2.2 Средства автоматизации Back-office

Back-office представляет собой узел автоматизации торговли, заведующий складом и торговым оборудованием. Back-office напрямую координирует действия кассиров, принимая отчеты и составляя текущую отчетность. Время покупки, сумма чека, наименование всех товаров, товары, привлекшие покупателя своей скидкой - все эти данные являются ценнейшей маркетинговой информацией, грамотное использование которой повышает прибыльность магазина. Помимо регистрации продаж, в электронном виде фиксируются приходные документы, в итоге компьютеризованным оказывается весь процесс товародвижения. Только в этом случае торговая система получает достаточно данных, чтобы выдавать какие-то рекомендации, отчеты, и компьютер становится эффективным помощником в управлении магазином.

Back-Office – учет товаров, управление торговым оборудованием. Подсистема обеспечивает ведение количественного учета на складе и в торговом зале с поддержанием полного цикла технологического процесса торговли. Это приход, ценообразование, маркировка, реализация, возврат, переоценка, пересортица, инвентаризация, производство, формирование бухгалтерских проводок, обслуживание касс, весов, терминалов сбора данных, репликация с базой данных Head-Office (подсистема управления торговым предприятием), оперативные справки и отчеты и пр.. Как видно из перечня функций, она носит прежде всего технологический характер. Главное требование к этой подсистеме – максимальная оперативность и гибкий функционал. Интерфейс ввода данных должен быть построен с учетом максимальной скорости ввода (минимально должна быть задействована мышь). В противном случае придется расширять штат операторов. В некоторых торговых системах наблюдается пересечение функций Back-Office с функциями Head-Office. Как правило, это неоправдано из-за того, что то же формирование аналитических отчетов может сильно замедлить выполнение технологических операций, обеспечивающих торговый процесс. Следовательно, база данных Back-Office должна содержать только актуальную информацию. Накопление же и анализ информации должны производиться в базе данных Head-office. Не надо забывать и о том, что если в качестве СУБД для Back-Office предлагается ORACLE или MS SQL SERVER, то придется купить под них хороший сервер, а со временем и лицензии на их использование. Что особенно существенно для сетей магазинов

Стоит обратить особое внимание на предоставляемые способы поддержания партионного учета и механизмы передачи данных для бухгалтерии. Предлагаю простейший тестовый пример во время презентации системы у вас в офисе, который поможет разобраться в компетентности поставщиков системы и ее качестве. Предположим, что отслеживание смены партий в торговом зале для перезакачки новой цены в кассы и раздельная маркировка - неосуществимы. Обе партии одного товара (с одним штрих-кодом) в розничных ценах 1000 и 1100 руб. реализованы по последней цене. Как будет выглядеть в данном случае товарный отчет, какие проводки получит в результате бухгалтерия, и как будут сочетаться сальдо 41-го счета с остатком по товарному отчету? Если на эти вопросы Вы не получили вразумительные ответы, то приобретение предлагаемой торговой системы должно оказаться под большим вопросов.

В случае наличия у вас собственного производства, его автоматизация представляет весьма серьезную задачу, например, в части тесной интеграции с учетом товаров в торговом зале (ценообразование, внутреннее перемещение сырья и готовой продукции, расчет себестоимости, планирование производства и пр.). Как правило, автоматизация магазина начинается с внедрения именно Back-Office. И здесь важно не ошибиться при его выборе. Ведь Вы, образно говоря, закладываете «фундамент здания всей автоматизации». И от этого будут зависеть перспективы развития торговой системы в части автоматизации управленческих функций.

Обслуживание инвестиционных операций. Учет инвестиционных операций банка является наиболее простым. Технология этого вида учета определена инструкциями центрального банка и сводится к формированию стандартных журналов, проведению переоценки и составлению распоряжения в бухгалтерию.

Обслуживание брокерских операций. Этот раздел учета более интересен. Кроме формирования брокерских отчетов, дилер может предоставлять клиентам различные дополнительные услуги. Очевидно, что клиенту удобно обмениваться информацией с банком не выходя из офиса, используя подсистему «Банк-Клиент». Через эту подсистему клиент может подать заявку на покупку-продажу ценных бумаг. Заявка будет обработана в Back-office, затем программа сформирует файл заявок в формате биржевой системы и трейдеру останется перед началом аукциона или вторичных торгов просто сбросить заявки с дискеты в биржевую систему. После обработки результатов аукциона или торгов, Back-office отправит инвестору брокерский отчет, извещение о предстоящем аукционе и любые другие документы, предусмотренные регламентом работы /8 С. 174-183/.

Обслуживание операций филиалов банка. При учете операций филиалов имеется следующая специфика: сам филиал и все клиенты, которым он предоставляет брокерские услуги, открывают в субдепозитарии счета депо, но все денежные средства и филиала, и его клиентов учитываются на едином 890 счете. Следовательно, информация для составления полного брокерского отчета для клиентов филиала распределена по двум точкам. В предлагаемой технологии предлагается следующее решение проблемы с отчетностью филиала: головное отделение банка готовит для филиала набор информации о совершенных за день сделках, причем используется тот же формат, что и в файле «Сделки», получаемом с ММВБ. Филиал ведет дублирующий учет по счетам депо своих клиентов (ведет «субсубдепозитарий »). Пришедший по электронной почте из головного отделения файл сделок обрабатывается в филиале и затем, имея полный набор исходной информации, формируется необходимый набор отчетов для клиентов.

3. Head-office – управление торговым предприятием.

Подсистема выполняет следующие основные функции :

1) Управление запасами и закупками товаров

Это наиболее важный бизнес-процесс для эффективной работы торгового предприятия, но наш опыт показывает, что ему не всегда уделяется должное внимание. Поэтому остановимся на нем подробнее. Его выполнение начинается с того, как один из топ-менеджеров магазина, на основе данных по маржинальной прибыли, товарооборачиваемости и ряда других показателей определяет ассортимент товаров, которым торгует тот или иной магазин и заносит эту информацию в журнал управления запасами. Затем, система, на основе данных о предыдущих продажах в этом магазине, формирует прогнозы продаж на краткосрочный период по каждому товару, который может быть скорректирован менеджером, в зависимости от каких-либо, возможно только ему известных, факторов. Очень важно чтобы система правильно рассчитывала прогноз продаж. Для этого во время презентации попросите смоделировать простейший тестовый пример : 1 марта поступило 12 единиц товара. В тот же день было продано 2, 2-го марта не было продаж, остальные 10 были проданы 3-го марта. Сколько этого товара продавалось в день за период с 1-го по 6-е марта ? Правильный ответ – 4, а не 2 и не 6, как рассчитают вам системы, не учитывающие реальные периоды наличия товара.

На основе полученных прогнозов продаж, менеджер определяет два параметра управления закупками: страховой запас (минимум) и период заказа (оптимальный заказ в днях). Страховой запас необходим, чтобы сократить риски того, что товара не окажется на складе в связи с неправильно определенным прогнозом продаж. Период заказа должен определяться как минимум из того, на что согласится поставщик. То есть менеджерам рекомендуется максимально его снижать до тех пор, пока поставщик не откажется их возить ввиду их малого количества.

Каждый день система формирует предложение по закупке некоторого подмножества товаров по следующему принципу: когда хоть какого-то товара из группы транспортировки с учетом времени поставки на период заказа будет становиться меньше страхового запаса, формируется закупка по всем товарам из этой группы транспортировки на заданный период. Кроме того, система на основе ассортиментов поставщиков и их приоритетов, сама выберет поставщиков, у которых будет закупаться товар. Далее, менеджер, возможно изменив некоторые величины закупок, утверждает предложение и согласовывает его с поставщиком. При этом система может автоматически напечатать заявку поставщику, которая затем отсылается поставщику по факсу, электронной почте или как-нибудь еще. После того, как заявка согласована с поставщиком, все закупки по данной заявке переходят в статус «открыта» и по ним уже ожидается приход товара в магазине. Следует отметить, что каждой группе транспортировки будет приписан свой закупщик (товаровед), и система каждому из них будет давать предложение только по тем товарам, за которые он ответственен.

По приходу товара в магазин выбирается закупка, на основании которой данные вносятся в базу данных Back-Office, значительно упрощая и сокращая этот процесс. Затем информация о его приходе заносится и в журнал открытых закупок, что позволяет контролировать выполнение закупок поставщиками. После того, как закупка выполнена или известно, что ее выполнение более не ожидается, она переводится в статус закрыта. В дальнейшем, на основании этой информации, можно строить отчеты по выполнению поставщиками своих обязательств.

2) управление расчетами с поставщиками,

Существует четыре основных вида договоров по взаиморасчету с поставщиками : По предоплате, по факту прихода, с отсрочкой платежа и на реализацию. Главной задачей этой подсистемы является формирование предложения по оплате в максимально поздние сроки в соответствии с договорами, так как чем больше магазин продержит у себя эти деньги, тем больше у него будут оборотные средства. В этом и заключается ее отличие от бухгалтерской подсистемы ведения учета расчетов с поставщиками.

Отношения с клиентами, сбор информации по клиентам относительно его покупок, различные дисконтные программы, соответствующий анализ и другие функции.Анализ и стратегическое планирование, получение всевозможных аналитических отчетов за продолжительные промежутки времени с целью принятия стратегических решений по ведению бизнеса.

Централизованное управление сетью магазинов, в данном случае задача управления многократно усложняется в связи с необходимостью решения проблем репликации базы данных Head-Office и баз данных магазинов, поддержания единых справочников товаров и аналитик и т.д. Важное значение имеет политика закупок : Централизованная - через распредцентр или децентрализованная – непосредственно в магазины или их сочетание. Централизованное ведение справочника товаров может повлечь за собой сокращение ассортимента товаров, а также трудности с оприходованием товара в магазины от поставщиков, которые не соблюдают заявляемый ассортиментный перечень /6. С. 308-312/.