9.2. Распределение полномочий в системе менеджмента

Полномочия являются базовой категорией в менеджменте и представляют собой совокупность взаимосвязанных обязанностей, и прав, которыми наделяется менеджер для выполнения своей роли в процессе управления организацией.

Организационная деятельность специфична в следующих отношениях. Менеджер занимается организацией работы других людей до того, как они начнут действовать. Эта деятельность заключается в распределении комплексной работы между различными исполнителями, разъяснении содержания и сути индивидуального задания и коллективного результата, установлении эффективных отношений (обменов видами деятельности) между исполнителями в группе. Процесс организации направлен на достижение понимания исполнителем такого своего поведения в выполнении порученного задания, которое желательно руководителю. Поэтому организационный процесс связан, с одной стороны, с предотвращением ошибочных или нежелательных действий исполнителей, а с другой – с уменьшением числа неиспользованных возможностей в результате координации совместного труда исполнителей на основе делегированных им полномочий.

В соответствии с принципом иерархичности для повышения управляемости в процессе достижения целей руководитель вынужден передавать значительную часть работ на нижестоящие уровни – делегировать полномочия. Делегирование представляет особый вид организационной деятельности, при помощи которой руководство перераспределяет среди сотрудников множество задач управления, решение которых приводит к достижению целей предприятия. Особенности делегирования полномочий как вида организационной деятельности выражается в следующем:

а) полномочия делегируются должности, а не индивидууму;

б) полномочия определяют право, ответственность и обязанности относительно использования ограниченных ресурсов предприятия и направления усилий (т. е. организации действий) некоторых ее работников (групп) на решение определенных задач;

в) делегирование полномочий представляет собой акт, который превращает человека, занимающего определенную должность, в руководителя, имеющего право организовывать труд других людей (подчиненных);

г) в отличие от других видов организационной работы, полномочия определяются на конкретный период один раз и, как правило, закрепляются должностной инструкцией, изложенной в письменном виде.

Полномочия и их делегирование являются следствием и средством разделения труда. Распределение полномочий представляет собой составляющую организационной деятельности.

Полномочия всегда связаны с функциональной областью и уровнем деятельности менеджера. Функциональная область деятельности предусматривает наличие ресурсов, включая людей, необходимых и достаточных для осуществления целенаправленных процессов. Следовательно, полномочия связаны с использованием выделенных ресурсов и направлением усилий подчиненных на выполнение их обязанностей. Полномочия делегируются должности, а не менеджеру, который занимает ее в данный момент. Особенностью делегирования полномочия является то, что передаче подлежат только обязанности и права, ответственность не делегируется. Руководитель продолжает нести ответственность за свои полномочия, несмотря на сам факт их делегирования подчиненным.

Предполагается, что получив определенные полномочия, человек берет на себя ответственность за их выполнение. Обязанность – это совокупность специализированных работ, которые менеджер, занимающий определенную должность, должен выполнять в процессе достижения конкретной цели. Обязанности закрепляются за определенной должностью. Следовательно, каждая должность имеет свои обязанности. Права – это возможности менеджера, занимающего определенную должность, использования ресурсов в процессе выполнения своих обязанностей. Ответственность принадлежит только конкретной личности. Ответственность возникает как результат неисполнения обязанностей.

Распределение полномочий связано с термином «структуризация» задач управления, которая дает основания для создания должностей в структуре аппарата управления. Должность определяет статус менеджера (работника) в иерархии управления. Распределение полномочий представляет собой группирование обязанностей, ответственности и прав, выделение на их основе должности, которую будет занимать специалист, обладающий соответствующими знаниями и умениями. Процесс делегирования приводит к вертикальной структуризации полномочий.

Структуризация полномочий может осуществляться в соответствии с неким набором классификационных признаков, например, функциональным; продуктовым; потребительским; региональным. Структуризация полномочий в соответствии с указанными признаками осуществляется в рамках организационной структуры управления и называется департаментализацией. Департаментализация означает структуризацию задач управления (не полномочий) в пределах определенной функциональной области деятельности организации и выделение специализированных департаментов, т. е. служб, отделов групп.

Координация. Процесс координации также представляет составляющую организационной деятельности. Координация – это процесс организации совместной деятельности людей, занимающих разные должности. Необходимость координации определяется тем, что значительная часть работ в организации имеет комплексный характер и выполняется совместной деятельностью группы, в том числе, менеджеров. Координационная деятельность необходима также при выполнении процессов, в которых принимают участие группы менеджеров, принадлежащих к разным функциональным областям деятельности. Сложности процесса организации совместного труда работников проявляется в том, что:

а) у каждого работника есть собственные потребности, и мотивировать их труд будут разные факторы;

б) со временем потребности работников меняются, поэтому нельзя рассчитывать, что мотивация, которая оказала действие один раз, будет эффективно работать все время.

Менеджеры, занятые организацией труда других людей, должны обеспечивать возможности для удовлетворения потребностей работников, действующих в группах. Как? Рассмотрим некоторые принципиальные моменты.

1. Принцип социально-трудового приспособления. Согласно модели Лаймана Портера - Эдварда Лоулера⁵, результаты, достигнутые работником, зависят от трех переменных: затраченных усилий, способностей и характерных особенностей человека, а также от осознания им своей роли в процессе труда. В свою очередь, эти переменные будут проявляться в зависимости от степени приспособления выполняемой работы к личным интересам работника. Активные потребности движут им в ходе трудового процесса. Степень организации труда работника в группе будет определяться тем, насколько он сумеет приспособиться и одновременно активно изменить среду в своих интересах. Именно принцип социально-трудового приспособления является наиболее характерным в организации коллективного трудового процесса. При этом приспособление человека к ситуации не возникает само собой и сразу.

Менеджер, организовывая выполнение какого-то решения, подбирает подходящих людей и распределяет среди них обязанности. Исполнители, получая задание, не сразу устанавливают соответствие порученной работы личным интересам. Они в этот момент испытывают сильный эмоциональный стресс⁶. Попав в группу, человек, чаще всего, меняет индивидуальные первоначальные потребности, приспосабливая свои интересы к интересам группы. И группа в целом влияет на поведение отдельной личности, отсюда следует, что проще организовывать работу в постоянно действующей группе, где проявляется свойство сплоченности. В таких группах активное изменение среды и социально-деятельное приспособление происходит не в интересах индивидуальных потребностей, а групповых.

2. Принцип результативного действия, принцип предусматривает необходимость выработки критериев оценки качества индивидуального труда в коллективных процессах. Работа человека не только организовывается, но и контролируется. Поэтому менеджер, определяя задание каждому исполнителю в группе с целью осуществления действенного контроля над их выполнением и обеспечения успешной деятельности, должен установить критерии удовлетворительной работы.

С одной стороны, в качестве таких критериев могут быть стандарты, определяемые на стадии планирования, с другой стороны, менеджер должен установить собственные критерии в отношении требований, предъявляемых ко всем членам группы. Исходя из того, что поведение каждого члена группы индивидуально, менеджеру нужно уточнять требования к результатам действия каждого работника. Результативного действия от каждого исполнителя в группе можно ожидать только тогда, когда менеджер выдает задание исполнителю индивидуально, а не ограничивается доведением общего задания до сведения группы в целом, а также устанавливает показатели удовлетворительной оценки работы отдельного индивидуума.

3. Принцип системной деятельности. Этот принцип проявляет себя в специфической форме полезного дополнительного результата, получаемого за счет организационной кооперации усилий исполнителей и ресурсов, которыми они наделяются для выполнения порученной работы. Дополнительный (синергический) полезный результат получается вследствие соблюдения менеджером, ответственным за организацию коллективных действий, требований первых двух принципов (приспособления, результативного действия), четкого осознания конечного результата и видения пути его достижения. Организованные коллективные действия, обеспечивающие полезный дополнительный результат, выражаются:

а) в ясной формулировке и определении функционально связанных действий исполнителей;

б) в установлении причинных отношений в этой деятельности.

Чтобы добиться этого результата, необходимо надлежащим образом синхронизировать совместные действия, т. е, чтобы подбор исполнителей был правильным, цели и средства были согласованы, исполнители ясно представляли смысл своих действий и конечный результат совместных действий.

4. Принцип взаимоотношения полномочий определяет правила делегирования полномочий. Принцип взаимоотношения полномочий связывает отношения вышестоящих руководителей с руководителями низшего уровня в части передачи им определенных задач управления для самостоятельного решения. Так как ответственность не делегируется, то руководитель, делегировавший свои полномочия, имеет право контроля над правильным использованием полномочий руководителем, которому они делегированы.

5. Принцип экономичности действий определяет правила эффективного (экономического) использования рабочего времени менеджера. Фактор времени – это ресурс, который подлежит эффективному использованию. Чем менее эффективно мы его используем, тем дороже он нам обходится. Менеджер должен ясно и четко себе представлять и помнить, что организация его личного труда тесным образом связана с организацией многих процессов управления в подчиненном ему коллективе и существенно влияет на конечные результаты. Организация труда менеджера должна удовлетворять требования экономичности, в соответствии с которыми возложенные на него обязанности должны выполняться с минимальными затратами времени и наиболее рациональными способами.