Эдельвейс

АСУ «Эдельвейс» – система управления отелем, которая позволяет:

автоматизировать все функции фронт-офиса - бронирование, работа с гостями, оформление документов

формировать отчетность - бухгалтерскую и управленческую

консолидировать информацию и предоставлять данные из смежных систем.

Открытость системы и большое количество готовых интерфейсов делают АСУ «Эдельвейс» идеальной базой для комплексной автоматизации гостиницы.

Основная задача АСУ "Эдельвейс" - автоматизация служб бронирования и размещения (Портье) , коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем "Эдельвейс" является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:

• бухгалтерская система гостиницы;

• АСУ ресторана ;

• телефонная станция (через тарификатор переговоров);

• система контроля доступа (электронные замки);

• система удаленного бронирования и др.

Функциональность системы "Эдельвейс":

Служба Портье:

• Полнофункциональный план номеров

• Резервирование по категориям номеров и мест

• Ранний заезд, поздний выезд, почасовая оплата

• Гибкая система тарифов/скидок, тарифы по дням недели, использование разных валют

• Предоставление различных видов услуг

• Сводные данные о номерном фонде и загрузке на любой период

Группы:

• Быстрое создание и поселение группового бронирования

• Корректное разделение оплаты гость-фирма

• Опоздания, досрочные выезды, отделение и присоединение к группе

Счета:

• Наличная и безналичная оплата, кредитные карты, зачет по договору

• Формирование единого счета за проживание, питание, услуги и т.д.

• Оперативные поиск и печать счета гостя

• Контроль оплаты услуг, в т.ч. автоматический

• Стандартные и индивидуальные отчетные формы

• POS-терминалы Аккорд, фискальные регистраторы Спарк 617Ф, Меркурий 114-1Ф, Штрих ФР-Ф, Mstar-Ф

Отчеты:

• Статистические

• За смену

• Ночной аудит

• Специальные

• Многоязыковая поддержка

Горничные:

• 3-уровневый статус номера

• Автоматическое изменение статуса с телефона в номере

Блокировка комнат, лист уборок

Архив:

• Хранение информации о гостях/фирмах/турагентствах

• Статистика незаездов, отказов, черный список

• Статистика по обороту по гостям/фирмам/агентствам

• Маркетинговая информация

Журналы:

• Полный контроль над действиями персонала, работающего в системе

• Фиксация событий

• Фиксация предоставления услуг и проведения оплаты

9.2 Автоматизированные системы управления рестораном

Автоматизированная система управления рестораном – это совокупность взаимосвязанных программных средств, обеспечивающих автоматизацию всех функций по управлению рестораном.

Автоматизация ресторана нужна для решения конкретных задач, а ее целью является быстрое предоставление информации для анализа состояния ресурсов компании и для принятия своевременных управленческих решений.

Ключевые слова здесь – «быстрое» и «своевременных». Ведь в конечном итоге, чем быстрее узнали – тем оперативнее отреагировали. Посмотрели. Увидели, что официант ворует (неприятно, но, к сожалению, не редкость) – поставили на вид или уволили, не дожидаясь, пока он купит себе автомобиль на ваши деньги.

Получили данные о посещениях VIP-клиентов за последний месяц – вовремя поняли с кем нужно работать, чтобы совсем не потерять важную персону. И так во всех разрезах учета:

Посетители;

Персонал;

Товарно-материальные потоки;

Поставщики;

Финансовые показатели.

Современный динамичный рынок ресторанного бизнеса требует соответствующего подхода. Как говорили еще древние римляне – «Periculum in mora», или наши классики – «Промедление смерти подобно».

С точки зрения управления рестораном преимущества АСУ распространяются на следующие направления:

• обеспечение стратегического и тактического уровней управления (на основе функций накопления статистической информации);

• контроль оборота денежных средств и снижение издержек, связанных с хищениями;

• оптимизация технологии обслуживания клиентов на основе анализа спроса на блюда из меню;

• оптимизация процессов закупки продуктов и их хранения;

• контроль качества технологии производства;

• учет рабочего времени официантов;

• уменьшение объема ручного труда.

Рассмотрим некоторые системы автоматизации правления ресторанов, например:

Сегодня с системой автоматизации ресторанов R-Keeper работают более 10 000 пользователей. Ее интерфейс и функциональность хорошо знакомы многим из тех, кто трудится в ресторанном бизнесе на всех его уровнях, - официантам, кассирам, бухгалтерам, менеджерам и управленцам. По сути, R-Keeper уже стал стандартом для российских предприятий общественного питания, и вновь открывающиеся заведения не экспериментируют с новыми системами, чтобы воспользоваться опытом, накопленным другими рестораторами, и не переучивать персонал.

Но управляющие ресторанами и кафе выбирают R-Keeper не только в силу привычки и из соображений "хочу как у них". С начала 90-х годов, когда были созданы и внедрены первые версии программы, компания UCS, разработчик системы, во всем прислушивается к непосредственным пользователям R-Keeper. Программа дополняется функциями и изменяется так, как требуют владельцы предприятий.

Когда речь заходит об автоматизации заведения, правильнее говорить не о программе, а о системе или программно-аппаратном комплексе. Владельцам заведений проще и выгодней покупать не софт, а собранный с учетом его потребностей комплект программного обеспечения и оборудования - компьютерного "железа" и специальной торговой техники. Они устанавливаются и налаживаются в один прием, так что предприятие автоматизируется "под ключ". После внедрения его можно открывать и работать в полную силу.

Консультации по подбору нужного обеспечения и оборудования проводятся нашими специалистами в начале проекта. Составляется определенная конфигурация, а затем мы поставляем все необходимое и в дальнейшем обслуживаем и ремонтируем технику.

Одной из самых привлекательных черт R-Keeper для владельца ресторана или кафе является легкость его внедрения и модифицирования.

Программная часть системы R-Keeper глазами пользователей - это несколько отдельных программ, предназначенных для главных действующих лиц типичного предприятия общепита. Модули "Официант", "Бармен", "Кассир" и "Менеджер" рассчитаны на определенные полномочия и предполагают выполнение регламентированных операций: формирование заказа, ввод меню, внесение денег в кассу, просмотр отчетности и др. Регистрация и "опознавание" сотрудника происходит в системе с помощью персональных магнитных карт.

На терминал официанта (или КПК, заменяющий бумажный блокнот) устанавливается модуль "Официант". Он позволяет сформировать заказ и отправить его на кухню, распечатать для клиента предварительный счет, отменить блюда и напитки (если менеджер даст ему полномочия на это действие), сделать дополнительный заказ и т. д. Последовательность действий официанта заложена в систему таким образом, чтобы предотвратить махинации со счетом, столиками и отказами от блюд. Официант имеет право открыть стол только на свое имя, что исключает возможность возникновения случайных ошибок.

Кассир регистрирует барменов и официантов в начале рабочего дня и оплачивает их счета. Он получает от официанта деньги, которые вручает ему клиент, и пробивает фискальный чек. Кассир выбирает способ оплаты заказа (наличные, кредитные карты или другой платеж) или комбинирует в одном платеже несколько типов сразу.

Пока чек не будет пробит, заказ будет "висеть" в системе, и рабочий день закрыть нельзя. В момент завершения операции со складов автоматически списывается то количество продуктов, которое израсходовано на изготовление блюд согласно калькуляционным картам.

Бармен, обслуживающий людей у стойки, совмещает функции официанта и кассира. Он работает с терминалом заказа и кассовым ящиком и имеет право закрывать счет. От кассира бармен отличается тем, что может работать только со своими счетами - полная их таблица бармену недоступна.

В зависимости от уровня полномочий, менеджеров может быть несколько: менеджер зала, менеджер офиса и администратор. Они используют одинаковый модуль, но имеют доступ к разному количеству функций. Самые широкие возможности у администратора, роль которого обычно выполняет владелец или управляющий ресторана. Он контролирует всю работу ресторана, может менять любые параметры системы и передавать часть своей ответственности "младшим" менеджерам.

В их обязанности входит заполнение и изменение всех рабочих словарей ресторана (меню, списка персонала и др.), выполнение отказов, закрытие кассового дня и снятие отчетов.

48