Оформление документов

Наряду с языковыми нормами в сфере деловой речи действуют нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа¹⁸. Тип документа определяется жанром речевой ситуации:

• организация – организация (деловые письма, рекламации);

• внутри организации (протокол, акт, приказ);

• человек – организация (заявление, резюме);

• организация – человек (приказ, должностная инструкция, доверенность).

Большую роль играют реквизиты (постоянные элементы, образующие форму документа): наименование документа, указание адресата и автора, изложение сути дела, дата и подпись автора (лица или организации).

В некоторых случаях существует полная унификация документов, например, таких, как справка или доверенность. В других случаях имеется образец-модель, демонстрирующий большую гибкость нормы – заявление, деловые письма. И, наконец, наименее жесткий тип текста представляет собой образец-схема – объяснительные, докладные, в которых реквизит употребляется как начальный элемент, определяющий тип текста.

Некоторые документы официально-делового стиля¹⁹. Заявление

Личное заявление – это документ, в котором излагается просьба лица, имеющего или желающего иметь отношения с государственным или коммерческим учреждением, или организацией.

Наиболее распространены заявления о приеме на работу, об увольнении с работы, о предоставлении отпуска, о приеме в учебное заведение или общественную организацию, о предоставлении жилой площади, о выполнении текущего ремонта и т. д.

Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:

1. наименование адресата в Д. п. (фамилию и инициалы указывать не обязательно), при обращении в организацию употребляется В.п.

2. наименование адресанта (заявителя) в Р. п. – предлог от факультативен;

3. наименование документа;

4. формулировка просьбы (жалобы, предложения) с краткой, но исчерпывающей аргументацией (если нужно);

5. дата;

6. подпись.

Схема расположения реквизитов заявления:

1___________

2___________

___________

____3____

__________4_________________________

____________________________________

____5_________________6_____________

Образцы

1)

Ректору юфу

профессору В. Г. Захаревичу

от Захаровой Татьяны Владимировны

Заявление

27.09.2006

Прошу принять меня на должность старшего преподавателя кафедры русского языка ЮФУ. В 1988 году я окончила Ростовский-на-Дону государственный университет. До октября 2005 г. работала в Донском техническом университете на кафедре языковой подготовки подготовительного факультета.

Приложение: 1) личный листок по учету кадров; 2) трудовая книжка; 3) копия диплома; 4) две фотографии.

(Подпись)

2)

Декану механико-математического

факультета ЮФУ

проф. Я. М. Ерусалимскому

студента 4 курса группы 3

Зайцева Ивана Владимировича

Заявление

Прошу разрешить мне досрочную сдачу зимней экзаменационной сессии в связи с поездкой на международную конференцию молодых ученых-математиков, которая состоится в Санкт-Петербурге 16 января 2007 г.

Приложение: приглашение на конференцию.

27.11.2006 (Подпись)

Реквизит «дата» указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» и печатается от границы левого поля. Дату также можно указать после текста заявления, также от границы левого поля.

Слово «заявление» – заголовок документа можно писать с прописной или со строчной буквы в зависимости от выбранного способа оформления. Если с прописной (или весь заголовок прописными), то точка в конце заголовка не ставится. Если со строчной, то нужна точка. Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ; ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка по общему правилу точка не ставится.

Считается устаревающим способ оформления с точкой после слова заявление и заявление со строчной буквы. При таком оформлении «шапка» заявления представляет собой синтаксическое единство (предложение): такому-то – (от) такого-то – заявление (и точка в конце предложения, соответственно, нужна).

К обязательному для заявления слову «прошу» не следует добавлять слов «очень», «убедительно». В конце заявления не следует писать «В просьбе прошу не отказать».

Резюме

Резюме – это краткая профессиональная самоаттестация претендента на какую-либо должность. Этим резюме отличается от более обстоятельной автобиографии.

Написание резюме первый шаг при устройстве на работу. Автор резюме должен предоставить работодателю сведения о своём образовании, своей специальности и квалификации, о профессиональном опыте. Также следует указать, на какую должность претендует автор, на какую зарплату он рассчитывает.

Резюме пишется в такой последовательности:

1. заголовок – это фамилия, имя и отчество претендента;

2. общая информация – адрес, телефон, е-mail. Можно (но, в отличие от автобиографии, не обязательно) указать дату рождения и семейное положение.

3. цель – интересующая вакансия. Важный момент: никогда не указывайте сразу несколько устраивающих вас вариантов, особенно если они не из смежных областей. Для каждой интересующей вас должности составьте отдельное резюме!

4. образование – основное образование по той специальности, которая позволяет претендовать на должность, указанную в разделе «цель»; дополнительное образование (повышение квалификации, курсы, тренинги и т. п.) имеет смысл указывать только в том случае, если оно соответствует цели.

5. опыт работы – обычно описывается в обратном хронологическом порядке (последнее место работы вначале). Указывается период работы, название предприятия, сфера деятельности фирмы, затем следуют должность, описание обязанностей, которые приходилось выполнять, достижения.

6. дополнительные сведения – личные качества, особенно ценные для выполнения работы (готовность к ненормированному рабочему дню, к командировкам и т. п.). В этом разделе следует указать степень владения компьютером и иностранным языком