5. Комп’ютерні бухгалтерські системи.
В умовах КСБО методологія обліку змінюється в різних напрямах: змінюється система бухгалтерського обліку, перебудовується методологія обліку, змінюється обліковий процес, підвищується рівень управління, відбувається якісна та кількісна зміна облікового апарату та його функцій.
Найважливіші відмінності організації бухгалтерського обліку за допомогою комп'ютерної техніки надано у вигляді таблиці (табл. 5.1).
Розглянемо види комп’ютерних бухгалтерських програм.
Програми для ведення домашньої бухгалтерії. Персональний комп'ютер можна використовувати для обліку власних доходів і витрат, планування сімейного бюджету {включно з довгостроковими вкладеннями), складання податкових декларацій. Всі ці питання поступово стають актуальними для значної частини населення.
Міні-бухгалтерія. До цього класу належать програми, які використовуються одним або кількома працівниками в бухгалтеріях невеликих підприємств. Такі програми не мають чіткої спеціалізації за ділянками обліку. Вони реалізують функції ведення синтетичного і сумового аналітичного обліку, дозволяють вводити господарські операції та обробляти їх (сортувати, здійснювати пошук необхідної інформації тощо), формувати невеликий набір первинних документів та звітних форм.
Універсальні бухгалтерські системи (міні-бухгалтерія). До цього класу належать програмні продукти, орієнтовані на бухгалтерії малих та середніх підприємств, які в спрощеному варіанті забезпечують ведення всіх ділянок обліку. Такі системи поєднують облікові функції, в тому числі й функції кількісного обліку в межах однієї програми і, як правило, розраховані для роботи на одному комп'ютері. Винятком є розрахунок заробітної плати, який виконується окремо. Деякі програми цього класу призначені для роботи на кількох комп'ютерах в локальній мережі.
Таблиця 5.1
Основні відмінності організації обліку при комп'ютеризованому та безкомп'ютерному способах обробки облікової інформації
Локальні автоматизовані робочі місця (АРМ). Такі програми призначені для виконання окремих облікових завдань (обліку праці і заробітної плати, основних засобів, товарно-матеріальних цінностей тощо), вони охоплюють окремі ділянки бухгалтерії І, як правило, не пов'язані між собою. АРМ мають високий рівень спеціалізації і тому можуть ефективно комп'ютеризувати окремі частини бухгалтерії без виходу на зведену звітність.
Комплекси пов'язаних АРМ - програмні продукти, орієнтовані на використання в бухгалтеріях з кількістю працівників більше восьми при чіткому розподілі функцій між ними, які складаються із набору АРМ, кожне з яких реалізує функції окремих ділянок обліку- Кожна така програма розрахована на специфіку облікових робіт і орієнтована на персонал з невисокою бухгалтерською і комп'ютерною кваліфікацією. Як правило, комплекси АРМ підтримують розгорнутий аналітичний облік, мають глибоку спеціалізацію і встановлені на окремих комп'ютерах. Комплекс містить засоби об'єднання даних з різних АРМ, які необхідні для отримання синтетичних вихідних звітних форм. Поєднання даних здійснюється за допомогою спеціалізованого центрального модуля - Головної книги. При об'єднанні даних обмін інформацією може здійснюватись як за допомогою дискет, так і в локальній мережі.
Рис. 5.1. Інформаційні зв'язки комплексу АРМ
Кожне автоматизоване робоче місце повноцінно реалізує функції конкретної ділянки обліку, мас розвинуту систему налагодження на чинне законодавство.
Управлінські системи. До цього класу належать функціонально повні
системи організаційного управління з елементами бухгалтерського обліку.
планування, діловодства, а також модулями прийняття рішень і деякими
іншими. Бухгалтерська складова програми в даному випадку не є головною.
Більш важливим є взаємозв'язок всіх складових системи, можливість
ефективного управління підприємством, допомога у вирішенні головно]
задачі бізнесу - отриманні прибутку.
Фінасово-аналітичиі системі- клас програм фінансового аналізу на
основі бухгалтерських даних, за допомогою яких комп'ютеризують задачі
зовнішнього і внутрішнього аудиту.
Правові бази даних — клас програм, до яких належать упорядковані довідникові системи, що містять підібрані в тематичному або хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, бухгалтерського обліку тощо. Ці системи дозволяють швидко знаходити потрібні документи, оперативно відстежувати зміни та доповнення до них, але вони мають лише непряме відношення до бухгалтерських програм. Хоча ця категорія програмного забезпечення була створена, перш за все, як допомога юристам, значна ЇЇ частина орієнтована на таких користувачів як бухгалтери, фінансисти, економісти.
Вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку для середніх за розмірами підприємств на один-два порядки вища за вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку для малих за розмірами підприємств і, в свою чергу, на один-два порядки нижча для великих підприємств). Якщо мале підприємство придбає програму призначену для середніх (великих) підприємств, воно, хоча й зазнало невиправданих фінансових витрат, але все ж може організувати комп'ютеризований бухгалтерський облік. Середнє або велике підприємство не зможе комп'ютеризувати свій бухгалтерський облік за допомогою програмного забезпечення, призначеного для малих за розмірами підприємств.
При визначенні великого підприємства для бухгалтерії ключовими, є два параметри: денний потік документів і чисельність облікового персоналу, говорячи про яку. потрібно мати на увазі, що вони працюють одночасно і повний робочий день. Наприклад:
мале підприємство обробляє менше 100 рахунків-фактур щодня, силами 2-5 бухгалтерів;
велике підприємство обробляє більше 500 рахунків-фактур щодня. при чому бухгалтерів більше ЗО осіб.
Між цими полюсами знаходяться середні підприємства. Однак можуть виникати обставини, що коригують цю класифікацію. Якщо бізнес технічно складний, то підприємство може перейти у вишу категорію (наприклад, якщо підприємство має мережу філій або працює в умовах жорсткої конкуренції і змушене застосовувати складні схеми роботи або має великий асортимент товарів).
Слід також чітко розуміти, що програми різних класів призначені для підприємств різного розміру (рис. 5.2.).
Рис. 5.2. Класифікація функціональних пакетів бухгалтерського обліку відповідно до розміру підприємств
Великі підприємства характеризуються великим штатом працівників бухгалтерії І планово-фінансових служб, вузькою спеціалізацією кожного працівника на своїй ділянці, різноманітним потоком первинних і звітних документів і чітко відпрацьованою технологією їх обробки. В плані обслуговування виробництва бухгалтерії великих і середніх підприємств за специфікою задач документообігу пов'язані з іншими відділами підприємства - як економічними, так і технічними (відділом праці і заробітної плати, відділом нормування тощо). В сфері автоматизації бухгалтерського обліку такі підприємства часто вже забезпечені різного роду комп'ютерною технікою, використання якої для вирішення облікових і планово-фінансових задач є іноді незадовільним. Б межах галузевої і структурної підпорядкованості такі підприємства "де факто" зберігають складений галузевий та регіональний стандарти надання кошторисної, планово-фінансової і бухгалтерської звітної інформації. Джерелами фінансування ці підприємства часто кошти мають державного бюджету, стороннє цільове фінансування, власні кошти, що обліковують, в основному, окремо за різними планами рахунків. Як правило, великі і середні за розмірами підприємства мають територіально відокремлені центри обліку витрат, віддалене складське господарство, а інколи і мережу магазинів.
Специфіка бухгалтерського обліку великого підприємства висуває цілий комплекс вимог до комп'ютерної системи бухгалтерського обліку, що випливають з особливостей методології і організації обліку (рис. 3.19).
Вимоги до КСБО великого підприємства.
Облік витрат за вилами витрат, видами діяльності (продукції) та центрами відповідальності
Автоматичне створення форм первинних документів при визначені нових об'єктів аналітичного обліку
Інтеграція в єдину систему документообігу підприємства, що охоплює і планову, облікову, фінансову, технологічну і юридичну служби Поєднання нових програмних комплексів з вже працюючими на підприємстві шляхом включення вже існуючої інформації до єдиної бази_даних
Адаптація до галузевих і регіональних стандартів складання та подання бухгалтерської звітності
Бухгалтерська інформаційна система великого підприємства повинна забезпечувати:
автоматизоване рішення всього комплексу задач бухгалтерського обліку, планування, аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства, а також внутрішнього аудиту;
одержання оперативної інформації, шо постійно змінюється, про поточний стан справ на підприємстві. Такий режим важливий, наприклад, для великих промислових підприємств, які намагаються більш ефективно використовувати свої ресурси; для великих торговельних будинків, які можуть бути збитковими у випадку, якщо інформація про рух і наявність товарів та інших засобів не оновлюється протягом короткого періоду часу, а також для інших підприємств, де відбувається постійний рух великих обсягів засобів. Основний акцент при цьому повинен бути зроблений на одержання оперативних аналітичних звітів і відомостей по використанню вкладених фінансових ресурсів;
можливість консолідованого управління і одержання консолідованих фінансових звітів. Великі підприємства можуть мати філії або склади віддалені один від одного. Крім того, фінанси такого підприємства можуть належати групі власників. Тому актуальною є наявність в такій системі віддалених робочих місць з можливістю здійснювати обмін даними для оперативного управління із центру.
На відміну від великих підприємств, на малих підприємствах основну увагу приділяють веденню не управлінського, а фінансового обліку, який за трудомісткістю і значенням займає чільне місце. При створенні бухгалтерських інформаційних систем на невеликих підприємствах використання комп'ютерів дозволяє автоматизувати всі процедури з обробки інформації на робочому місці бухгалтера.
Існують декілька підходів до автоматизації бухгалтерського обліку при створенні таких бухгалтерських інформаційних систем. Це пов'язано з тим, що невеликі підприємства з простою структурою не вимагають ведення управлінського обліку як окремої підсистеми бухгалтерського обліку.
При першому підході створюється система, яка автоматизує тільки фінансовий облік. Таку бухгалтерську інформаційну систему відносять до класу міні-бухгалтерій. Як правило, бухгалтерський облік в цій системі ведеться однією людиною - бухгалтером.
При другому підході крім фінансового обліку частково автоматизується управлінський облік. В цьому випадку бухгалтерський облік ведуть або на одному робочому місці шляхом розмежування доступу, або на двох робочих місцях два працівники (бухгалтер і його помічник).
Різні групи користувачів формують свої вимоги до програм. І чим більшій кількості цих вимог програма відповідає, тим на більш високому
рівні вона знаходиться.