10.3 Печать документов

Чтобы посмотреть, как будет выглядеть документ на бумаге, выберите команду предварительный просмотр меню Файл или воспользуйтесь кнопкой …на панели инструментов Стандартная. Страница документа, которая появится на экране, выглядит точно так же, как она будет напечатана на принтере. Чтобы напечатать документ на принтере, выберите команду Печать... меню Файл или воспользуйтесь кнопкой на панели инструментов Стандартная.

11 Работа с базами данных и списками

11.1 Основные понятия

Excel может работать как с простыми и небольшими по размерам, так и с более ложными и занимающими большой объем дискового пространства списками данных. Последние часто называются базами данных, однако в Excel база данных – это просто список, состоящий из одного или более столбцов.

Изучение списков проводим на основе таблицы, содержащей информацию об основных водохранилищах Украины и показанной на рис. 11.1.

Область таблицы A2:F13 можно рассматривать как список. Столбцы А, В, С, D, Е, F этой таблицы называются полями, а строки 4-13 называются записями. Область А2:F3 содержит имена полей. На структуру списка накладываются следующие ограничения:

Одна или две верхних строки списка должны содержать заголовки, описывающие содержимое расположенного ниже поля (столбца). Информация по полям (столбцам) должна быть однородной, то есть содержать информацию одного рода, включающую только цифры или только текст. Запрещается включать в список пустые строки и столбцы.

Рис. 11.1 – Таблица со списком водохранилищ Украины

Правила создания списков

1. На одном рабочем листе не следует раз­мещать более одного списка, поскольку некото­рые операции, например, фильтрация работают в определенный момент только с одним списком.

2. Проектировать список следует так, что­бы все строки содержали однородные объекты в одном столбце.

3. Необходимо отделять список от других данных рабочего листа хотя бы одним незапол­ненным столбцом или строкой. Это поможет Excel автоматически выделить список при вы­полнении фильтрации или сортировки данных. Чтобы отделить подписи от данных, следует использовать не пустые строки, а границы ячеек.

4. Имена столбцов должны размещаться в первой строке списка. Excel использует эти имена при создании отчетов, поиске и сорти­ровке данных. Шрифт, выравнивание, формат, граница и формат прописных и строчных букв, установленные для заголовков столбцов списка, должны отличаться от формата, который уста­новлен рядам данных.

5. Перед внесением изменений в список следует убедиться в том, что все скрытые стро­ки и столбцы отображены. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть случайно удалены.

6. Дополнительные пропуски в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пропусков рекомендуется исполь­зовать сдвиг текста в середине ячейки.

Основная функция любой базы данных – поиск информации по определенным критериям. С увеличением количества записей поиск определенной информации затрудняется. Excel позволяет упростить этот процесс путем фильтрации данных.

11.2 Фильтрация данных

Фильтрация — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отобра­жаются только строки, которые соответствуют условиям отбора, заданного для столбца.

При фильтрации строки, которые не нужно отображать, временно скрываются.

Строки, которые отобраны при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форма­тировать и выводить на печать, а также созда­вать на их основе диаграммы, не изменяя поря­док строк и не перемещая их. Microsoft Excel предлагает две команды для фильтрации спис­ков: автофильтр и расширенный фильтр.

Команды Фильтр меню Данные позволяют фильтровать (выделять) нужные записи. Фильтрация возможна через автоматический фильтр Автофильтр и через Расширений – ручной.

Автофильтр включает фильтр по выделен­ному для простых условий отбора.

При использовании Автофильтра необходимо переместить курсор в область, содержащую бузу данных. Затем нужно выполнить команду Фильтр, Автофильтр меню Данные. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки можно задавать критерии (условия фильтрации) фильтрации (рис. 11.2, табл.11.1).

Рис.11.2 – Критерии фильтрации списка после выполнения команды Автофильтр

В появившемся подменю пункт Первые 10... позволяет найти заданное число наибольших или наименьших элементов в списке. Пункт Все отключает фильтрацию, а пункт Условие... вызывает диалоговое окно, в котором можно установить параметры фильтрации. Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическим И или ИЛИ (рис. 11.3).

Таблица 11.1

Условие отбора Автофильтра	Порядок выполнения
Отбор наименьшего или наибольшего значения (отбор наибольших или наименьших чисел в процентном соотношении)	В столбце, содержащем числа, нажать на кнопку со стрел­кой и выбрать вариант (Первые 10...) В среднем поле выбрать вариант наибольших или наименьших. В поле слева ввести количество. В поле справа выбрать вариант элементов списка (% от коли­чества элементов)
Отбор строк списка, которые содержат определенный текст, по их началу или концу	В столбце, содержащем числа, нажать на кнопку со стрел­кой и выбрать вариант (Условие...). В поле слева выбрать вариант равно, не равно, содержит или не содержит, начинается с, не начинается с, заканчивается на, не за­канчивается на. В поле справа ввести искомый текст. Чтобы найти текстовые строки, несколько последовательностей определенных знаков, необходимо использовать подстановоч­ные знаки. Чтобы создать дополнительное условие, следует выбрать ва­риант и или или и повторить предыдущий шаг
Отбор пустых ячеек или ячеек со значениями	В столбце, содержащем числа, нажать на кнопку со стрелкой и выбрать вариант (Пустые) или (Непустые)
Отбор чисел, которые больше или меньше, чем указанное значение, равны или не равны ему	В столбце, содержащем числа, нажать на кнопку со стрелкой и выбрать вариант (Условие...). В поле слева выбрать условие больше, меньше, больше или равно или меньше или равно, равно или не равно. В поле справа ввести значение. Чтобы создать дополнительное условие, надо выбрать вариант и или или и повторить предыдущий шаг

Используя команды Копировать и Вставить меню Правка, можно скопировать строки, отобранные с помощью автофильтра, так же, как и любые другие данные рабочего листа.

Команда Расширенный фильтр, в отличие от команды Автофильтр, позволяет:

• Задавать условия, соединенные логическим оператором ИЛИ, для нескольких столбцов. Вы также можете использовать Расширенный фильтр для задания условий, соединенных логическим оператором И, но в этом случая проще дважды использовать команду Автофильтр.

• З адавать три и более условий для конкретного столбца с использованием, по крайней мере, одного логического оператора ИЛИ. Например, можно вывести на экран студентов, чьи фамилии начинаются с букв А, Д или П.

• Задавать вычисляемые условия.

• Извлекать строки из списка и вставлять копии этих строк в другую часть текущего листа. Вы также можете извлечь строки с помощью команды Автофильтр, но при этом копирование и вставку придется выполнить самостоятельно.

При использовании Расширенного фильтра... необходимо в диалоговом меню оп­ределить (указать) три области (рис. 11.4 и 11.1):

• Исходный диапазон — область списка (A2:F13).

• Диапазон условий — область, в которой задаются критерии фильтрации (A15:F17). Диапазон условий можно поместить выше или ниже списка. Если вы предполагаете, что список со временем будет расширяться, то диапазон условий следует разместить выше списка. Диапазон условий должен содержать, по крайней мере, две строки. Вводите один или несколько заголовков столбцов в верхней строке, а условия отбора — во вторую и последующую строки. Заголовки в диапазоне условий должны точно совпадать с заголовками столбцов в списке. В диапазоне условий можно ввести любое количество условий. Excel интерпретирует их в соответствии со следующими правилами:

• условия на одной строке считаются соединенными логическим оператором И;

• условия на разных строках считаются соединенными логическим оператором ИЛИ.

• Поместить результат в диапазон — область, в которой будут появляться воз­можные результаты фильтрации (А19:А24). Чтобы задать этот диапазон, просто щелкните на пустой ячейке в рабочем листе, отметив тем самым левый верхний угол конечного диапазона.

• Флажок Только уникальные записи в окне диалога Расширенный фильтр скрывает теряющиеся строки.

Правила ввода для числовых условий очевидны. Правила для задания текстовых условий представлены ниже:

Единственная буква означает: "Найти все значения, которые начинаются с этой буквы".

Символ > или < означает: "Найти все значения, которые находятся по алфавиту соответственно после или до введенного текстового значения". Формула ="=текст" означает: "Найти значения, которые точно совпадают со строкой символов текст". Пример: задайте ="=Попов", чтобы найти строки, содержащие только фамилию Попов. Если задать Попов без формулы, Excel отберет строки, содержащие фамилии Попов, Попова, Попович и т. п.

Результаты фильтрации с использованием расширенного фильтра показаны на рис. 11.5.

Рuc. 11.5 – Результаты фильтрации с использованием расширенного фильтра