8.2. Деятельность референта

Круг задач секретаря-референта охватывает следующие сферы выставочного общения между экспонентом и клиентурой:

а) стенография выступлений (с помощью звукозаписывающей техники или конспективно, посредством авторучки);

б) подготовка и сортировка речей экспонента;

в) внесение импровизационной правки в речи экспонента, составление новых высказываний в зависимости от развития ситуации на выставке;

г) фиксирование замечаний, пожеланий, прочих высказываний посетителей, гостей и организаторов выставки;

д) фиксирование замечаний, пожеланий, прочих высказываний руководства и сотрудников стенда, чтобы улучшить работу экспозиции и/или оптимизировать послевыставочный процесс;

е) подготовка и сортировка иной документации, в том числе юридической (тексты предварительных договоров), технической (инструкции), деловой (коммерческие предложения), рекламной (буклеты и т. д.);

ж) прием от посетителей визиток, иных опознавательных знаков и документов, хранение полученного и предъявление его руководству по первому требованию;

з) раздача визиток, фиксирование контактной информации, суфлирование руководства и стендистов, иное участие в переговорном процессе;

и) обеспечение сохранности всех наличествующих документов, их сортировка по клиентам и заказам, доставка в офис компании ответственному лицу для последующей работы.

8.3. Технический персонал

Обязанности технического персонала кратко перечислялись выше: это демонстрация техники в рабочем состоянии, контроль за исправностью функционирования оборудования на стенде и экспонатов, диагностика и ремонт возможных неисправностей, техническое консультирование клиентов. Наибольший объем работ ложится на технический персонал в подготовительный период, когда сотрудники данной категории принимают активное участие в застройке стенда, монтаже рекламных и прочих конструкций, пуско-наладке демонстрационных образцов, проверке исправности электросетей питания и телекоммуникационных сетей. Детально задания для техников и инженеров оговариваются во временной должностной инструкции, выписываемой на период выставки и формулируемой в соответствии с трудовым договором между данным сотрудником и организацией-экспонентом.

Исчисление оплаты труда технического персонала производится на основании акта выполненных работ (также называется приемо-сдаточным актом), примерный текст которого помещен ниже.

Акт приемки-сдачи выполненных работ

Во исполнение трудового соглашения (контракта),⁵⁵ заключенного [дата], Работник сдает, а Работодатель в лице [должность, Ф.И.О.] принимает следующие работы (услуги, продукцию): […].

1. Качество работы (продукции, услуг) проверено полномочным представителем Работодателя в присутствии Работника и соответствует требованиям [договора, технических условий, стандарта].

2. Согласно представленным [наименование финансовых документов, их реквизиты] расходы Работника на […] составляют […] рублей, которые Работодатель обязуется оплатить.

3. Выполненные Работником работы оформлены надлежащим образом и приняты полностью (комплектно).

4. За выполненную работу Работодатель устанавливает надбавку (скидку) в размере […] рублей за […] по сравнению с суммой, установленной в договоре подряда.

5. Работодатель оплачивает выполненные Работником работы с учетом надбавки (скидки) в размере […] рублей ([сумма прописью]).

Сдал: [подпись работника]

Принял: [подпись ответственного за приемку лица] УТВЕРЖДАЮ: [подпись руководителя]