2. Описание деятельности предприятия по бизнес-процессам.

     Основные работы, выполняющиеся на предприятии:

1. Съем остатков товаров на складе и в отделах розничной продажи.

2. Работа по осуществлению постоплат.

3. Определение наименований товаров, планируемых к закупке.

4. Поиск поставщиков, способных поставить нужные товары по приемлемым ценам.

5. Составление плана закупки и детализация его по конкретным поставщикам и по времени закупки.

6. Осуществление закупки (заключение договора с поставщиком, предоплата, оформление документов на перевозку, перевозка партии товаров).

7. Прием товаров предприятием (проверка наличия товаров, соответствие товарно-транспортной накладной, выборочный контроль).

8. Размещение товаров на складе, проведение соответствующего документального учета (ведение приходно-расходной книги).

9. Хранение товаров на складе.

10. Выдача товаров в розничную продажу, соответствующая документальная фиксация.

11. Розничная продажа.

12. Учет проданного товара.

13. Ежедневная инкассация.

14. Работа с кадрами.

15. Работа по техническому обслуживанию оборудования.

Процесс съема остатков товаров

     Съем остатков товаров происходит по следующим правилам:

     Процесс контроля наличия запасов товаров на складе и отделе розничной торговли заключается в проведении периодического учета имеющихся товаров на складе и в отделе розничной торговли, определении величин нормативных запасов товаров различных наименований, расчета дефицитных и избыточных запасов товаров. По результату учета товаров составляется соответствующий материально-финансовый отчет.

     Результаты расчета величин нормативных запасов товаров представляются в виде соответствующего документа. По сопоставлению нормативных и фактических величин запасов товаров с учетом тенденций потребления товаров отделом розничной торговли (результаты соответствующего анализа, проводимого отделом маркетинга) формируется ведомость дефицитных и избыточных запасов товаров.

Процесс осуществления постоплат

     По факту прихода товаров в соответствии с условиями договора бухгалтерией осуществляется формирование документов (платежных поручений ) на постоплату закупаемого товара. Данные документы поступают в банк, где осуществляется перевод денег со счета предприятия на счет предприятия-поставщика. Процесс завершается поступлением из банка подтверждения о перечислении денег на счет предприятия-поставщика.

     Отдел организации закупок по факту вносимой постоплаты извещает поставщика о перечислении ему денег за указанную партию товаров. Контроль постоплаты проводится в специальной книге взаиморасчетов с поставщиками.

3. Описание деятельности подразделений предприятия.

Отдел кадров

     Подразделение по работе с кадрами выполняет следующие основные работы:

• прием новых сотрудников;

• движения кадров;

• выполнения работы сотрудниками;

• ирование потребности в кадрах на месяц, квартал, полугодие, год;улирование сотрудников предприятия.

     Процесс приема новых сотрудников заключается в выявлении потребности в приеме на работу сотрудника необходимой специальности, определении требований к нанимаемому сотруднику, проведения экзамена (отбора, тестов и т.д.), организации испытательного срока работы и оформления документов (личного дела, трудовой книжки и т.д.) нового сотрудника. При поступлении на работу сотрудник обязан принести все документы, фиксирующие его положение (паспорт, военный билет и т.д.) и профессиональную квалификацию (документы об образовании, трудовая книжка, справка о состоянии здоровья и т.д.).

     Процесс учета движения кадров заключается в фиксации трудовой биографии сотрудника (сколько лет проработал, в каком отделе, как продвигался по должностям), фиксации положения сотрудника (есть ли семья, дети, место жительства, телефон и т.д.), периодическая оценка качества работы сотрудника (проведение контрольных тестов, отметки о взысканиях и премировании и т.д.).

     Процесс учета выполнения работы сотрудниками заключается в организации и ведении специального журнала. В данный журнал заносятся сведения о выходе сотрудников предприятия на работу, фиксации дополнительной (сверхурочной) работы сотрудников предприятия, сведения об отпусках, отгулах, болезнях и прогулах сотрудников предприятия. Сведения данного журнала являются основанием для начисления заработной платы сотрудникам предприятия.

     Процесс планирования потребности в кадрах на месяц, квартал, полугодие, год заключается в определении количества сотрудников различных специальностей, необходимых для организации эффективной работы предприятия на указанный период времени. Данный процесс осуществляется на основе составленных и периодически корректируемых штатных расписаний отделов и нормативов нагрузки на сотрудника конкретной специальности при работе в конкретном отделе. При планировании необходимо учитывать реальное количество сотрудников предприятия (имеется в виду фиксация отпусков, отгулов, болезней и т.д.).

     Процесс стимулирования сотрудников предприятия заключается в контроле количественных и качественных показателей работы сотрудников и организации мероприятий по их поощрению в случае необходимости или распоряжения директора. Поощрение может быть материальным (предложение о начислении премии) или нематериальным (приказ по предприятию, похвальная грамота, диплом и т.д.).

Отдел маркетинга

     Основными бизнес-процессами, которые выполняются маркетинговой службой предприятия, являются:

• процесс поиска наиболее приемлемых для предприятия поставщиков товаров;

• процесс анализа ситуации на рынке продовольственных товаров;

• процесс формирования предложений по заключению контрактов на долговременную и кратковременную поставку товаров;процесс выработки рекомендаций по перечню наименований продаваемых товаров.

     Процесс поиска наиболее приемлемых для предприятия поставщиков товаров заключается в сборе поступающих от предприятий-производителей и оптовых распространителей информации о предлагаемых на продажу товарах, оценке положения и уровня качества возможных поставщиков, выдаче рекомендаций по заключению контрактов на долговременную или кратковременную поставку товаров. От предприятий-поставщиков исходит информация о предложениях в виде прайс-листов с указанием возможных заводских и оптовых цен товаров. Оценка возможного поставщика производится на основании накопленного опыта реализации контрактов с другими предприятиями (группируя особенности заключенных ранее контрактов и затем анализируя возможность принадлежности предприятия-поставщика к одной из групп). Выдача рекомендаций на заключение контракта происходит после оценивания предприятия и определяет саму возможность заключения контракта, временные условия (долговременный или кратковременный контракт), финансовые условия (процент предоплаты).

     Процесс анализа ситуации на рынке продовольственных товаров заключается в сборе информации о ценах на аналогичные товары в магазинах-конкурентах, на продовольственных рынках и на предприятиях-поставщиках, в анализе тенденций изменения цен на товары, в выработке рекомендаций по изменению ценовой политики предприятия на отдельные товары и группы товаров с учетом стратегии деятельности предприятия. Информация о розничных и оптовых ценах поступает при изучении деятельности конкурентов (их предложения, цены в залах розничной продажи и т.д.) и предложений поставщиков. Анализ тенденций изменения цен на товары проводится с учетом накопленной ранее информации о ценах на товары и должен отражать текущее направление движения цены на анализируемый товар (группу товаров) и возможную цену товара в будущем (через неделю, месяц). Выработка рекомендаций по изменению целевой политики заключается в составлении предложений по величине розничных цен на продаваемые предприятием товары на заданный временной срок (через неделю, месяц).

     Процесс формирования предложений по заключению контрактов на долговременную или кратковременную поставку товаров заключается в подготовке пакета соответствующих документов (договоров). Данный пакет документов составляется с учетом рекомендаций, выработанных в процессе поиска наиболее приемлемых для предприятия поставщиков или по указанию дирекции. Разработанный пакет документов (договора) поступают затем в секретариат директора (на подпись и визирование), а после этого - в бухгалтерию.

     Процесс выработки рекомендаций по перечню наименований продаваемых товаров заключается в сборе информации о видах продовольственных товаров, имеющихся в оптовой продаже, выявлении и экспертизе новых товаров, оценке возможного спроса на товары, выработке рекомендаций по закупке товара определенного наименования. Информация о видах продовольственных товаров поступает чаще всего от предприятий-поставщиков, но иногда и от результатов изучения магазинов-конкурентов. Выявление и экспертиза нового товара заключается в анализе предложений поставщиков, оценке качества предлагаемых новых товаров (по имеющимся актам экспертиз или проведением самостоятельных экспертиз) с формированием соответствующих количественных оценок. Оценка возможного спроса на товары происходит путем анализа тенденций закупок аналогичных товаров, отнесением нового товара по его характеристикам в одну из выделенных групп товаров (кластерный анализ) и последующим сравнением характеристик данной группы с товарами-аналогами. В случае, если такая оценка даст положительный результат, формируются рекомендации по закупке товаров данного наименования у конкретных поставщиков или же у возможных поставщиков на определенных финансовых или временных условиях.

Отдел организации закупок

     Основными бизнес-процессами, которые выполняются отделом организации закупок, являются:

• процесс контроля наличия запасов товаров на складе и в отделах розничной торговли (главном зале и магазинах);

• процесс учета поступающих предложений от предприятий-поставщиков через отдел маркетинга предприятия;

• процесс анализа потребности в товарах на заданный временной срок (месяц, квартал);

• процесс формирования плана закупок предприятия на заданный временной срок (месяц, квартал);

• процесс детализации разработанного плана закупок по отдельным поставщикам и по временным промежуткам (месяц, декада, неделя, день);

• процесс формирования документов на закупку партии товаров у конкретного поставщика (доверенности, проекты накладных, запрос на оформление путевых листов, оформление предоплаты и т.д.);

• процесс контроля факта закупки (подтверждение перечислений денег, учет изменений по факту наличия товаров на складе предприятия-поставщика и т.д.);процесс контроля приема товаров на склад (фиксация товарно-транспортных накладных, путевых документов, проверка наличия товара по списку, выборочная проверка качества товара и т.д.).

     Процесс контроля наличия запасов товаров на складе и отделе розничной торговли заключается в проведении периодического учета имеющихся товаров на складе и в отделе розничной торговли, определении величин нормативных запасов товаров различных наименований, расчета дефицитных и избыточных запасов товаров. По результату учета товаров составляется соответствующий материально-финансовый отчет. Результаты расчета величин нормативных запасов товаров представляются в виде соответствующего документа. По сопоставлению нормативных и фактических величин запасов товаров с учетом тенденций потребления товаров отделом розничной торговли (результаты соответствующего анализа, проводимого отделом маркетинга) формируется ведомость дефицитных и избыточных запасов товаров.

     Процесс учета поступающих от предприятий-поставщиков предложений заключается в получении из отдела маркетинга перечней товаров с указанием цены. Данные перечни формируются только для тех предприятий-поставщиков, с которыми заключены соответствующие контракты. По данным перечням определяется диапазон цен на данный товар или группу товаров, фиксируемый в соответствующем документе.

     Процесс анализа потребности в товарах на заданный временной срок заключается в прогнозировании необходимой величины закупаемых партий товара с условием обеспеченности работы отдела розничной продажи на заданный временной срок. Исходными данными для выполнения данного процесса являются сведения о приходе (закупке) и расходе товаров за прошедшие временные периоды. Результатами процесса являются оценки размеров партий закупаемых товаров, которые передаются затем в процесс формирования плана закупок.

     Процесс формирования плана закупок предприятия на заданный временной срок заключается в определении общего количества закупаемых товаров на заданный временной срок с учетом имеющихся у предприятия финансовых ресурсов, проведения взаиморасчетов с поставщиками, сроков действия соответствующих контрактов, потребности в товарах, расстояния, времени и стоимости перевозки товаров, а также сотрудников, имеющих право осуществлять процесс закупки товаров. Разработанные варианты плана представляется в виде соответствующего документа в дирекцию на анализ и утверждение. После принятия в дирекции одного из вариантов плана, данный вариант подвергается детализации. Процесс формирования документов на закупку партии товаров у конкретного поставщика заключается в оформлении по результатам детализации плана пакета документов, необходимых для проведения процедуры закупки (доверенности, проекты накладных, запрос на оформление путевых листов, оформление предоплаты и т.д.).

     Процесс контроля факта закупки заключается в оперативном отслеживании совершения факта закупки и вносимых сторонами изменений в перечень, объемы и цены закупаемых товаров. По факту выявленных изменений возможно перепланирование закупок товаров.

     Процесс контроля приема товаров на склад заключается в учете поступивших на склад предприятия от предприятий-поставщиков товаров в соответствии с документами (товарно-транспортными накладными), организации выборочных проверок качества поступившего товара, фиксации документов на поступивший товар и передача поступивших документов в бухгалтерию для организации финансовых проводок операции.

     Процесс формирования «Перечня закупаемых товаров» заключается в разделении полученного «Плана закупок товаров» по конкретным поставщикам (с целью упрощения процедуры закупок) и по временным промежуткам на отдельные перечни закупаемых у конкретного поставщика товаров с указанием времени закупок, желательной закупочной цены по каждому товару, возможного отклонения значения цен.

Транспортный отдел

     Освными бизнес-процессами, которые выполняются транспортным отделом, являются:

• процесс формирования пакета документов на перевозку товаров;

• процесс учета состояния подвижного состава;

• процесс учета расхода ГСМ;

• процесс анализа потребности в ГСМ; сс планирования перевозок на заданный временной срок (неделя, месяц).

     Процесс формирования пакета документов на перевозку товаров заключается в оперативной разработке соответствующих документов на выдачу транспорта и организацию перевозки конкретной партии товаров. Данный процесс проводится по факту поступления требований на перевозку товаров, которые поступают из отдела организации закупок, отделов розничной продажи или складского отдела с разрешения заведующего транспортным отделом.

     Процессы учета состояния подвижного состава и расхода ГСМ заключается в оперативной фиксации даты поступления подвижного состава, срока службы подвижного состава, даты ремонтов подвижного состава, дат и объема выданных ГСМ с подведением итогов к концу планового периода.

     Процесс анализа потребности в ГСМ заключается в изучении результатов учета потребности в ГСМ за прошедшие периоды и прогнозировании требуемых объемов ГСМ для осуществления деятельности в плановый период.

     Процесс планирования перевозок на заданный временной срок проводится с учетом результатов планирования закупок предприятия и планов работы отделов розничных продаж, а также результатов анализа потребности в ГСМ и сведений о состоянии подвижного состава. Результатом данного процесса является план потребности в перевозках на заданный временной срок, по которому осуществляется деятельность отдела.

Склад

     Основными бизнес-процессами, которые выполняются на складе, являются:

• прием и размещение товаров;

• периодический учет количества и состояния товаров;

• выдача товаров со склада в отделы розничной продажи; списание залежавшихся и бракованных товаров.

     Процесс приема и размещения товаров на складе заключается в организации работ по перемещению товаров от доставившего их транспорта в складские помещения в соответствии с характеристиками товаров, а также в размещении прибывших товаров в складских помещениях с учетом степени востребованности товаров отделами розничной продажи. Для лучшего выполнения данного бизнес-процесса в складском отделе может выполняться дополнительный бизнес-процесс распределения складских помещений под группы закупаемых товаров. Данный бизнес-процесс выполняется на основании сведений о имеющихся в распоряжении предприятия складских помещениях с учетом их характеристик, а также на основании результатов анализа потребности в товарах на заданный временной срок (месяц, квартал). Результатами данного процесса является схема размещения групп товаров в помещениях складского отдела.

     Процесс периодического учета количества и состояния товаров на складе заключается в контроле условий хранения товаров на складе, периодическом подсчете количества товаров различных наименований на складе, организации выборочных проверок качества товаров различных наименований, выявлении по результатам проверок залежавшегося или бракованного товара. Результатами данного процесса являются отчеты о состоянии складских помещений, о количестве запасов товаров на складе, о качестве хранимых товаров соответствующих наименований, а также сообщения в дирекцию о залежавшемся или бракованном товаре.

     Процесс выдачи товаров со склада в отделы розничной продажи заключается в перемещении товаров со склада в отделы розничной продажи (в помещения для хранения товаров главного торгового зала предприятия или на соответствующий транспорт для перевозки в магазины предприятия). Данный процесс осуществляется по факту поступления из отделов розничной продажи расходных ордеров, в которых указаны наименование, количество и цена забираемого товара. Факт выдачи товаров отмечается на складе в книге прихода-расхода товаров.

     Процесс списания залежавшихся и бракованных товаров со склада заключается в организации работ по списанию залежавшихся или бракованных товаров, передаче залежавшегося товара в распродажу по сниженным ценам (по указанию дирекции), передаче бракованного товара в отходы (по указанию дирекции). Факт осуществления данного процесса заносится в книгу прихода-расхода товаров.

Бухгалтерия

     Основными бизнес-процессами, которые выполняются бухгалтерией, являются:

• процесс финансовых проводок заключаемых договоров (утверждение, осуществление предоплаты и постоплаты);

• процесс бухгалтерского учета движения материальных ценностей (товаров, ресурсов и т.д.);

• процесс начисления заработной платы сотрудникам предприятия;

• процесс ежедневной инкассации выручки за проданный товар;

• процесс анализа и планирования финансовых поступлений; процесс выплат налогов и коммунальных платежей.

     Процесс финансовых проводок заключаемых договоров заключается в изучении финансовых вопросов заключаемого договора, утверждении или доработке договора, осуществлении в соответствии с договором предоплат и постоплат закупаемых товаров. Данный процесс осуществляется на основе присылаемых отделом маркетинга проектов договоров с предприятиями-поставщиками. Одобренные договора поступают в дирекцию на утверждение. По результатам планирования закупок товаров осуществляется оформление документов (платежных поручений) на предоплату закупаемого товара. По факту прихода товаров в соответствии с условиями договора осуществляется формирование документов (платежных поручений ) на постоплату закупаемого товара. Данные документы поступают в банк, где осуществляется перевод денег со счета предприятия на счет предприятия-поставщика. Процесс завершается поступлением из банка подтверждения о перечислении денег на счет предприятия-поставщика.

     Процесс бухгалтерского учета движения материальных ценностей заключается в проведении строгого учета движения товаров по предприятию, начиная от момента поступления товаров в предприятие и заканчивая продажей товаров покупателям, организации периодической материально-финансовой отчетности (2 раза в месяц, с указанием источников поступления товаров, сумм поступивших товаров, дат поступления товаров, сумм продажи товаров и итоговых денежных величин прихода и расхода товаров), учета и проведения отчетности сопутствующих материалов (тары и т.д.), зачислении на баланс и амортизации всех материальных ценностей, которые используются предприятием (вычислительная техника, автомобили, холодильники, ручки, бумага и т.д.). Исходной информацией для данного процесса служат соответствующие документы.

     Процесс начисления заработной платы сотрудникам предприятия заключается в ежемесячном расчете размеров заработной платы, а также премий сотрудников предприятия. На основании данных расчетов определяется общая величина суммы выплат сотрудникам предприятия и оформляются соответствующие документы для забора денег в банке.

     Процесс ежедневной инкассации выручки за проданный товар заключается в организации совместно с представителями отделов розничной продажи ежедневного подсчета выручки от продажи товаров и передачи выручки инкассаторам с оформлением соответствующих документов. Данные об инкассации поступают в специальный журнал прихода-расхода денежных средств, где фиксируется информация о всех финансовых поступлениях (выручке, инвестициях, ссудах и т.д.).

     Процесс анализа и планирования финансовых поступлений заключается в проведении прогноза возможности дополнительных финансовых поступлений как в виде инвестиций, так и от продажи товаров. Для проведения данного анализа используется информация отдела маркетинга о возможности заключения договоров на поставку товаров, информация о закупке товаров (платежные поручения), информация отдела организации закупок о плане закупок товаров, информация журнала прихода-расхода денежных средств о выручке и уплатах за товар. Результаты данного прогноза используются для планирования объема финансовых операций с учетом выплат налогов и коммунальных платежей. Составленный план используется затем для формирования и корректировки плана закупок товаров.

     Процесс выплат налогов и коммунальных платежей заключается в периодическом оформлении платежных документов о перечислении на коммунальные счета и счета налоговых служб соответствующих сумм. Данные суммы определяются исходя из учета дохода (прибыли) предприятия, а также из учета расходования коммунальных ресурсов (газ, электроэнергия, вода и т.д.).

Описание деятельности отделов розничной продажи

     Основными бизнес-процессами, которые выполняются отделами розничной продажи, являются:

• процесс учета и пополнения запасов товаров;

• процесс розничной продажи товаров;

• процесс ежедневной инкассации;

• процесс выборочной проверки качества продаваемых товаров.

     Процесс учета и пополнения запасов товаров заключается в периодической фиксации имеющихся в отделе розничной продажи запасов товаров различных наименований и, при необходимости, формировании расходных ордеров на получение товаров со склада. Результаты данного процесс используются при проведении учета запасов материальных ценностей в отделах розничной продажи.

     Процесс розничной продажи товаров заключается в организации представления товаров покупателям, получении от покупателя денег за товар и формировании чека на товар, своевременном перемещении товара в розничный отдел для продажи, учета проданного товара.      Учет проданного товара осуществляется на основе сформированных чеков и ежедневного учета запасов товаров.

     Процесс ежедневной инкассации заключается в проведении совместно с работниками бухгалтерии ежедневного подсчета выручки от продажи товаров и передачи выручки инкассаторам с оформлением соответствующих документов. При этом в кассах отдела розничной продажи должна остаться сумма денег, необходимая для осуществления деятельности отдела.

     Процесс выборочной проверки качества продаваемых товаров заключается в организации периодических проверок качества продаваемых товаров различных наименований с оформлением соответствующих документов. В случае обнаружения бракованного или залежавшегося товара, информация о нем передается в дирекцию для решения вопросов о списании товаров или организации распродажи по сниженным ценам.

     При необходимости, по распоряжению дирекции организуется распродажа товаров по сниженным ценам. Данный бизнес-процесс совпадает по содержанию работ с перечисленными выше процессами за тем исключением, что цены продаваемых товаров определяются отделом маркетинга и бухгалтерией с учетом скидок.