Определение коммуникации и ее средства

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации:

1) несловесные персональные: эти коммуникации очень важны в деловом общение, т. к. именно по выражению лица человека, по его мимике и жестам можно сказать о чем на самом деле думает человек, что он хочет сделать. В некоторых организациях, организованы специальные курсы. На этих курсах людей обучали тому, как нужно правильно двигаться, правильно смотреть. Объясняли, какой взгляд что означает. Взгляд человека очень о многом может сказать, это очень важно в деловых переговорах;

2) словесные устные: грамотная и хорошо построенная речь, речь в которой приводятся доказательства своей точки зрения также очень важна в деловых переговорах. Существуют всевозможные психологические словесные приемы, с помощью которых можно воздействовать на людей. Некоторые организации заключают договоры с трейнинговой компанией. В связи с этим договором, трейнинговая компания проводит курс лекций, на которых обучает сотрудников навыкам делового общения. Это являлось необходимым, т.к. сотрудникам данной компании каждый день приходится общаться с поставщиками, клиентами и, наконец, друг с другом;

3) письменные персональные: такой вид коммуникаций позволяет руководителю всей компании и руководителю отдела издавать формальные приказы, с помощью которых можно влиять на подчиненных. Например, в при введение каких-либо новых правил или норм работы, начальник издает письменный приказ. Этот приказ может касаться как одного сотрудника, так и всего отдела;

4) письменные, групповые внутри организации и за ее пределами: т.к. распоряжения, которые отдает генеральный директор по отношению к акционерам компании можно отнести к письменным групповым внутри организации и за ее пределами. На современный подход к коммуникациям в большой степени повлияло развитие кибернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи является важным этапом коммуникации и принятия решения.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи.

Специалисты по коммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Н. Винер назвал эту проблему энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п. В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки.