Оформление реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляробразец».

Реквизиты управленческих документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов документов подробно изложены в ГОСТ 6.30-2003.

Расположение реквизитов показано на рис. 1, 2.

Расположение и размеры реквизитов документа (гост р 6.30-2003)

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон углового бланка (формат А4)

Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон продольного бланка (формат А4)

Цель занятия №1: целью практических занятий является приобретение практических навыков разработки и оформления организационно-распорядительных документации (ОРД) внутри предприятия.

Задание №1: составить комплект ОРД в соответствии с заданной ситуацией (3-5 документов).

Ситуации для составления внутренней ОРД.

Ситуация № 1. Во время инвентаризации библиотеки СПбГИЭУ обнаружена недостача. По результатам заседания инвентаризационной комиссии и с учетом объяснительной записки заведующей библиотекой, подготовлен распорядительный документ о возмещении недостачи.

Ситуация № 2. В СПбГИЭУ проведена проверка работы отдела платных услуг по ксерокопированию. Комиссия в составе помощника директора, заведующего финансовым отделом, и заведующего отделом платных услуг обнаружила нарушения в оформлении финансовой документации. Секретарю производящему оформление этой документации, должны быть предъявлены санкции, перечень которых приведен в распорядительном документе.

Ситуация № 3. Производственная необходимость требует продолжения работы приемной комиссии СПбГИЭУ в выходные дни с учетом денежной компенсации переработки или предоставления других дней для отдыха.

Ситуация № 4. Отдел кадров собирается принять на работу опытного менеджера с солидным стажем работы по специальности, предоставившего руководителю следующие документы: личное заявление о приеме на работу, копию диплома и выписку из трудовой книжки. Референту руководителя отдела кадров необходимо подготовить проект распорядительного документа.

Ситуация № 5. По вине бухгалтерии сотрудникам СПбГИЭУ в текущем месяце была задержана зарплата. Главный бухгалтер знает, что задержка связана с опозданием перечисления на счет СПбГИЭУ денежных средств от Министерства образования и науки РФ.

Ситуация № 6. В ИВЦ (информационно-вычислительном центре) прошло заседание, на котором обсуждался вопрос о закупке нового компьютера для серверных задач и установке на него программного обеспечения. Принято решение о выделении для этих целей 50 тыс. руб. и проведении соответствующих мероприятий по закупке, наладке, установке.

Ситуация № 7. На основании приказа ректора СПбГИЭУ проведена проверка состояния бухгалтерского учета на строительстве общежития. В приказе указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных комиссией. Бухгалтер СПбГИЭУ составляет докладную записку главному бухгалтеру, где отмечает выполнение всех пунктов приказа, за исключением пункта об организации ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру.

Ситуация № 8. Объем выполняемых работ требует расширения планово-экономического отдела и увеличения числа компьютеров. Необходимо составить комплект документов, позволяющих обеспечить планово-экономический отдел предприятия необходимыми работниками и вычислительной техникой.

Ситуация № 9. В вузе вводится централизованная форма расчета с работниками. Главный бухгалтер предоставил руководителю предприятия документ, в котором обоснована необходимость централизации расчетов. Согласно приказу, работники, желающие перейти на централизованную форму расчета, должны написать соответствующие заявления. Бухгалтерия обязана подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников и в главной бухгалтерии из расчета общего сокращения сотрудников на 20%.

Ситуация № 10. Проведена проверка режима работы центральных складов. Выявлены нарушения, связанные с отпуском материалов в неустановленные сроки, что нарушает нормальную работу складского аппарата. В проекте приказа, составленного по результатам работы комиссии, указаны должностные лица, ответственные за нарушения и назначены конкретные лица, отвечающие за перевод склада на рациональный режим работы, о чем следует составить соответствующие документы.

Пример составления комплекта документов на ситуацию № 1 приведен на стр. 12-14.

		УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора СПбГИЭУ К.э.н., доц. Е.В. Жгулев
Минобрнауки РФ ФГБОУ ВПО Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет (СПбГИЭУ) АКТ
10.03.2012 № 500
О проведении инвентаризации библиотечных фондов
Основание: Приказ ректора от 09.03.2012 № 450 Составлен комиссией в составе: Председатель: Проректор по хозяйственной деятельности Т.А. Петров Члены комиссии: 1. Заведующая библиотекой О.Л. Сидорова 2. Заведующая отделом комплектования и учета Н.Т. Иванова 10.03.2012 была проведена инвентаризация библиотечных фондов. При этом была обнаружена недостача методических пособий в количестве 5 штук, числящихся по картотеке. Комиссия пришла к выводу: заведующую библиотекой О.Л. Сидорову обязать возместить недостачу.
Председатель комиссии личная подпись Т.А. Петров Члены комиссии личная подпись О.Л. Сидорова личная подпись Н.Т. Иванова
Библиотека СПбГИЭУ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА		Проректору по хозяйственной деятельности Т.А. Петрову
10.03.2012 № 501
О недостаче в библиотеке
При проведении инвентаризации библиотечных фондов обнаружена недостача в связи с неаккуратным обращением с методическими пособиями некоторых работников библиотеки. Прошу учесть это обстоятельство при дальнейшем разбирательстве.
Заведующая библиотекой личная подпись О.Л. Сидорова
ГОУ ВПО Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет (СПбГИЭУ) РАСПОРЯЖЕНИЕ
20.03.2012 № 550
О возмещении недостачи
В связи с обнаружением недостачи при проведении инвентаризации библиотечных фондов СПбГИЭУ, с учетом объяснительной записки, ОБЯЗЫВАЮ: 1. Заведующей библиотекой О.Л. Сидоровой возместить недостачу в библиотеке. Срок исполнения 01.04.2012. 2. Контроль за возмещением недостачи возложить на проректора по хозяйственной деятельности Т.А. Петрова.
И. о. ректора СПбГИЭУ личная подпись Е.В. Жгулев

Цель занятия №2: целью практических занятий является приобретение практических навыков определения функций и категорий документов.

Задание №2:

1. Привести примеры документов, выполняющих следующие функции: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета, исторического источника.

2. Перечислить, какими функциями обладают следующие документы. Указать, к какой категории они относятся (организационные документы, распорядительные, информационно-справочные, справочно-аналитические, плановая документация, отчетно-статистическая, кадровая, бухгалтерская документация):

1) паспорт; абонемент; указание.

2) автобиография; ГОСТ; личный листок по учету кадров.

3) штатное расписание; чертеж; трудовая книжка.

4) характеристика; баланс; устав.

5) афиша; трудовой договор; смета.

6) табель; страховой полис; прейскурант.

7) страховое свидетельство; протокол; расписание.

8) справка; спецификация; положение.

9) служебная записка; программа; лицензия.

10) сертификат; рапорт; нормативные документы.

11) резолюция; патент; конституция.

12) реестр; предписание; трудовой договор.

13) письмо; пакт; номенклатура дел.

14) отзыв; журнал; договор.

15) калькуляция; личный листок по учету кадров; зачетная книжка.

16) объяснительная записка; международный договор; больничный лист.

17) листок нетрудоспособности (больничный лист); контракт; ГОСТ.

18) бюджет; конвенция; конспект.

19) коллективный договор; декларация; баланс.

20) закон; доверенность; ведомость.

21) воинские уставы; объяснительная записка; патент.