1.3. Вимоги до інформаційного забезпечення

Проектні рішення з інформаційного забезпечення (ІЗ) повинні передбачати реалізацію концепції „відкритих систем”, тобто розширення функціональних можливостей системи без зміни існуючих елементів ІЗ. ІЗ повинно задовольняти умові можливої повноти і повинно включати:

1. систему класифікації і кодування;

2. поза машинну інформаційну базу (ІБ);

3. внутрішньо–машинну ІБ.

Система класифікації і кодування повинна підтримувати існуючі у діючій неавтоматизованій системі обліку і ведення практики методи класифікації та опису документів, забезпечувати оптимальний процес накопичення і зберігання інформації, а також вирішення функціональних задач з мінімальними витратами пам`яті і максимальною швидкодією.

Поза–машинна ІБ повинна розроблятися з урахуванням існуючого документообігу і відображати сукупність вхідних та вихідних документів та повідомлень, що призначені для обміну інформацією між користувачами та засобами автоматизації системи. Формати вихідних документів повинні відповідати найбільш поширеним форматам представлення документації. Поза–машинна ІБ може містити методики формування описів інформаційних ресурсів та самі інформаційні ресурси на зовнішніх носіях, що підготовлені за цими методиками.

Проектні рішення з розробки внутрішньо–машинної ІБ повинні відображати фізичний рівень зберігання інформації в системі у вигляді баз даних (БД) і масивів повнотекстової інформації і ураховувати:

1. розподілене збереження інформаційних ресурсів;

2. динаміку актуалізації інформації;

3. спосіб представлення та структуризацію інформації (реляційні БД, текстові файли, електронні документи і т. ін.).

БД має містити наступну інформацію

1. Загальна інформація про усі видання, які зберігаються в бібліотеці. Це сукупність інформації про кожне видання: заголовок, стиль, номер тому, бібліотечний шифр, видавництво, рік видання.

2. Інформація про зовнішній вигляд кожного видання – обкладинку та його цінність: ціна видання, дата придбання.

3. Інформацію про місце зберігання кожного окремого видання. Мається на увазі номер кімнати, номер стелажа, номер полиці. Також зберігання дат розміщення та вилучення для кожного видання.

4. Ведення обліку усіх видач літератури на руки. Встановлення терміну повернення літератури назад до бібліотеки. Зберігання дат видачі та повернення читачем видань. З огляду на таку інформацію бібліотекар може судити, чи вчасно була повернена література і можливого штрафу в разі невчасного повернення.

5. Реєстрацію усіх читачів бібліотеки із заповненням відповідного формуляру, де вказується прізвище, ім’я та по-батькові читача, а також його телефон та адресу.

БД повинна бути спроектована таким чином, щоб задовольняти вимогам щодо реакції системи на запити. Для диспетчера задовільним є 1-3 секунди, а для інших користувачів бази даних 1-5 секунд.

Інформаційне забезпечення повинно задовольняти вимозі швидкого складання необхідних звітів. Звіти повинні складатися згідно до встановленим вихідним формам. Мова опису інформаційних запитів та опису вихідних документів (звітів, повідомлень та інше) повинна бути максимально простою.