Лекция за 19.10.2011 Деловой стиль документов

Официальный документ должен быть написан деловым стилем. Специфическими признаками этого стиля являются: нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, лаконичность.

Нейтральный тон изложения является нормой делового стиля. Документ исходит от организации, от фирмы, поэтому личный, субъективный момент в тексте должен быть сведён к минимум. Из языка официальных документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью (слова с уменьшительными или ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения, междометия и другие).

Точность и ясность изложения текста документа достигаются употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов, так называемых языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов, оговорок, чёткой структуры предложений и текста в целом.

Требование краткости текста документа непосредственно связано с уменьшением физических размеров письма и соответственно сокращением времени на обработку документной информации и её восприятий.

Следствием регламента служебных отношений повторяемостью управленческих действий и ситуаций является широкое употребление языковых форм.

Языковые формулы это результат унификации языковых средств, которые используются в однотипных. Повторяющихся ситуациях, кроме того языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста без которых документ не обладает юридической силой или выступает в качестве элементов определяющих видимую принадлежность документа. Выражает типовое содержание. Языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста, как авторам, так и получателям. Сокращает время на подготовку текста и его восприятие.

Деловому стилю свойственно употребление однотипных падежных форм взаимосвязанных имён существительных.

Широкое использование таких конструкций исключающих предлоги для связи слов при сравнительно больших размеров предложений в сравнении с другими стилями позволяет сделать структуру предложения более чёткой и легче воспринимаемой.

Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру. Этому стилю присущ не личный характер изложения, что выражается в ограничении употребления глаголов 1-го и 2-го лица. А глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределённо-личном значении. Например, комиссией проведена проверка и установлено….

С этим же связаны преобладания страдания конструкций над формами действительного залога, например, проектом предусмотрено сооружение здания отвечающего мировым стандартам (проект предусматривает…)

В текстах документов широко применяются так называемые универсальные слова, то есть слова со стёртым неопределённым значением. Эти слова являются многозначными, а это позволяет употреблять их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например, до настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей. Слабо означает, что работы ведутся медленно, не ритмично, не организованно, плохо.

Возможность слов сочетаться с другими словами в деловом стиле ограничены. Это явление касается главным образом ключевых слов называющих понятие текста, что и выражается в ограничении их возможностей вступать в смысловые связи с другими словами. Так, например глагол допустить может сочетаться только со словами, выражающими негативный результат деятельности, например, допустить просчёт, допустить ошибку. Но не словами, выражающими положительное действие.

Ограниченная сочетаемость слов широко распространенная в деловой речи способствует типизации содержания выражаемого в тексте. Она как бы приближает словосочетание к языковым формулам, что в конечном итоге имеет целью достигнуть максимальной точности выражения, содержания текста при его восприятии.

При использовании языковых средств следует иметь в виду, что в деловой речи активно используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия в сочетании с полузнаменательным глаголом.

Поскольку содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект в этих условиях словосочетания из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола воспринимаются как более уместные.

Особенностью делового стиля является употребление большого количества терминов. Термины, используемые в документах это, во-первых, отраслевая терминология, которая отражает содержание той предметной области, которой посвящён документ, а во-вторых, это специальные слова и выражения сложившиеся в сфере административного управления.

Термины употребляется в строго фиксированном изложении и это обеспечивает содержание документа и однозначность понимания текста.

При употреблении терминов в документах необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и получателю.

Если у автора документа возникнет сомнение по этому поводу необходимо раскрыть содержание термина.

В текстах документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления.

Недопустимо употребление в текстах документов заимствованных слов и словосочетаний, не вошедших в состав лексики русского языка и имеющих русский эквивалент/

При употреблении сложных предложении в деловых письмах следует помнить что вместо придаточного предложения в составе главного зависит от того какой член предложения он поясняет. Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного оно, как правило, следует непосредственно за этим словом. Если придаточное предложение относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируется обстоятельство совершения действия или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

В сложноподчинённых предложениях со значение причины и следствия вместо союза потому что следует употреблять союзы так как, в виду того что, в силу того что, вследствие того что.

Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменять синонимичными, деепричастными и причастными оборотами.

При употреблении деепричастных оборотов, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо, то есть субъект действия.