Поглиначі часу
Хронофаги, або поглиначі часу – це одне з понять тайм-менеджменту. Про нього пише Андре Моруа в «Листах незнайомці»: «хронофаги – це найчастіше людина, у якої немає справжньої справи і яка не знаючи як вбити свій час, вирішує заповнити своє дозвілля, пожираючи ваше. Нахабство цієї тварюки неймовірна ... Не сподівайтеся задобрити хронофага, кинувши йому частку вашого часу. Він ненаситний ... Звідси мораль: тримайтеся з хронофагами твердо і нещадно винищували їх.
Хронофаги (від др.-греч. Χρόνος – час і φᾰγω – пожираю; також поглиначі часу, пожирачі часу) – один з термінів тайм-менеджменту, що позначає будь-які відволікають об'єкти, які заважають і відволікають від основної діяльності (роботи та інших запланованих справ). Головний спосіб боротьби з хронофагами – знайти їх і знешкодити. Класичні хронофаги – це нечітко поставлені цілі, відсутність системи у справах, в документах, на робочому столі і в комп'ютері. Хронофаги можуть бути живими (наприклад, колеги з пустопорожніми балачками, друзі з порожніми дзвінками.) або неживими (комп'ютерні ігри, телевізор).
Найбільш поширені хронофаги:
Нечітка постановка мети.
Відсутність пріоритетів у справах.
Спроба занадто багато зробити за один раз.
Відсутність достатнього уявлення про майбутні завдання і шляхи їх вирішення
Погане планування робочого дня.
Особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл.
Неефективне зберігання документів та іншої інформації.
Недостатній поділ праці, виконання чужої роботи, нездатність сказати «ні».
Відволікаючі від справ телефонні дзвінки, листи і розмови.
Відсутність самодисципліни.
Невміння довести справу до кінця, втрата інтересу до завдання.
Обговорення складних питань без належної підготовки.
Синдром «відкладання».
Бажання знати всі деталі, перш ніж діяти.
Поспіх, нетерпіння.
Справи, які можна вирішити по телефону, переносяться на особисту зустріч.
Одним з основних способів виявлення хронофагів є хронометраж – вивчення витрат часу шляхом фіксації і вимірів тривалості виконуваних дій.
Планування часу за системою Франкліна
Багато людей не вміють грамотно витрачати свій час, використовувати його максимально ефективно, витрачаючи свої сили на другорядні речі, серед яких губляться першочергові. Наука тайм-менеджменту, в основному, і полягає в грамотному розставлені пріоритети між завданнями. Більшість людей веде реактивний спосіб життя: прокидаються вранці, не маючи чіткого плану на день, займаються тим, що прийде в голову або тим, що запропонують інші. У той час, як успішні люди ведуть проактивний спосіб життя: сьогоднішній день запланований вчора або ще раніше. Вони не спокусяться на несподівану пропозицію іншої людини, якщо ще не завершили свої важливі справи.
Багато менеджерів та керівники західних компаній з успіхом використовують систему планування, створення якої приписують Бенджаміну Франкліну. Ті, хто застосовує цю систему на практиці, відзначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи – як за рахунок більш ефективного управління часом, так і за рахунок планування самої роботи. Система Франкліна «спрямована вперед» – вона працює з тим, що повинно бути зроблено. Глобальне завдання дробиться на підзадачі, ті – на ще дрібніші підзадачі. Візуально цю систему можна відобразити у вигляді східчастої піраміди, а процес її застосування – як процес будівництва цієї піраміди:
Піраміда системи управління часом Б. Франкліна
Як на практиці виглядає процес «будівництва піраміди»?
Спочатку укладається масивна основа піраміди, що служить опорою для всіх інших поверхів.
Людина визначає свої життєві цінності (те, чого вона хоче від життя). Для одного це матеріальний достаток і впевненість у завтрашньому дні. Для іншого – благополучна сім'я, любляча дружина і щасливі діти. Для третього – слава і високий соціальний статус. Для четвертого – влада. Для п'ятого – пізнання. Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим в побудові піраміди – якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, людина вибере «пізнання» і «служіння людям», хоча насправді для нього важливі в першу чергу «популярність» і «високий соціальний статус»), то згодом її неминуче спіткає розчарування. Отже, насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це надто багато часу – важливо добре обдумати список. Необхідно переконатися, що вибрані цінності не суперечать одні одним.
Наступний етап – побудова другого поверху піраміди, що спирається на перший. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче досягнути. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найбільш важливі «популярність», «влада» і «високий соціальний статус», він може вирішити, що він хоче стати президентом США. Треба поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що обрана мета дійсно відповідає всім життєвим цінностям зі складеного на попередньому етапі списку.
Третій поверх піраміди спирається на другий. Складається генеральний план – що, за великим рахунком, необхідно, щоб досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, для того, щоб стати президентом США, треба спершу стати губернатором штату або мером одного з великих міст США, треба мати партійну і фінансову підтримку, треба бути відомим публіці оратором, треба мати незаплямовану репутацію, треба бути солідним одруженим чоловіком, треба здобути вищу освіту в престижному навчальному закладі. Так і пишеться план. Поставивши перед собою мету, слід скласти генеральний план досягнення мети.
Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на декілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей і конкретних термінів. Дуже важливо вказати, досягненню якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще більш важливо вказати конкретний термін. Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього потрібно мати вищу освіту, вона може включити до свого п'ятирічного план наступний пункт: «До кінця 20ХХ року закінчити з відзнакою Гарвардський Університет за спеціальністю «соціологія та політологія» - це, по- перше, дасть мені необхідну вищу освіту, і, по-друге, я зможу завести знайомства з важливими для мене людьми. Отже, слід скласти план на найближчі 4-5 років, задавшись питанням: "Що я можу зробити в найближчі роки для досягнення цілей, намічених в генеральному плані?" У плані важливо вказати конкретні цілі і конкретні терміни з точністю до декількох місяців, а також вказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення даної мети.
П'ятий поверх – короткостроковий (на термін від декількох тижнів до декількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина задається питанням: «Що я можу зробити в найближчі тижні або місяці, щоб досягти тієї або цієї мети?» Пункти довгострокового плану розбиваються на конкретніші завдання. Наприклад, якщо в довгостроковому плані є пункт: «Закінчити Гарвардський Університет», то в короткостроковий план увійдуть такі пункти, як «Подати документи в Гарвардський Університет», «Пройти курси з підготовки до іспитів» і т.п. Слід скласти план на термін від 2-3 тижнів до 2-3 місяців і, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до кількох днів.
Нарешті, шостий поверх піраміди – це план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану – малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзадачі. Наприклад, завдання «Подати документи в Гарвардський Університет» розбивається на такі підзадачі, як «З'ясувати, які документи і кому треба подати», «Оформити необхідні документи», «Відіслати документи» і «Переконатися, що документи отримані», кожну з яких можна призначити на якийсь певний день. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання для кожного завдання.