Контрольные вопросы к разделу 2

1. Дайте определение понятию «документирование».

2. Назовите основные способы документирования информации.

3. Что относится к средствам документирования информации?

4. Приведите классификацию носителей документной информации.

5. Дайте классификацию машинных (компьютерных) носителей информации.

Раздел 3. Документ – свойства, признаки

После изучения данного раздела студент будет знать:

• свойства документа: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность;

• признаки для классификации документов.

Тема 3.1. Свойства документа

Выделяют несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Юридическая сила документа. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет юридическую силу документа как «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает – первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа.

Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа.

Копийность документов. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia – множество) связано с размножением оригинала любого вида. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.).

Тема 3.2. Классификация документов по различным признакам

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным признакам [2]:

• происхождению;

• способу документирования;

• месту составления;

• количеству отражаемых вопросов;

• ограничению доступа;

• способу изложения;

• форме представления;

• степени подлинности;

• сроку хранения;

• сфере деятельности;

• способу передачи.

По происхождению различают документы:

• личные (личная переписка, воспоминания личного характера, дневники) – создаются вне сферы служебной деятельности;

• официальные – создаются юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке [2].

По способу документирования различают документы:

• рукописные (текстовые);

• графические (документы, фиксирующие информацию средством изображения объекта);

• фотодокументы;

• фонодокументы (звуковые документы);

• кинодокументы;

• видеодокументы;

• документы, созданные с помощью компьютерной техники.

По месту составления различают документы:

• входящие (поступившие);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (создаваемые и используемые для обеспечения внутренних связей данной организации). Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По количеству отражаемых вопросов документы бывают:

• простыми (содержат изложение одного вопроса);

• сложными (включают в себя несколько вопросов).

Ограничение доступа. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 148-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» к части информации в Российской Федерации устанавливается ограничение доступа. По ограничению доступа документы подразделяются на:

• общедоступные (содержат общеизвестные сведения и иную общедоступную информацию);

• конфиденциальные (содержат сведения ограниченного распространения);

• секретные (содержат сведения, относящиеся к государственной тайне).

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» дает следующее определение: «Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации». Документы, содержащие сведения, относящиеся к государственной, служебной, коммерческой тайне, подразделяются по степеням секретности, или конфиденциальности. Такие документы снабжаются особыми грифами (пометами), например: «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна».

По способу изложения текста документы бывают:

• индивидуальными (содержание излагается в виде связанного текста);

• трафаретными (структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандарт­ные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации, например, анкета, справка);

• типовыми (используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций и составляются на основе образца, например, типовых писем, инструкций, договоров).

По форме представления документы подразделяются на:

• подлинники (оригиналы);

• копии;

• дубликаты.

Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом подлинника является оригинал.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения.

Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат». Дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа (диплома, аттестата, паспорта).

Степень подлинности. По степени подлинности документы могут быть:

• подлинными;

• подложными (фальсифицированными).

Документ, в котором содержатся признаки, свидетельствующие о его подлинности (например, сведения об авторе, времени и месте создания, наличие подписи автора и заверение ее оттиском печати), считается подлинным.

Наиболее часто встречающиеся способы подделки докумен­тов: подлог – замена одного документа другим; интерполяция – подложная вставка в текст подлинного документа; подделка отдельных слов и реквизитов (подписи, дат, оттисков печати и т.д.).

По срокам хранения документы подразделяются на следующие:

• постоянного хранения;

• долговременного хранения (свыше 10 лет);

• временного хранения (до 10 лет).

В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на:

• управленческие (организационные, распорядительные, им» формационно-справочные);

• технические (научные, конструкторские, технологический проектно-сметные и др).

По способу передачи документов различают:

• письма;

• телеграммы;

• телефонограммы;

• телексы;

• факсограммы и др.