Конструювання запиту для підготовки макета звіту.
У рядку бланка запиту Условие отбора визначимо параметри запиту [Номер групи], [Назва предмету] для аналогового введення їх значень при виконанні запиту.
Це дозволяє одержати дані для конкретної відомості.
Рис. 11.2. Запит на вибірку в режимі конструктора для формування звіту-бланка екзаменаційної відомості
У звіті необхідно виводити значення реквізиту Вид складання: Іспит, Залік, яких немає безпосередньо в таблицях БД, але вони можуть бути отримані на основі значень поля ВИДЗ таблиці НАВЧАННЯ. Два значення реквізиту Вид складання: ”Іспит” і ”Залік” відповідають двом можливим значенням поля ВИДЗ: ”лек” і ”np”. Фактично потрібно замість значення ”лек” формувати слово ”Іспит”, а замість ”пр” - слово “Залік”. Для цього треба в запит увести нове поле. Це поле повинно містити вбудовану функцію керування.
Выражение 1 : Iif ( [ВИДЗ] = «лек»; «Іспит»; «Залік»)
Відповідно до формату цієї функції, якщо виконується умова (ВИДЗ)= «лек», то результатом буде «Іспит». У противному випадку, тобто якщо (ВИДЗ) = «пр» результатом функції буде слово «Залік».
Цей запит збережений під ім'ям «Відомість».
Формування записів результатів у запиті.
У процесі формування записів результату з таблиці СТУДЕНТ послідовно вибираються записи з заданим номером групи (НГ).
З кожним записом таблиці СТУДЕНТ поєднуються зв'язані по номеру групи НГ записи з таблиці НАВЧАННЯ. З таблиці НАВЧАННЯ в цьому об'єднанні беруть участь тільки записи з заданим найменуванням предмета.
Якщо по заданому предмету проводиться не одне, а два види занять: лекції і практика, то число формованих записів подвоюється. У цьому випадку повинні бути сформовані дві відомості - одна для складання іспиту, інша для складання заліку.
Зверніть увагу, що таблиця результатів запиту містить дані, які повторюють значення у стовпцях ГРУПА, НАЙМЕНУВАННЯ ПРЕДМЕТ, ПІБ ВИКЛАДАЧА, ВЧ. ЗВАННЯ, ВИД ЗАНЯТЬ і ВЫРАЖЕНИЕ1. Тому дана таблиця не відповідає проекту макета звіту Екзаменаційна відомість і не може використовуватись як вихідний документ.
Використання засобів Access для підготовки звіту забезпечує перетворення отриманої таблиці результатів запиту у вихідний документ потрібної форми відповідно до проекту макета звіту.
Рис. 11.3. Результат виконання запиту з даними для екзаменаційної відомості
Конструювання звіту на основі запиту
Розглянемо технологію звіту на основі запиту Відомість підготовленого вище. Для конструювання звіту у вкладці Создать у групі Отчет натиснемо кнопку Конструктор Отчетов . У вікні Новый отчет виберемо запит Відомість, що буде джерелом даних для звіту.
Розміщення даних у розділах звіту
Результати запиту містять багато полів з повторюваними значеннями НГ, НП, ПІБ викладача, ВЗ, ВИДЗ, Выражение 1. Дані у звіті повинні бути розміщені, як показано на макеті звіту Екзаменаційна відомість. Значення кожного з цих полів повинно бути представлене у звіті у заголовку один раз.
Рис. 11.4. Вікно визначення груп записів по полю ВИДЗ і сортування по полю НС.
Після визначення групування у вікні конструктора звіту з'являться розділи Заголовок групи «ВИДЗ» і Примітка групи «ВИДЗ» .
Щоб кожне групування могло бути оформлене як самостійна екзаменаційна відомість, будемо формувати шапку макета відомості, у заголовку групи ВИДЗ, а рядок про підведення підсумків складання іспиту (або заліку) у примітці групи ВИДЗ.
Рис. 11.5. Оформлення шапки і табличної частини звіту.