Проектування бази даних
Створення бази даних - досить складний процес, тому не варто відразу після включення комп'ютера і запуску Microsoft Access починати її побудову. Спочатку потрібно скласти схему бази даних на папері.
Визначення мети створення бази даних
Насамперед спробуйте відповісти на запитання, для чого призначена створювана база даних, які її функції і яку інформацію вона має містити. Подумайте також, чому потрібна саме база даних і чому вас не влаштовує, наприклад, електронна таблиця або таблиця, набрана у текстовому процесорі.
До бази даних звертаються, коли доводиться описувати складні об'єкти з багатьма властивостями-атрибутами, коли поставлене завдання автоматизації введення даних і виводу інформації, яка вас цікавить, коли необхідно забезпечити процес введення і відновлення даних, тобто забезпечити цілісність інформації.
Наприклад, ви створюєте базу даних щодо музичних груп і хочете, щоб у ній містилися такі дані:
про твори, що виконуються групою;
про випущені альбоми;
про солістів групи, їхні біографії, інструменти тощо;
про історію групи, її досягнення, успішні концерти.
Припустимо, що створювана база даних потрібна для отримання такої інформації:
які нові пісні були виконані цією групою в поточному році;
якій групі належить більше альбомів;
які групи виконують пісні даного автора;
яка фірма випустила найбільший тираж альбому даної групи.
Можливі також багато інших запитань, відповіді на які ви зможете отримати з даних, вміщених у базі.
Визначення таблиць, що входять до бази даних
На наступному етапі створення бази даних необхідно визначити основні теми таблиць, а також їхню структуру. Для бази даних про музичні групи ви можете скласти таблиці «Групи», «Альбоми», «Солісти» тощо.
Надалі розглядатимемо створення бази даних для туристичної фірми, що розповсюджує путівки. У таблиці «Путівки» зберігатимуться відомості про запропоновані путівки, у таблиці «Замовлення» - відомості про замовлення путівок, а в таблиці «Клієнти» - дані про постійних клієнтів фірми.
Задання структури таблиць
Для створення ефективної бази даних важливо правильно визначити структуру таблиць, тобто склад полів. На цьому етапі слід пам'ятати:
Інформація в таблицях не повинна дублюватися. Якщо зазначені відомості зберігатимуться в одному полі однієї таблиці, то і змінювати їх у разі потреби доведеться лише в одному місці.
Бажано, щоб кожна таблиця містила інформацію лише на одну тему. Тоді при видаленні інформації по одному параметру не вплине на інформацію по другому фактору.
Не рекомендується включати до таблиці дані, що утворюються внаслідок обчислень.
Інформацію про об'єкт бажано розбивати на мінімальні одиниці. Наприклад, поштові реквізити клієнта краще зазначити в окремих полях: «Індекс», «Місто» й «Адреса».
Задання структури таблиць у СУБД Access ви вивчатимете на конкретних прикладах. Задання ключа і визначення зв'язків між таблицями
Для того щоб пов'язати дані різних таблиць, у кожній таблиці має бути ключове поле. Значення цього поля дозволить однозначно обрати потрібний запис у таблиці, а також коректно встановити зв'язки між таблицями. Але ключове поле можна не задавати, наприклад, коли база даних дуже проста.
Введення даних і аналіз бази даних
Після задання структури таблиць і встановлення зв'язків між ними слід зробити кілька записів у таблиці. На прикладі цих записів ви зможете побачити, наскільки правильно створено базу даних і чи відповідає вона поставленим вимогам. Потім можете приступати до введення даних, що залишилися у таблиці.
База даних створюється для того, щоб працювати з поміщеною у ній інформацією. Про прийоми роботи з базами даних йтиметься в далі.