Структура презентаційної доповіді
Структура доповіді залежить від конкретної мети презентації. Основні розділи доповіді можуть бути такими:
Тема: про що йде мова? (Ключове слово)
Аналіз ситуації: яким чином виглядають факти (проблеми)?
Негативні наслідки: що станеться, якщо не можна порозумітися ?
Мета: що цим буде досягнуто?
Пропозиція рішення: отже, ми пропонуємо наступне ...
Позитивний результат: що надасть Вам пропозиція?
Заходи: що необхідно здійснити на наступному кроці?
Зворотний зв'язок на тему: доповнити ключове слово!
Наведена структура є достатньо опробуваною на практиці та відображає загальну структуру будь-якої презентації. Черговість кожного окремого кроку в структурі доповіді є важливою. Яким чином підготовлюється кожний окремий пункт залежить він від конкретної ситуації.
Підготовка презентації
Першим кроком у підготовці презентації є чітке визначення її мети і, відповідно, виду. Наприклад: презентація продажу, інформаційний захід, обговорення проекту, доповідь на тему, навчання тощо.
З мети презентації витікають перші параметри, які повинні враховуватися при її підготовці. До таких параметрів належать:
Кількість слухачів
Інформація про обізнаність слухачів
Тривалість презентації
Вибір засобів інформування
Приміщення
Презентація надає підприємцю можливість передати певну інформацію про проект, фірму, її цілі, пріоритети тощо. Від того, наскільки вдало організована презентація залежатиме успіх реалізації проекту. Тому підготовка презентації має бути ретельною, хоча це вимагає певних зусиль і часу.
Процес підготовки презентації можна розділити на декілька фаз, кожна з яких має певне змістовне наповнення. Характеристику кожної фази та розподіл часу між ними наведено у таблиці:
Фаза |
Зміст |
Частка часу на підготовку |
Попереднє рішення |
Формулювання мети, визначення кола слухачів, вибір засобів інформування (засобів масової інформації, включно) |
10% |
Концепція |
Збір матеріалів, структуризація, візуалізація доповіді |
30% |
Реалізація |
Підготовка креслень, фолій, комп'ютерна графіка |
40% |
Особиста підготовка |
Проведення пробної репетиції, підготовка інформаційної техніки, розробка стратегії дискусії |
20% |
4. Відомості про ms PowerPoint
Одним з програмних продуктів, призначених для створення і оформлення презентацій професійного рівня, є MS PowerPoint. Він дозволяє підготувати не тільки друкарські матеріали та комплекти слайдів, але й екранні презентації з анімацією та звуковим оформленням.
Запуск і завершення роботи MS PowerPoint здійснюється так само, як і будь-якого іншого з Windows-додатків. Незалежно від способу запуску, через декілька секунд з'явиться вікно діалогу "Полезный совет ", в якому при кожному новому запуску MS PowerPoint з’являється нова корисна порада.
У стартовому вікні діалогу потрібно вибрати один із способів створення презентації, серед яких: використання майстра, використання шаблону або створення пустої презентації. Крім того, можна нічого не створювати, а відкрити вже існуючу презентацію (див. рис.1).
Рис. 1. Вікно поради при новому запуску MS PowerPoint
Елементи вікна і панелі інструментів
Слайд є основним компонентом презентації MS PowerPoint. Вся презентація складається зі слайдів, як книга зі сторінок. Кожний слайд надалі буде надрукований на окремому аркуші паперу, перетвориться в транспарант на прозорій плівці або стане одним з фрагментів екранної демонстрації. Як правило, на екрані вміщується тільки один слайд, а для доступу до інших використовуються смуги прокрутки. Зліва від горизонтальної смуги прокрутки знаходяться п'ять кнопок для перемикання режимів перегляду презентації, а внизу вертикальної смуги - дві кнопки переходу "на слайд вверх и вниз" (див. рис.2).
Р
ис.
2. Екран MS PowerPoint з вікном діалогу створення
слайда
У нижній частині вікна знаходиться рядок стану, в якому відображається номер поточного слайда і загальне число слайдів у презентації, а також шаблон, що використовується в даний момент і дві кнопки: “Создать слайд” і “Разметка слайда”. Перша з них призначена для швидкої вставки в презентацію нового слайда, обминаючи команди пунктів меню, а друга дозволяє оперативно змінити розташування об‘єктів на слайді. Крім того, в рядку стану виводяться пояснювальні написи до різних кнопок і команд, а також повідомлення про причини недоступності тієї або іншої команди.
Відмінність меню MS PowerPoint від інших додатків полягає в наявності пункту “Рисунок”, команди якого дублюються кнопками панелей інструментів " Рисование" і "Рисование +".
Команда меню “Рисунок” містить команди для управління об'єктами: групування декількох об'єктів в один, зміна порядку накладення об'єктів один на одного, обертання, дзеркальне відображення і масштабування об'єктів.
MS PowerPoint містить дев'ять вбудованих панелей інструментів (див. рис. 3):
Рис. 3. Меню з переліком вбудованих панелей інструментів
Стандартная (містить додаткові кнопки: відкриття вікна діалогів "новый слайд"; розміщення на слайді пустої таблиці MS Word і електронної таблиці MS Excel; розміщення на слайді діаграми та вставка в презентацію картинки з колекції малюнків MS ClipArt; вмикання/вимикання в панелі інструментів "эффекты анимации"; пересилання текстового змісту поточної презентації в MS Word; вмикання/вимикання кольорового зображення);
Форматирование;
Структурирование (слугує для швидкого складання структури презентації);
Сортировщик слайдов (панель містить команди зміни ефектів переходу слайдів і порядку побудови тексту, а також зникання слайдів і переходу в режим репетиції);
Рисование;
Рисование+ (доповнює панель "Рисование" командами зміни порядку накладення об'єктів, поворотів і дзеркальних відображень, а також групування об'єктів);
Эффекты анимации (містить команди зміни порядку побудови об'єктів і різних ефектів під час проведення екранної демонстрації);
Microsoft (слугує полегшенню взаємодії з іншими додатками Microsoft);
Автофигуры (панель призначена для полегшення малювання фігур, що часто застосовуються, наприклад, стрілок).