоб оцінити їх з точки зору вимог до документів.

e) Визначання стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документів. Визначити стратегію, орієнтовану на задоволення вимог до документів, яка може охоплювати прийняття політики, нормативні документи, процедури та методики, розробляння нових систем та впроваджування систем згідно з вимогами до документування. Стратегію можна застосовувати до кожної окремої вимоги до документації або до декількох одночасно. Стратегію обирають на осі рівня ризику, що виникає у разі неспроможності задовольнити вимоги чи у межах ділової функції, яку документаційна система має забезпечувати, середовища наявних систем або корпоративної культури, в якій стратегію запроваджуватимуть (див. розділ 7).

f) Розробляння документаційної системи. Розробити документаційну систему яка охоплює стратегію, процеси та методику, описані в цьому стандарті, забезпечити, щоб система підтримувала робочі процеси, а не заважала їм; оцінити і, за потреби, перепроектувати робочі процеси. і операційні ділові та комунікаційні системи для долучення до них процедур керування документаційними процесами.

g) Впроваджування документаційної системи. Впроваджування документаційної системи треба проводити систематично, використовуючи проектне планування та методики, прийнятні для певної ситуації, враховуючи інтеграцію операцій документаційної системи з робочими процесами і відповідними системами.

h) Аналізування після впровадження системи. Зібрати інформацію про функціювання документаційних систем як суцільного та поточного процесу. Це можна зробити шляхом опитування керівного складу та провідних працівників, використовуючи анкети опитування, роблячи огляд системи в дії, перевіряючи посібники із запроваджування процедур, матеріали з навчання та іншу документацію, роблячи вибіркові перевіряння якості службових документів й методів обліковування. Аналізувати та оцінювати функціювання системи, ініціювати та контролювати дії, спрямовані на коригування, встановити режим постійного відстежування і регулярної експертизи.