Тема 7. Связующие функции в менеджменте

Четыре функции управления – планирование, организация, мотивация, контроль – имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.

Так как эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникация и принятие решений часто называют связующими процессами.

Менеджером можно назвать человека только тогда, когда он принимает организационные решения или реализует их через других людей. Необходимость принятия решений пронизывает все, что делает управляющих, формулируя цели и добиваясь их достижения.

Решение – это выбор альтернативы. Следовательно, принятие решения – это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Тогда, организационное решение – это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью.

Цель организационного решения – обеспечение движения к поставленным перед организацией задачам. Поэтому наиболее эффективным организационным решением является выбор, который будет на самом деле реализован и внесен наибольший вклад в достижение конечной цели.

Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Способность передавать абстрактные идеи является одной из важных отличительных особенностей человечества.

Коммуникация – это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя и более людьми. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования.

Функция коммуникация – вид деятельности по обмену информацией между субъектами управления.

Основная цель функции заключается в обеспечении понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией, следует иметь представление об элементах и этапах этого процесса.

В процессе обмена информацией участвуют четыре элемента:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и который интерпретирует ее.

Модель процесса коммуникации укладывается в четыре этапа:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача информации.

4. Декодирование информации.

В процессе коммуникации передается информация в виде сообщений, сведений и данных. Информацию можно рассматривать как полезное содержание, которое можно извлечь из данных. Руководитель, получив сведения, должен уметь оценить их содержание и важность, а не просто принять. Содержание сведений будет понятно, когда оно содержит понятия и категории, которые есть в словарном запасе получателя информации.

В процессе передачи информации, происходит ее потеря или искажение смысла, которое вызвано наличием шумов. Если потеря информации вызвана несоответствием словарных запасов отправителя и получателя, то мы говорим о том, что информация не понята, и причиной ее потери является семантический шум.

Если потеря информации связана с субъективной оценкой получателя о степени ее важности, то причиной потери является прагматический шум.

Исходя из этого, информацией являются только новые сведения, обогащающие тезариус получателя.

А с точки зрения содержания сведения, информация – представляет собой новые сведения, воспринятые, понятые и оцененные как полезные для решения тех или иных задач.

Изучение системы управления в информационном аспекте представляет собой специальные исследования о природе и источниках различных типов шумов с последующей разработкой мер по их устранению.

Процесс управления в информационном аспекте имеет следующие характеристики:

• качество информации (надежность, достоверность, объективность);

• количество информации;

• возраст информации;

• полнота информации;

• частота использования информации;

• ценность, полезность информации.

Таблица 7.1 - Классификация информации

Признак	Вид информации
1. По принадлежности к подсистеме управления	Экономическая Социальная Техническая Технологическая Организационная
2. По источникам получения	Внутренняя Внешняя Входящая Исходящая
3. По форме передачи	1. Документированная (в форме отчетов, справок, докладов) 2. Недокументированная (отчеты выступают в устной форме)
4. По степени переработки	Первичная Производная
5. По времени	Постоянная Оперативная Нормативная Прогнозная
6.По возможности использования	Полезная Избыточная Ложная

Функция коммуникации опирается на следующие специфические принципы:

1. Объективность информации.

2. Достоверность информации.

3. Ясность информации.

4. Надежность информации.

5. Сжатость и минимальность информации.