2.2 Проблемы организации документооборота в органах местного самоуправления (на примере Администрации муниципального образования «Сернурский муниципальный район»)

Функции обеспечения документооборота в Администрации МО «Сернурский муниципальный район» выполняет такое подразделение, как общий отдел и частично некоторые другие. Практически в каждом структурно подразделении Администрации МО есть специалист, на которого возложена ответственность за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении. Организация управления документооборота в Администрации типична для органов местного самоуправления.

Документооборот в Администрации носит централизованный характер, все операции по обработке документов сосредотачиваются в общем отделе.

Общий отдел по своему штатному расписанию состоит из руководителя общего отдела и трех специалистов по делопроизводству:

1. Специалист-референт (осуществляет прием, предварительное рассмотрение, распределение и регистрация поступающей в администрацию МО корреспонденции (кроме секретной)[10, с.4];

2. Специалист-машинист;

3. Помощник руководителя отдела.

В своей работе отдел руководствуется «Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования «Сернурский муниципальный район», утвержденной распоряжением главы администрации МО «Сернурский муниципальный район» №182 от 16.08.2007 г.[10, с.4]. Инструкция разработана в соответствии с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[5] и Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл, утвержденной постановлением Правительства Республики Марий Эл от 20 января 2004 г. № 18.

В своей работе отдел использует стандартные программы электронного документирования, включенные в пакет программ Microsoft Office. Недавно поступило предложение ввести программу «Автоматизированная система делопроизводства администрации МО» от специалистов из г. Ярославль, но оно было отвергнуто руководством муниципального образования.

Актуальными задачами, которые стоят перед Общим отделом являются задачи организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ).

В результате успешного перехода к использованию современных информационных технологий государственная власть экономит бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, укрепляет стабильность в обществе, расширяет базу дальнейшего прогресса России.

Также проблемой является нехватка специалистов по делопроизводству. Например, в связи с нехваткой специалистов, обязанности системного администратора отдела делопроизводства лежат на плечах руководителя отдела.

В свете введения новых информационных технологий, делопроизводства, все большее значение приобретает задача повышения компьютерной грамотности специалистов по делопроизводству, а также блокирование некорректного использования служебной информации в личных целях. Не остается в стороне и задача информационной безопасности систем ведения делопроизводства, с целью чего должны закупаться различного рода антивирусные программы и т.д.