Типи даних

Табличний процесор Microsoft Excel підтримує три типи даних - текстові, числові та формули.

Текстові дані - будь-яка комбінація літер, знаків пунктуацій тощо, тобто все, що не бере участі у числових обчисленнях.

Числові дані використовуються двох типів: числа, які відображають кількісні величини, та числа, подані як дата. Числа відображаються в дійсному та в експоненціальному форматах. Для впровадження від'ємних значень перед числом ставлять знак мінус (-). У дробових числах використовують кому як десятковий роздільник. Дані типу дата вводяться в комірку електронної таблиці як числа і можуть використовуватись у формулах, але за умови, що був вибраний формат дати для їх інтерпретації. Дані типу дати зберігаються в пам'яті як послідовності чисел, що відображають кількість днів від початкової дати календаря. Час зберігається як десятковий дріб, тобто як частина доби. В Microsoft Excel вбудований календар, що вміщує дати з 1 січня 1890 року.

Дані типу формул є виразами, за якими виконуються обчислення на аркуші. Формула звичайно складається зі знака рівняння; адрес комірок з числовими значеннями, розділеними знаками арифметичних дій над числами: «» - піднесення до степеня, «*» - множення, «/» -Ділення, «+» - додавання, «-» - віднімання; чисел; вбудованих функцій. Не всі зазначені складові обов'язкові, наприклад, існують формули і без вбудованих функцій та адрес комірок. Пріоритети виконання арифметичних дій саме такі, як в математиці зліва направо, в ієрархічній послідовності. Дужки () допомагають змінити послідовність виконання обчислень, якщо це потрібно. Результатом виконання формули є значення, яке виводиться в комірці, а сама формула відображається в рядку формул. Якщо значення в комірках, на які є посилання у формулах, змінюються, то результат зміниться автоматично.

Формула може містити:

• посилання - адреси або імена комірок;

• константи - текстові значення або числа, введені в комірку;

• оператори - позначки або символи, що визначають тип обчислення у формулі; існують математичні, логічні оператори, оператори порівняння й посилань і константи;

• вбудовані функції - заздалегідь визначені формули, що виконують обчислення за певними величинами, які називають аргументами, і в зазначеному порядку.

Функція – це вбудована в Microsoft Excel формула або процедура, яка отримує ряд значень, відповідно перетворює їх та повертає результат операції. Функції використовуються для використання стандартних обчислень. Функції можуть бути введені до комірки як самостійно, і як частина іншої формули або функції. Значення, які використовують для обчислення функції, називаються аргументами функції, значення, що повертаються функціями як відповідь, називаються результатами розрахунків функції.

Щоб використовувати функцію при розрахунках, її необхідно ввести до комірки робочого листа як формулу або частину формули.

Існують відповідні правила синтаксису при запису функцій. Синтаксис функції - це послідовність, в якій повинні розташо­вуватися символи, що використовуються у функції. Усі функції ви­користовують однакові основні правила синтаксису. При порушенні правил синтаксису MS Excel надає повідомлення про те, що в запи­су функції (або формули, якщо функція - це частина формули) є помилка.

1. На початку функції завжди ставиться знак «=», як у будь-якій формулі.

2. Аргументи функції записуються у круглих дужках відразу за назвою функції та відокремлюються один від одного символом «;» (крапка з комою). Кількість дужок, що відкриваються, повин­на відповідати кількості дужок, що закриваються.

3. Аргументами функції можуть бути: числа, текст, логічні значен­ня, масиви, значення помилок, посилання на комірки та інтер­вали комірок.

4. Аргументи функції можуть бути як сталими значеннями, так і формулами або функціями. В свою чергу, ці формули можуть містити інші функції.

5. Функція, що є аргументом або частиною аргументу іншої функції, називається вкладеною функцією. У формулах MS Excel дозволяється використовувати до семи рівнів вкладеності функції.

6. Вхідні параметри повинні мати допустимі для даного аргументу значення.

7. Деякі функції можуть мати необов'язкові аргументи, які можуть бути відсутніми при обчисленні значення функції. (Наприклад, функція =ПИ() використовується для обчислення значення числа π; функція = СЕГОДНЯ() повертає поточну дату).

Для роботи з функціями використовується Майстер функції. MS Excel містить більше 400 вбудованих функцій. Для роботи з ними використовується Майстер функцій, який дозволяє обрати будь-яку стандартну функцію з наявних в Excel. Для зручності ро­боти усі функції згруповані за категоріями: математичні, логічні, ста­тистичні, текстові, функції роботи з датами тощо.

Послідовність роботи з Майстром функцій

1. Встановити курсор у комірку, куди необхідно ввести функцію.

2. Розташувати поточну позицію текстового курсору в те місце формули, де необхідно розмістити функцію.

3. Викликати Майстер функцій, виконавши команди Вставка →Функция. Робота Майстра функції здійснюється за 2 кроки.

1 крок.

Вибір функції. У списку Категория в лівій частині вікна Ма­стер функций шаг 1 из 2 обрати потрібну категорію функцій. У правій частині цього вікна у списку Функция, де перелічено усі функції обраної категорії, обрати потрібну функцію. Натис­нути ОК. Ім'я функції буде занесено в рядок формул. Майстер функцій переходить до наступного кроку.

2 крок.

Введення аргументів обраної функції. У верхній частині вікна Мастер функций шаг 2 из 2 розташовані поля, в які здійснюється введення адрес комірок з аргументами та інших параметрів.

Використання Майстра функцій не є обов’язковим. Будь яку функцію можна ввести у формулу безпосередньо з клавіатури. Майстер функції тільки полегшує цей процес та звільняє користувача від небажаних помилок.

Введення формул починають зі знака «=», який є ознакою початку математичної операції і вказує системі на необхідність збереження наступного за ним виразу у вигляді формули. Microsoft Excel зберігає формули у внутрішньому форматі та виводить їх у рядку формул, але в комірці замість формули розміщує результат обчислень.

Приклади формул:

•прості формули:

= 125*5+638

- 135/5 - 327

•формули, що містять посилання:

• на адреси комірок: =(A1+B1)*(C1-D1)

- на ім'я комірки: = Загальний_прибуток/12

•формули, що містять вбудовані функції: =ПИ()*А2-В2, де - ПИ() - функція, що обчислює число Пи.

Якщо формула має помилки, то після завершення введення формули у комірці може бути виведено одне з повідомлень:

Повідомлення	Пояснення
#ССЫЛКА	у формулі задано посилання на неіснуючі комірки
#ДЕЛ/0	у формулі є ділення на нуль
#ЧИСЛО!	у формулі використовуються недопустимі значення аргументів функції
#ИМЯ?	невірно записано ім’я функції
#ПУСТО!	невірно заданий діапазон комірок
#Н/Д	у формулі використовується посилання на комірку, в якій дані відсутні
#ЗНАЧ!	у формулі використовується аргумент недопустимого типу