5. Аналіз претензійної та позовної роботи на підприємстві

5.1. Юридична служба аналізує стан претензійно-позовної роботи за квартал, рік. Структурні підрозділи надають їй необхідні для цього дані.

5.2. Результати аналізу юридичною службою викладаються письмово з цифровими даними.

5.3. Аналіз може здійснюватись в такому порядку:

- по кожному виду претензій, позовів наводяться найчастіші випадки порушень, допущені структурними підрозділами, найхарактерніші претензії, позови на значні суми, причини та умови їх виникнення;

- вносяться пропозиції вжити конкретних заходів та здійснити організаційні дії для поліпшення претензійно-позовної роботи, запобігання непродуктивних витрат та збитків, відшкодування шкоди заподіяної підприємству, за рахунок винних осіб.

У необхідних випадках за погодженням з керівником підприємства по аналізу претензійної та позовної роботи додається проект наказу, погоджений з відповідними структурними підрозділами.

5.4. Результати аналізу претензійної та позовної роботи подаються керівнику підприємства або його заступнику.

5.5. Керівник підприємства (або його заступник) розглядає за участю керівників структурних підрозділів аналіз претензійної та позовної роботи та приймає відповідне рішення.

5.6. Юридична служба періодично проводить заняття з працівниками інших структурних підрозділів підприємства щодо вивчення норм чинного законодавства з питань укладання та виконання договорів прийому та відпуску продукції (товарів), економії, раціонального використання матеріальних, трудових, фінансових, сировинних ресурсів.

6. Реєстрація та зберігання претензійних і позовних матеріалів на підприємстві

6.1. Претензійні та позовні матеріали, одержані підприємством, реєструються в книзі вхідної кореспонденції, а ті, що ним надсилаються - у книзі вихідної кореспонденції.

6.2. Особа, яка працює з кореспонденцією, що надійшла, повинна до претензійних та позовних матеріалів додати конверт, який має штамп пошти з датою відправки, що може бути єдиним доказом своєчасної чи несвоєчасної їх відправки.

6.3. При реєстрації претензій перевіряється наявність всіх документів, зазначених в додатку до них. При відсутності або невідповідності документів, зазначених в додатку, працівниками канцелярії складається акт за підписом не менше 3-х осіб.

6.4. Канцелярія після реєстрації претензії чи позовної заяви і резолюції керівника підприємства або його заступника в той же день передає ці документи в юридичну службу (при її відсутності - структурному підрозділу, якому доручено перевірку претензії або підготовку відзиву на позовну заяву), яка здійснює їх реєстрацію в журналі обліку і первинну правову оцінку, формує претензійну справу, готує відзив на позовну заяву.

6.5. Претензійні та позовні матеріали підприємства і ті, що надійшли до нього зберігаються в окремих папках (незакінчені претензії; незакінчені позовні матеріали; закінчені претензії; закінчені позовні матеріали).

6.6. Закінчені претензійні та позовні матеріали зберігаються юридичною службою на протязі трьох років до передачі їх на збереження в архів. Ці матеріали підшиваються у відповідні папки в тій послідовності, у якій вони були зареєстровані.

Управління правової роботи

в народному господарстві

Додаток №1

Розподіл претензійної роботи між структурними підрозділами підприємства

1. Підрозділ матеріально-технічного забезпечення готує претензії до контрагентів (постачальників) за непоставку (недопоставку) та порушення строків поставки продукції, сировини, матеріалів, про повернення сум внаслідок необґрунтованого підвищення цін, за недостачі матеріальних цінностей; перевіряє претензії контрагентів (постачальників) про сплату штрафу, пені за необґрунтовану відмову від оплати продукції, сировини, матеріалів, за неповернення або несвоєчасне повернення тари.

2. Підрозділи устаткування (обладнання) головного механіка, головного енергетика готують претензії до контрагентів (постачальників) про стягнення штрафу, пені та збитків, що виникають з порушень строку поставки, недопоставки устаткування (обладнання), запасних частин, поставки неякісної та некомплектної продукції, безпідставного підвищення цін; перевіряють претензії контрагентів (постачальників) щодо невиконання договірних зобов'язань підприємством відповідно до функцій по забезпеченню господарської діяльності.

3. Підрозділ збуту готує претензії до контрагентів (покупців) про стягнення штрафу, пені за несвоєчасну оплату продукції, сировини, матеріалів, безпідставне відмовлення від одержання їх, оплату штрафу, пені за неповернення або несвоєчасне повернення тари; перевіряє претензії контрагентів (покупців) про оплату штрафу, пені за порушення строку поставки, недопоставку та непоставку продукції, сировини, матеріалів, за недостачу їх при відвантаженні, про повернення грошових сум при невиконанні договірних зобов'язань підприємством.

4. Підрозділ технічного контролю готує претензії до контрагентів (постачальників) та перевіряє їх претензії, які виникають з поставки продукції (товарів) неналежної якості, некомплектної, не маркірованої або неправильно маркірованої, а також претензії, пов'язані з якістю та маркіровкою тари (упаковки).

5. Підрозділ капітального будівництва готує претензії до підрядчиків про стягнення штрафу, пені за невиконання робіт у визначені строки, інші претензії, що виникають з договорів підряду на капітальне будівництво, а також претензії до постачальників про стягнення штрафу, пені та збитків, заподіяних підприємству у зв'язку з порушенням строку поставки або непоставкою (недопоставкою) устаткування (обладнання) для капітального будівництва, поставкою некомплектної продукції або неналежної якості, про стягнення сум внаслідок завищення обсягів робіт та цін; перевіряє претензії про несплату рахунків за виконані роботи, про стягнення за затримку видачі робочих креслень та інших документів, за затримку приймання виконаних робіт, за неповернення або несвоєчасне повернення тари.

6. Фінансовий підрозділ (бухгалтерія) готує та перевіряє претензії про стягнення дебіторської та кредиторської заборгованості і за неналежним чином проведені розрахункові операції.

7. Транспортний підрозділ готує претензії до підприємств та органів залізничного, водного, повітряного, автомобільного, іншого транспорту та перевіряє їх претензії, що виникають з транспортних операцій.

8. Інші підрозділи готують та перевіряють претензії, що виникають у зв'язку з невиконанням договірних зобов'язань, відповідно до їх функцій у порядку, визначеному на підприємстві.

Даний розподіл претензійної роботи між структурними підрозділами є рекомендаційним для конкретного визначення його керівником підприємства.

Додаток N 2

Журнал обліку претензій, пред'явлених підприємством

—————————————————————————————————————————————————————————————————

N |Дата|Найменуван-|Сума претен-|Суть пре-|Дата від-|Дата і но-

п/п |і |ня підпри- |зії (якщо |тензії |повіді, |мер відпо-

|но- |ємства яко-|вона підля- | |яка пере-|віді та її

|мер |му пред'яв-|гає грошовій| |дбачаєть-|реєстрації

| |лена пре- |одиниці) | |ся |в канцеля-

| |тензія, | | | |рії під-

| |місцезна- | | | |приємства

| |ходження | | | |

| | | | | |

| | | | | |

————+————+———————————+————————————+—————————+—————————+——————————

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7

—————————————————————————————————————————————————————————————————

продовження таблиці

—————————————————————————————————————————————————————————

|Результати розгляду|Дата пе-|Дата і но- |Дата передачі

| претензії |редачі |мер платіж-|претензійних

|———————————————————|відпові-|ного доку- |матеріалів в

|В якій |В якій |ді у |мента про |юридичну службу

|мірі виз-|мірі від-|структу-|перераху- |

|нана (по-|хилена |рний |вання суми,|

|вністю, |(повніс- |підроз- |визнаної у |

|частко- |тю, част-|діл |відповіді |

|во), сума|ково), | | |

| |сума | | |

+—————————+—————————+————————+———————————+———————————————

| 8 | 9 | 10 | 11 | 12

—————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 3

Журнал обліку претензій, пред'явлених підприємству

—————————————————————————————————————————————————————————————————

N |Дата і|Дата і|Найме- |Сума |Суть |Дата |Струк- |Дата і

п/п|вхід- |номер |нуван- |прете- |претен-|для |турний |номер

|ний |прете-|ня за- |нзії |зії |від- |підроз-|відпо-

|номер |нзії |явника,|(якщо | |пові- |діл, |віді

| | |місце- |прете- | |ді |який |

| | |знаход-|нзія | | |пере- |

| | |ження |підля- | | |віряє |

| | | |гає | | |претен-|

| | | |грошо- | | |зію і |

| | | |вій | | |готує |

| | | |оцінці)| | |відпо- |

| | | | | | |відь на|

| | | | | | |неї |

| | | | | | | |

———+——————+——————+———————+———————+———————+———————+———————+———————

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9

—————————————————————————————————————————————————————————————————

продовження таблиці

——————————————————————————

|Результат розг-|Дата і

|ляду претензії |номер

|———————————————|платіжного

|В якій |В якій |документа

|мірі |мірі |про перерахування

|відхи- |задово-| суми, визнаної

|лено |лено | у відповіді

|(пов- |(пов- |

|ністю, |ністю, |

|частко-|частко-|

|во), |во), |

|сума |сума |

| | |

| | |

—+———————+———————+————————

| 10 | 11 | 12

___________________________

Додаток N 4

Журнал обліку позовних заяв, пред'явлених підприємством

—————————————————————————————————————————————————————————————————

N |Дата одер-|Найменува-|Суть позов-|Ціна позову|Дата і номер

п/п|жання пре-|ння відпо-|них вимог |(якщо позов|позовної за-

|тензійних |відача, | |підлягає |яви

|матеріалів|місцезна- | |грошовій |

|юридичною |ходження | |оцінці) |

|службою | | | |

| | | | |

| | | | |

| | | | |

| | | | |

| | | | |

| | | | |

————+——————————+——————————+———————————+———————————+——————————————

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6

—————————————————————————————————————————————————————————————————

продовження таблиці

————————————————————————————————————————————————————————————————

|Найменування|Дата та суть|Дата і номер|Результат|Дата передачі

|господарсь- |рішення |заяви про |розгляду |наказу та рі-

|кого суду, | |перегляд |заяви |шення господар-

| номер | рішення та | ського суду

справи | |кому вона | |до бухгалтерії

| | |подається | |(фінансового

| | | | |відділу),

| | | | |відмітка про

| | | | |зарахування

| | | | |суми на раху-

| | | | |нок підприєм-

| | | | |ства

+————————————+————————————+————————————+—————————+——————————————

| 7 | 8 | 9 | 10 | 11

————————————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 5

Журнал обліку позовних заяв, пред'явлених підприємству

—————————————————————————————————————————————————————————————————

N |Дата над-|Дата і|Найменування|Суть |Ціна позо-|Найменува-

п/п |ходження |номер |позивача, |позову|ву (якщо |ння господар-

|і вхідний|позов-|місцезнаход-| |позов під-| ського

|номер по-|ної |ження | |лягає гро-|суду, номер

|зовної |заяви | | |шовій | справи

|заяви | | | |оцінці)

| | | | | |

| | | | | |

| | | | | |

| | | | | |

—————+—————————+——————+————————————+——————+——————————+———————————

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7

—————————————————————————————————————————————————————————————————

продовження таблиці

———————————————————————————————————————————————————————————

|Дата, номер|Дата і суть|Дата направ-|Результати|Відмітка

|і короткий |рішення го-|лення апел. |розгляду |про стяг-

|зміст від- |сподарсько-|про перегляд|апеляції |нення су-

|зиву |го суду |рішення | |ми позову

| | | | за рішен-

| | | | |ням господар-

| | | | |ського

| | | | |суду та

| | | | |судових

| | | | |витрат

+———————————+———————————+————————————+——————————+——————————

| 8 | 9 | 10 | 11 | 12

———————————————————————————————————————————————————————————

ВИТЯГ з Господарського процесуального кодексу України

Р о з д і л II  

ДОСУДОВЕ ВРЕГУЛЮВАННЯ ГОСПОДАРСЬКИХ СПОРІВ  

Стаття 5. Основні положення досудового врегулювання господарського спору

Сторони застосовують заходи досудового врегулювання господарського спору за домовленістю між собою.

Порядок досудового врегулювання спорів визначається цим Кодексом, якщо інший порядок не встановлено діючим на території України законодавством, яке регулює конкретний вид господарських відносин.

Порядок досудового врегулювання господарських спорів не поширюється на спори про визнання договорів недійсними, спори про визнання недійсними актів державних та інших органів, підприємств та організацій, які не відповідають законодавству і порушують права та охоронювані законом інтереси підприємств та організацій (далі - акти), спори про стягнення заборгованості за опротестованими векселями, спори про стягнення штрафів Національним банком України з банків та інших фінансово-кредитних установ, а також на спори про звернення стягнення на заставлене майно.

Стаття 6. Порядок пред'явлення претензії

Підприємства та організації, що порушили майнові права і законні інтереси інших підприємств та організацій, зобов'язані поновити їх, не чекаючи пред'явлення претензії.

Підприємства та організації, чиї права і законні інтереси порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав та інтересів звертаються до нього з письмовою претензією.

      У претензії зазначаються:

     а) повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, організації, яким претензія пред'являється; дата пред'явлення і номер претензії;

     б) обставини, на підставі яких пред'явлено претензію; докази, що підтверджують ці обставини; посилання на відповідні нормативні акти;

     в) вимоги заявника;

     г) сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці; платіжні реквізити заявника претензії;

     д) перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів.

      Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах чи належним чином засвідчених копіях. Документи, які є у другої сторони, можуть не додаватись до претензії із зазначенням про це у претензії. До претензії про сплату грошових коштів може додаватися платіжна вимога-доручення на суму претензії.

      Претензія підписується повноважною особою підприємства, організації або їх представником та надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

Стаття 7. Порядок і строки розгляду претензії

Претензія розглядається в місячний строк, який обчислюється з дня одержання претензії.

В тих випадках, коли обов'язковими для обох сторін правилами або договором передбачено право перепровірки забракованої продукції (товарів) підприємством-виготовлювачем, претензії, пов'язані з якістю та комплектністю продукції (товарів), розглядаються протягом двох місяців.

Якщо до претензії не додано всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу. При цьому перебіг строку розгляду претензії зупиняється до одержання витребуваних документів чи закінчення строку їх подання

Якщо витребувані документи у встановлений строк не надійшли, претензія розглядається за наявними документами.

При розгляді претензії підприємства та організації в разі необхідності повинні звірити розрахунки, провести судову експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору.

Підприємства та організації, що одержали претензію, зобов'язані задовольнити обґрунтовані вимоги заявника.

Стаття 8. Повідомлення заявника про результати розгляду претензії

Про результати розгляду претензії заявник повідомляється у письмовій формі.

У відповіді на претензію зазначаються:

     а) повне найменування і поштові реквізити підприємства, організації, що дають відповідь, та підприємства чи організації, яким надсилається відповідь; дата і номер відповіді; дата і номер претензії, на яку дається відповідь;

     б) коли претензію визнано повністю або частково, - визнана сума, назва, номер і дата розрахункового документа на перерахування цієї суми чи строк та засіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці;

     в) коли претензію відхилено повністю або частково, - мотиви відхилення з посиланням на відповідні нормативні акти і документи, що обґрунтовують відхилення претензії;

     г) перелік доданих до відповіді документів та інших доказів.

Коли претензію відхилено повністю або частково, заявникові повинно бути повернуто оригінали документів, одержаних з претензією, а також надіслано документи, що обґрунтовують відхилення претензії, якщо їх немає у заявника претензії.

Відповідь на претензію підписується повноважною особою підприємства, організації або їх представником та надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

Якщо претензію про сплату грошових коштів, до якої додано платіжну вимогу-доручення, визнано повністю або частково, у платіжній вимозі-дорученні зазначається визнана сума.

Платіжні вимоги-доручення виконуються установами банків у порядку, встановленому Національним банком України.

За необґрунтоване списання у безспірному порядку претензійної суми винна сторона сплачує другій стороні штраф у розмірі 10 процентів від списаної суми.

Статтю 9 виключено на підставі Закону №2705-IV від 23.06.2005 року.

Стаття 10. Досудове врегулювання розбіжностей, що виникають під час укладення господарських договорів

Спори, що виникають при укладенні господарських договорів, можуть бути подані на вирішення господарського суду.

Стаття 11. Досудове врегулювання спорів, що виникають у разі зміни та розірвання господарських договорів

Підприємство чи організація, які вважають за необхідне змінити чи розірвати договір, надсилають пропозиції про це другій стороні за договором.

Підприємство, організація, які одержали пропозицію про зміну чи розірвання договору, відповідають на неї не пізніше 20 днів після одержання пропозиції. Якщо підприємства і організації не досягли згоди щодо зміни чи розірвання договору, а також у разі неодержання відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення господарського суду.