6.6. Технология групповой работы. Корпоративные системы

Любая организация ^— это совокупность взаимодействующих эле­ментов (подразделений), каждый из которых может иметь свою структу­ру. Элементы связаны между собой функционально, т. е. они выполня­ют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса, а также ин­формационно, обмениваясь документами, факсами, письменными и устными распоряжениями. Кроме того, эти элементы взаимодейству­ют с внешними системами, причем их взаимодействие может быть как информационным, так и функциональным.

Для организации коллективной работы сотрудников разных подраз­делений организации были разработаны технологии обеспечения груп­повой работы. Они объединяют средства индивидуального и группового планирования заданий, предметных и офисных приложений, электрон­ной почты, электронного документооборота, автоматизации деловых процессов, календарного планирования, что обеспечивает оптимальное использование человеческих, временных и информационных ресурсов организации.

Функции технологии обеспечения групповой работы реализуют­ ся посредством следующих программных модулей, представленных на рис. 6.30. •'.''.

Универсальный почтовый ящик — собирает, фильтрует, сортирует, накапливает в иерархических папках все поступающие сообщения элек­тронной почты, включая мультимедийные.

Электронная почта — обеспечивает обмен сообщениями между со­ трудниками независимо от их размещения в одном или нескольких зда­ ниях.;. ;■■:..••-. ,-[:. .-.. ■, . ,;,.; ..

Персональный календарь — средство индивидуального планирова­ ния. Позволяет отслеживать личные и плановые встречи, собрания, дру­ гие производственные мероприятия. . :,; ,

ПРОГРАММНЫЕ МОДУЛИ РЕАЛИЗАЦИИ ТЕХНОЛОГИИ ГРУППОВОЙ РАБОТЫ
		Универсальный почтовый ящик
	—*	Электронная почта
		Персональный календарь
	_^	Средство группового планирования
	->	Управление заданиями
	->	Последовательная маршрутизация
	->	Управление деловыми процессами

Рис. 6.30. Функции технологии обеспечения групповой работы

Средства группового планирования — обеспечивают планирование] встреч, собраний, событий для пользователей, групп и ресурсов, позво­ляют изменить расписание персональных календарей других сотрудни­ков. Руководитель мржет просмотреть на экране календари нескольких сотрудников и внести в них изменения.

Управление заданиями — позволяет выдать или откорректировать \ производственное задание сотрудникам, при этом в персональные ка­лендари будут внесены даты и приоритеты исполнения.

Последовательная маршрутизация — дает возможность послать зада­ние или сообщение конкретной группе сотрудников для поочередного прочтения и выполнения. Первый сотрудник, получив сообщение, вы­полняет его и возвращает с отметкой о выполнении. Вслед за этим сооб­щение автоматически маршрутизируется следующему списку сотрудни­ков.

Управление деловыми процессами — позволяет создавать базу карт де­ловых процессов, обеспечивать маршрутизацию электронных докумен­тов, управлять и контролировать простые деловые процессы, визуально представлять деловые процессы и т. д.

Объектами в системе групповой работы являются:

Пользователь	Это любой сотрудник, который владеет почтовым ящиком, инструментами индиви­дуального и фуппового планирования, электронной почтой, средствами электрон­ного документооборота
Группа	Это пользователи отдела или подразделения. Они являются объектами для группо­вого планирования, управления заданиями, последовательной маршрутизации
Ресурс	Это конференц-зал, видеомагнитофон, офисное и другое оборудование, которое может совместно использоваться пользователями и группами
Псевдоним	Это системное имя какого-либо объекта

Корпоративная информаци­онная система — автома­тизированная система уп­равления крупными, терри­ториально рассредоточенны­ми предприятиями, имею­щими несколько уровней управления.

Системы групповой работы использу­ются на небольших предприятиях. Для управления крупными предприятиями требуется создание корпоративной ин­формационной системы.

Назначение корпоративной инфор­мационной системы — обеспечить реше­ние внутренних задач управления:

• бухгалтерский учет;

• финансовое планирование и фи­ нансовый анализ;

• расчеты с поставщиками и покупателями;

• анализ рынка;

Корпоративная вычисли­ тельная сеть — это интег­ рированная, многомашинная, распределенная система од­ ного предприятия, имеющего территориальную рассредо- точенностъ, состоящая из взаимодействующих локаль­ ных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для пере- дачи информации.

• управление кадрами и т. д. Корпоративная информационная

система строится на основе корпоратив­ной сети.

Построение корпоративной вычис­лительной сети обеспечивает:

• реализацию унифицированного доступа специалистов различных подраз­ делений крупных предприятий к корпо­ ративным ресурсам;

• единое централизованное управле­ ние, администрирование и техническое обслуживание информационно-комму­ никационных ресурсов;

• организацию доступа к структурированной информации в режи­ мах on-line, off-line;

• организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;

• защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи дан­ ных;

• организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов корпоративной вычислительной сети; г

• реализацию единого пользовательского интерфейса, предостав­ ляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресур­ сами корпоративной вычислительной сети; , , \^ч

• взаимодействие корпоративной сети крупных предприятий с биз- нес-сис-темами других организаций, вычислительными сетями государ­ ственных учреждений, финансово-кредитных органов, участвующих в информационном обмене на правах абонентов телекрИМуникацион- ной корпоративной системы;

• функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети как постоянно развивающейся

и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратное граммных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать < и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушен нормального функционирования сети.

Определяющим фактором при организации корпоративных вычис лительных сетей и организации информационных связей между пс делениями крупных предприятий и организаций различного типа, осуществляются распределенная обработка данных в ЛВС филиалов и концентрация данных в автоматизированном хранилище данных, яв­ляется простота доступа к информационным ресурсам.