1.5. Типові форми первинного обліку особового складу та використання робочого часу

1.5.1. Наказ (розпорядження) про приймання на роботу (форма № п-1)1

Застосовується для обліку прийнятих на робо­ту, заповнюється у відділі кадрів на всіх праців­ників.

Проект наказу про приймання на роботу праців­ника, якому встановлюється оклад, візується у від­повідній службі підприємства для підтвердження ва­кантної посади і окладу, що встановлюється штат­ним розкладом.

Підписаний керівником підприємства наказ до­водиться до відома працівника під розпис.

На підставі підписаного наказу про приймання на роботу відділ кадрів заповнює документ первин­ного обліку форми № П-2 "Особова картка", робить відповідний запис у трудовій книжці; бухгалтерія відкриває особовий рахунок або аналогічний йому документ.

1.5.2. Особова картка (форма № п-2)2

Картка заповнюється на працівників всіх кате­горій, в тому числі на спеціалістів з вищою та се­редньою спеціальною освітою і молодих праців­ників, які закінчили училища, школи професійно-тех­нічної освіти.

Особова картка заповнюється в одному при­мірнику працівником відділу кадрів на підставі опи­тування працівника, якого беруть на роботу, і відпо­відних документів: паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома та інших документів. Всі наступні зміни даних про працівника регулярно відображають в особовій картці.

Вільні рядки за необхідності можуть заповню­ватись даними на розгляд підприємства.

1.5.3. Алфавітна картка (форма № п-3)3

Застосовується на великих підприємствах з ме­тою полегшення роботи з картотекою, де це доцільно, на кожного робітника додатково відкривається картка. Картотека алфавітних карток ведеться на підприємстві в цілому, і картки розкладаються в алфавітному порядку.

1.5.4. Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи (форма № п-4)4

Заповнюється в одному примірнику працівником відділу кадрів. На кожного такого працівника, крім того, ведеться особова картка форми № П-2.

1.5.5. Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма № п-5)5

Застосовується при оформленні переводу праців­ника з одного цеху (відділу, ділянки) в інший. За­повнюється працівником відділу кадрів у двох при­мірниках. Один примірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії.

Наказ (розпорядження) візується начальниками цеху (відділу, ділянки) попереднього і нового місця роботи та підписується керівником підприємства.

На підставі наказу (розпорядження) про переве­дення на іншу роботу відділ кадрів робить відмітку в особовій картці (форма № П-2), трудовій книжці та інших документах.

На зворотній стороні форми робляться відмітки про майнові, матеріальні та інші цінності, які не здані на попередньому місці роботи.

1.5.6. Наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма № п-6)6

Застосовується для оформлення щорічної та ін­ших видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до чинного законодавства та за графіками відпусток.

¹ Зразок форми наведено на с. 70—71.

² Зразок форми наведено на с. 71—72.

³ Зразок форми наведено на с. 73.

⁴ Зразок форми наведено на с. 73—74.

⁵ Зразок форми наведено на с. 74—75.

⁶ Зразок форми наведено на с. 75—76.

67

Заповнюється у двох примірниках. Один при­мірник залишається у відділі кадрів, другий пере­дається до бухгалтерії. Підписується начальником цеху (відділу, ділянки) і керівником підприємства.

На підставі наказу (розпорядження) про надан­ня відпустки відділ кадрів робить відмітку в осо­бовій картці робітника (форма № П-2), а бухгалте­рія проводить розрахунок заробітної плати. При наданні відпустки без оплати поруч з вказівкою кількості днів відпустки вказується "Без оплати".