Пример 6

Рассмотрим пример подведения промежуточных итогов в списке Виртуальное Государство. Подведите промежуточные итоги по полям Сумма МЛ и Сумма ИНФ, определив общую сумму полученных условных единиц по каждой группе студентов (см. рис. 9). Для этого:

1. Отсортируйте список по полю Группа и внутри каждой группы по полю ФИО, используя тип сортировки По возрастанию.

2. Выполните команду Итоги меню Данные. В диалоге команды:

• в области При каждом изменении в: выберите из списка имя поля – Группа;

• в области Операция: выберите имя функции – Сумма;

• в области Добавить итоги по: установите флажки напротив имен полей Сумма МЛ и Сумма ИНФ.

3. Нажмите кнопку ОК.

Создание сводной таблицы

Сводные таблицы являются одним из наиболее мощных средств MS Excel по анализу табличных баз данных. Сводные таблицы предоставляют возможность группировки однотипных данных и подведения итогов. На основе сводных таблиц строятся диаграммы, которые динамически перестраиваются вместе с изменением сводной таблицы. При подведении итогов в сводной таблице используются те же функции, что и при создании промежуточных итогов (см. табл. 1).

Сводные таблицы создаются с помощью Мастера сводных таблиц, который запускается по команде Сводная таблица меню Данные.

Порядок действий при построении сводной таблицы.

1. Выделите любую ячейку списка.

2. Выберите команду Данные │ Сводная таблица. На экране отобразится диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 1 из 3.

3. В окне первого шага мастера под заголовком Создать таблицу на основе данных, находящихся надо указать источник данных для создания сводной таблицы. Возможны четыре источника данных, которые выбираются при помощи одного из переключателей (см. табл. 2).

Таблица 2

Выбор источника данных

Переключатель	Источник данных
в списке или базе данных Microsoft Excel	Список, расположенный на рабочем листе MS Excel
во внешнем источнике данных	Файлы и таблицы, созданные другими программами
в нескольких диапазонах консолидации	Несколько списков с одинаковыми категориями данных
в другой сводной таблице или диаграмме	Другая существующая в активной рабочей книге сводная таблица

4. Нажмите кнопку Далее для перехода на второй шаг Мастера.

5. В окне второго шага Мастера область Диапазон заполняется автоматически (проверьте, правильно ли был определен диапазон для построения сводной таблицы). Если источник данных находится в другой рабочей книге, то необходимо воспользоваться кнопкой Обзор. Нажмите кнопку Далее для перехода на третий шаг Мастера.

6. В окне третьего шага Мастера выберите один из переключателей:

• новый лист – сводная таблица будет размещена на новом рабочем листе, который программа добавит к существующим листам автоматически;

• существующий лист – после выбора данного переключателя необходимо ввести адрес левой верхней ячейки диапазона, в который будет помещена сводная таблица.

7. После выбора переключателя нажмите кнопку Макет для перехода в окно конструирования сводной таблицы.

8. В окне Мастер сводных таблиц и диаграмм – макет выполните следующие действия:

• из группы кнопок полей, расположенной справа, перетащите нужные поля в области макета Строка и Столбец;

• поля, содержащие данные, которые требуется обобщить, перетащите в область Данные;

• поля, которые требуется использовать как поля страниц, перетащите в область Страница;

• для изменения расположения полей перетащите их из одной области в другую;

• чтобы удалить поле, перетащите его за пределы макета.

9. Получив нужный макет, нажмите кнопку OK, а затем кнопку Готово.

Примечание. Если поле помещено в область Строка, то его значения используются в качестве заголовков строк сводной таблицы. Если поле помещено в область Столбец, то его значения используются в качестве заголовков столбцов сводной таблицы. Если поле помещено в область Страница, то вся сводная таблица будет меняться в зависимости от значения этого поля, выбранного из списка в области Страница. Числовое поле, помещенное в область Данные, автоматически обрабатываются функцией Сумма, текстовое поле обрабатываются функцией Количество. Чтобы назначить другую итоговую функцию, выполните двойной щелчок на поле в области Данные. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы в списке Операция выберите нужную функцию.