Проміжні підсумки

Проміжні підсумки – це узагальнюючі значення (суми, середні, кількісні), які обчислюються для груп представлених у певній таблиці об'єктів, а також засіб для обчислення цих значень.

Перед тим як створювати проміжні підсумки база даних має бути відсортована. Проміжні підсумки можна створити лише для полів, значення яких повторюється.

Для створення проміжних і загальних слід виконати такі дії:

1. Активна комірка має розміщуватися в межах бази даних;

2. Виберіть вказівку меню Данные  Итоги;

3. У діалоговому вікні Промежуточные итоги вкажіть поле групування, ім’я операції і за допомогою прапорця вкажіть поле, за яким виконуватиметься задана операція та місце розміщення проміжних підсумків (Итоги под данными); натисніть кнопку ОК;

4. Перегляньте результат; згорніть і розгорніть структуру;

5. Збережіть зміни у документі.

Зведені таблиці

Зведені таблиці дають змогу поєднати такі операції, як фільтрування та знаходження проміжних підсумків, вони є найбільш універсальним засобом вибирання та підсумовування даних. Автофільтри та проміжні підсумки можна розглядати як спрощений варіант зведених таблиць.

Зведена таблиця – це засіб MS Excel, який дає змогу обчислювати підсумкові характеристики та водночас фільтрувати дані, що містяться в певному діапазоні. Створюються такі таблиці за допомогою майстра зведених таблиць

Для створення зведеної таблиці виконати такі дії:

1. Активна комірка має розміщуватися в межах бази даних;

2. Виберіть вказівку меню Данные  Сводная таблица;

3. У діалоговому вікні Майстра зведених таблиць і діаграм встановіть альтернативні перемикачі в положення В списке или базе данных Microsoft Excel та Сводная таблица і клацніть на кнопку Далее.

4. У діалоговому вікні Майстра зведених таблиць перевірте правильність задання діапазону бази даних (якщо не виконали крок 1, то задайте цей діапазон) і клацніть на кнопку Далее.

5. У діалоговому вікні Майстра зведених таблиць і діаграм встановіть альтернативний перемикач в положення Существующий лист і в текстовому полі вкажіть адресу лівої верхної комірки (натисніть на кнопку цієї комірки) зведеної таблиці і клацніть на кнопку Макет.

6. У діалоговому вікні Майстра зведених таблиць і діаграм – Макет перетягніть потрібні поля на області макета Столбец, Строка Данные.

7. Двічі клацніть на кнопку потрібного поля в області Данные у діалоговому вікні майстра Макет.

8. У діалоговому вікні Вычисление поля сводной таблицы оберіть операцію і натисніть на кнопку ОК, у двох наступних діалогових вікнах, а в діалоговому вікні як на рисунку натисніть на кнопку Готово.

Для роботи з базами даних використовується категорія функцій

Вбудовані функції для роботи з базою даних

Работа с базой данных, нараховує 12 стандартних функцій. Розглянемо деякі важливі функції цієї категорії.

БДПРОИЗВЕД (база_данных; поле; критерий) – перемножує значення в стовпці списку або бази даних, які задовольняють задані умови.

БДСУММ (база_данных; поле; критерий) – підсумовує числа в стовпці списку або бази даних, які задовольняють задані умови.

БИЗВЛЕЧЬ (база_данных; поле; критерий) – визначає дані бази даних, які задовольняють задані умови.

Зауваження:

─ якщо жоден із записів не задовольняє критерій, то функція БИЗВЛЕЧЬ повертає значення помилки #ЗНАЧ!.

─ якщо більше ніж один запис задовольняє критерій, то функція БИЗВЛЕЧЬ повертає значення помилки #ЧИСЛО!.

БСЧЕТ (база_данных; поле; критерий) – підраховує кількість комірок у стовпці списку або полі бази даних, в яких містяться числа, що задовольняють задані умови.

БСЧЕТА (база_данных; поле; критерий) – підраховує непорожні комірки в базі даних, які задовольняють задані умови.

Аргумент “поле” не є обов’язковим. Якщо аргумент “поле” опущений, то функція БСЧЕТ, БСЧЕТА підраховує кількість записів у базі даних, що відповідають критеріям.

ДМАКС (база_данных; поле; критерий) – повертає найбільше число в стовпці списку або полі бази даних, яке задовольняє задані умови.

ДМИН (база_данных; поле; критерий) – повертає якнайменше число в стовпці списку або полі бази даних, яке задовольняє задані умови.

ДСРЗНАЧ (база_данных; поле; критерий) – обчислює значення в стовпці списку або полі бази даних, яке задовольняє задані умови.