7.5.3 Метаданные об агентах

Метаданные об агентах, образующиеся в момент ввода документа

В момент ввода документа метаданные должны содержать данные об агентах, связанных с документами и управлением ими.

Для обеспечения соответствующего документирования необходимо вводить метаданные об агентах, участвующих в создании документов и управлении ими. Эти метаданные также позволяют устанавливать ограничения доступа к документам, разрешив его только соответствующим агентам, и гарантируют использование системы управления документами или выполнение операции по управлению документами в рамках этих систем только уполномоченными сотрудниками.

Метаданные об агентах, образующиеся в момент ввода документа, должны:

a) идентифицировать агентов, участвующих в создании документов,

b) идентифицировать агентов, участвующих в управлении документами, и определять их полномочия в процессах управления документами,

c) идентифицировать агентов, имеющих права доступа к документам.

Метаданные об агентах, образующиеся после ввода документа

Со временем роли агентов меняются. Системы управления документами должны фиксировать эти изменения. Эта контекстуальная информация необходима для понимания документов. Она также гарантирует, что доступ к документам будет ограниченным для соответствующих агентов, и только уполномоченные агенты смогут использовать системы управления документами или выполнять операции по управлению документами в пределах этих систем.

Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных об агентах содержатся в следующих подразделах и пунктах ИСО 15489-1:

• «Характеристики документа. Аутентичность»,

• «Характеристики документа. Достоверность»,

• «Характеристики систем управления документами. Надежность»,

• «Характеристики систем управления документами. Целостность»,

• «Проектирование и внедрение систем управления документами. Доступ, поиск и использование»,

• «Определение сроков хранения документов»,

• «Включение документов в систему управления документами».

7.5.4 Метаданные о процессах деловых операций

Метаданные о процессах деловых операций, образующиеся в момент ввода документа

Системы управления документами должны обеспечивать ввод и управление метаданными о деловых процессах. Сюда включают метаданные о функциях деловых операций, действиях и транзакциях, а также метаданные о безопасности и доступе, процессах управления документами. Поскольку последнее является очень важным моментом, то рассматривается отдельно.

Эти метаданные могут обеспечивать ключевой контекст, способствующий пониманию документов и контролю над ними. Их ввод может также обеспечивать контролируемость деловых операций путем идентификации действий, которые выполняются в рамках системы управления документами.

Метаданные о деловых процессах в момент ввода документа должны:

a) идентифицировать и документировать деловые функции, действия и транзакции, зафиксированные в документах в рамках системы,

b) документировать связи между документами, агентами и их функциями, действиями и транзакциями, к которым они относятся,

c) идентифицировать и документировать агентов или участников транзакции,

d) документировать правила безопасности и доступа для деловых процессов и транзакций,

e) обеспечивать выполнение автоматизированных функций деловых операций, действий и транзакций по мере необходимости,

f) обеспечивать классификацию функций деловых операций, действий и транзакций,

g) обеспечивать классификацию документов и

h) фиксировать дату и время транзакции, при которой был создан документ.

Метаданные о процессах деловых операций, образующиеся после ввода документа

Системы управления документами должны накапливать метаданные и продолжать управление: метаданными о процессах деловых операций, в которых используются документы; метаданными о безопасности и доступе, а также метаданными о процессах управления документами так долго, как это необходимо.

Эти метаданные будут способствовать осуществлению продолжающегося процесса использования и интерпретации документов, а также обеспечат контролируемость деловых операций путем идентификации и документирования действий, реализованных в рамках системы управления документами, в которой эти документы находятся.

Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных о деловых процессах содержатся в следующих подразделах и пунктах ИСО 15489-1:

• «Характеристики документа. Аутентичность»,

• «Характеристики документа. Достоверность»,

• «Характеристики документа. Целостность»,

• «Характеристики документа. Пригодность для использования»,

• «Характеристики систем управления документами. Надежность»,

• «Характеристики систем управления документами. Целостность»,

• «Характеристики систем управления документами. Соответствие»,

• «Характеристики систем документов. Комплексность»,

• «Проектирование и внедрение систем управления документами. Документирование операций»,

• «Проектирование и внедрение систем управления. Доступ, поиск и использование»,

• «Проектирование и внедрение систем управления документами. Хранение и уничтожение документов»,

• перечисления а) и с), «Методология проектирования и внедрения систем управления документами»,

• «Экспертиза документной информации, подлежащей включению в систему управления документами»,

• «Определение сроков хранения документов»,

• «Включение документов в систему управления документами»,

• «Регистрация»,

• «Классификация»,

• «Хранение и обращение с документами»,

• «Доступ».