Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений

Многочисленные обследования фирм показывают, что внешние факторы определяют их финансовое состояние и эффективность деятельности только примерно на одну треть. При этом основными источниками проблем являются неопределенность целей и принятие необоснованных решений, недостаточно продуманное планирование бизнеса, неэффективное управление финансами, а также низкая эффективность оперативного управления. Обязательное условие обеспечения эффективного управления – наличие целей, причем они должны формулироваться так, чтобы всегда можно было понять, достигнуты они или нет. Принципиально то, что целями деятельности любой фирмы, которая намерена существовать долго, является не только получение прибыли от производства какой-либо продукции или оказания услуг, но и обеспечение некоего желаемого результата в будущем, связанного с последующей деятельностью и положением на рынке (т. е. воспроизводство компании). Соответственно, различают оперативные цели, относящиеся непосредственно к производству продукции (оказанию услуг), и перспективные – в отношении будущей деятельности. Характер целей непосредственно определяет характер решаемых задач: оперативные цели порождают задачи оперативного планирования и управления, перспективные – стратегического.

Основным видом управленческой деятельности является процесс принятия управленческих решений, который рассматривается как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Цель и характер деятельности организации определяют ее ин-формационную систему и автоматизацию информационной технологии. а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:

1. Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям – инвесторам, налоговым службам и т. д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации.

2. Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках дос­таточно высокоагрегированных показателей, характеризующих основ­ные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

3. Третий круг задач анализа ориентирован на выработку такти­ческих решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высокодетализирован­ных показателей, характеризующих различные стороны функциони­рования объекта управления.

4. Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управ­ления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач ис­пользуется текущая оперативная информация о состоянии экономи­ческого объекта и внешней среды.

Основными функциями управленческого аппарата являются анализ ситуаций внутренней и внешней среды и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планиро­ванию ее деятельности.

В соответствии с этим, различают стратегический, тактический и оперативный (операционный) уровни принятия решений. Каждый из этих уровней требует определенной информационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии. В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосроч­ного стратегического планирования, среднесрочного тактического пла­нирования и оперативного регулирования деятельности организации.

1. Стратегический уровень ориентирован на руководителей выс­шего ранга. За счет организации информационной технологии обес­печивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи необходимые для принятия стратегических решений. Основными целями стратегиче­ского уровня управления являются:

   • определение системы приоритетов развития фирмы;

   • оценка перспективных направлений развития фирмы;

   • выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения по­ставленных целей.

В соответствии с этими направлениями информационная техно­логия обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный дос­туп и сортировку информации по ключевым факторам, которые по­зволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу.

Особенностями информационной технологии контура долго­срочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организации с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.

Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

• особенности развития рыночных отношений в стране;

• возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

• потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);

• перспективные технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров и услуг).

Учет перечисленных факторов в модели функционирования информационной технологии базируется преимущественно на использовании внешней для деятельности фирмы информации. Таким образом ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Интернет) для получения, накопления и обработки внешней информации.

При долгосрочном стратегическом планировании, решающую роль в процессе принятия решений играет управленческий персонал. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

Таким образом, информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления фирмой решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.

Неструктурированные и слабоструктурированные задачи – это задачи, содержащие как количественные, так и качественные характеристики объектов управления, отражающие субъективное отношение лица, принимающего решение (ЛПР) к тем или иным процессам или состояниям.

Основным инструментарием для поддержки работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические информационные системы для реализации стратегических перспективных целей развития организации.

2. Тактический уровень принятия решений основан на автоматизиро­ванной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи (например, принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т. д.). К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:

• обеспечение устойчивого функционирования фирмы в целом;

• создание потенциала для развития фирмы;

• создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе разви­тия организации потенциала.

Для принятия тактических решений информационная технология должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений тактического плана. Обычно такие решения имеют важное значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).

Тактический уровень принятия решения средним управленческим звеном используется для мониторинга (постоянного слежения), контро­ля, принятия решений и администрирования. Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются:

• сравнение текущих показателей с предыдущими;

• составление периодических отчетов за определенный период;

• обеспече­ние доступа к архивной информации;

• принятие тактических управлен­ческих решений и т. д.

Функционирование информационной технологии в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на использо­вании моделей, отражающих реальные факторы и условия возмож­ного развития деятельности организаций и предприятий, в значи­тельной степени учитываются внешние требования поставщиков и потребителей. Однако в данном контуре внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направле­ниям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

Для поддержки принятия тактического решения в информаци­онной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы обработки знаний, системы поддержки принятия решений и т. д.

Одним из инструментальных средств для принятия тактического решения в настоящее время являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Системы поддержки принятия решений имеют достаточно мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Основными характеристиками таких систем являются:

• возможность решения проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

• наличие инструментальных средств моделирования и анализа;

• возможность легко менять постановки решаемых задач и входных данных;

• гибкость и адаптируемость к изменению условий;

• технология, максимально ориентированная на пользователя.

3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:

• получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;

• регистрацию, накопление и анализ отклонения хода работы от запланированного;

• выработку и реализацию решений по устранению или мини­мизации нежелательных отклонений. Функционирование информационной технологии в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях их определенности, полноты информации и зачастую в режиме реального времени обработки информации.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне –отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.

Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и структурированы. Выполняется программная обработка информации по заранее разработанным алгоритмам.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления.

Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют небольшие аналитические возможности. Они обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.

Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инструментальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т. д.