3. Методы учета прямых и косвенных затрат и построение процессной системы управления

В основе технологии построения ПрСУ лежит понятие комплексной модели, которая разрабатывается на этапе 2 обобщенного алгоритма после проведения комплексного обследования. Как правило, такая модель состоит из следующих элементов:

- модель верхнего уровня;

- модели бизнес-процессов, входящих в классификатор БП;

- организационная структура предприятия;

- документированные процедуры системы менеджмента качества;

- карты знаний.

Комплексная модель должна быть разработана с использованием программных инструментальных средств. В настоящее время на российском рынке присутствует достаточное количество CASE-средств, с помощью которых можно строить комплексную модель. Для реализации рассматриваемого обобщенного алгоритма рекомендуется использовать IDEF0.EM Toоl-Документы, AllFusion Process Modeler (BPWin), Design/IDEF и программные продукты серии ARIS. 

При построении комплексной модели предприятия важное значение имеет модель верхнего уровня, которая представляет собой модель с наибольшим уровнем абстрагирования. Она необходима для понимания взаимодействия между бизнес-процессами, а также для организации процессного управления. На Рисунке 3 приведена концептуальная схема формирования модели предприятия верхнего уровня. 

Рисунок 3. Концептуальная схема модели верхнего уровня

На этапе 3 разрабатывается система управленческого учета расчета стоимости бизнес-процессов, себестоимости продукции и услуг по методу Activity Based Costing (АВС). 

В основе технологии создания прикладных АВС-систем лежит применение функционально-информационных IDEF0/ARIS-моделей бизнес-процессов, входящих в состав комплексной модели и содержащих в себе действия персонала и оборудования. Исходной информацией также являются организационно-штатная структура предприятия и итоговая сводная таблица распределения затрат по центрам и категориям затрат. 

АВС – один из методов, позволяющих указать на возможные пути улучшения стоимостных показателей. Цель создания ABC-модели – достичь улучшений в работе предприятия по показателям стоимости, трудоемкости и производительности. Проведение расчетов по АВС-модели позволяет получить большой объем аналитической информации для принятия решения.

ABC-метод дает ответы на следующие вопросы: - Кто или что (человек, объект, продукция, услуга, оборудование и т. д.) создает или является причиной издержек (затрат, накладных расходов)?

- Где (центр затрат) возникают издержки (затраты, накладные расходы)?

- Какие действия (функции, операции) какие ресурсы потребляют и в какой степени?

- Какие центры затрат вовлечены в бизнес-процесс и в какой пропорции они используют ресурсы?

- Какие продукты/услуги/клиенты какие ресурсы потребляют, через выполнение каких действий (функций, операций) и в какой пропорции?

- Какова трудоемкость действий (функций, операций), выполняемых в рамках бизнес-процессов?

- Каковы трудозатраты участников бизнес-процессов?

- Какова себестоимость основных бизнес-процессов с учетом обеспечивающих бизнес-процессов?

- Какова доля участия обеспечивающих бизнес-процессов в основных бизнес-процессах?

- Какова себестоимость продукции/услуги/клиента?

Работы по совершенствованию бизнес-процессов осуществляются на основе применения специальной методики, позволяющей не только получить значения фактической себестоимости продукции или услуги по АВС-методологии, но и правильно определить исходные данные для проведения расчетов. Опыт выполнения работ по применению АВС-метода по нахождению и «расшитию узких мест» в существующих на предприятии бизнес-процессах показал, что наиболее сложным является получение исходных данных по трудоемкости функций, выделению баз (драйверов) разнесения затрат по функциям (действиям) и получению затрат функций (действий) на продукт или услугу. Чтобы облегчить решение данных задач, могут быть использованы программные системы «ВИП-Костинг» и «1С:ABIS.ABC».

На основании разработанных функционально-стоимостных АВС-моделей бизнес-процессов можно осуществить оценку эффективности бизнес-процессов и выдать обоснованные рекомендации по их совершенствованию. Оценка эффективности бизнес-процесса осуществляется по критериям стоимости и трудоемкости, а также трудозатратам его участников и загрузки оборудования. 

После внедрения системы управленческого учета на этапе 4 разрабатывается система адаптивного бюджетирования на основе метода Activity Based Budgeting (ABB). Для автоматизации данного процесса используется специализированная программная система – ABIS.ABB. 

Следующим этапом обобщенного алгоритма является разработка функционально-инструментальных моделей «как должно быть». На данном этапе фактически корректируется комплексная модель, разработанная на этапе 2, с учетом произведенной оценки и полученных рекомендаций по совершенствованию на этапе 3. Практика показала, что чаще всего модели «как должно быть» отражают модели «как хочу» владельцев БП и собственников компаний. 

Этап 6 в настоящий момент является очень модным и востребованным российскими менеджерами. Многие классические методы управления не связывают формулировку стратегий предприятия и их внедрение с мероприятиями, ориентированными на стратегию, не включают механизмы контроля достижения стратегических целей. Разработка и внедрение системы управления на основе ключевых показателей оценки деятельности и сбалансированной системы показателей позволяют это осуществить. Кроме того, многие предприятия используют только финансовые показатели для принятия управленческих решений. Однако эти показатели имеют ограниченные возможности предсказывать будущее, так как они, главным образом, отражают результаты прошлой деятельности и поэтому содержат ограниченную информацию для принятия управленческих решений в будущем. Сбалансированная система показателей позволяет компенсировать недостатки использования только финансовых критериев для оценки деятельности предприятия.

В настоящее время для поддержки BSC-методологии разработан ряд специализированных программных продуктов. Например, существуют модули BSC у следующих компаний: SAP AG, PeopleSoft, BAAN, Oracle, ABC Technology, IDS Scheer AG и др. По данным компании MetaGroup, в скором времени все ERP-системы будут содержать модули, поддерживающие метод BSC.

Для российских пользователей, которые не могут себе позволить тяжеловесные и дорогие решения западных производителей, разработан недорогой отечественный программный продукт для поддержки BSC-методологии – «1С:ABIS.BSC. Сбалансированная система показателей», реализованный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.0».

Логичным продолжением работ по созданию процессной системы управления является разработка и внедрение системы менеджмента качества (СМК) – этап 7, системы управления рисками – этап 8 и системы управления знаниями – этап 9.

Для того чтобы все разработанные на этапах 1–9 системы заработали, необходимо внедрить их в повседневную бизнес-деятельность предприятия и достойно финансировать. Последний этап 10 – это фактически этап эксплуатации процессной системы управления предприятием и ее непрерывного совершенствовования на основе внедренной системы мониторинга и управления изменениями.

Для эффективной реализации предлагаемого подхода необходимо использование специализированных ABIS-технологий (Activity Based Information System) – информационных систем на основе действий, позволяющих не только создать графические описания моделей бизнес-процессов, но и обеспечить наглядное представление всех взаимосвязей между процессами, а также позволить провести формальный анализ процессов по ряду критериев. Кроме того, необходимо обеспечить связь бизнес-процессов с общей стратегией и показателями эффективности, обеспечив их балансировку на всех уровнях. Важно иметь возможность в режиме реального времени cформировать любой набор документов на основе созданной модели процессов – от должностных инструкций до технического задания на внедряемую информационную систему. Фактически, ABIS-технологии помогают создать прикладные системы и интегрировать их в систему управления эффективностью компании.

В заключение стоит упомянуть о ресурсных затратах на создание и внедрение процессной системы управления. Стоимость реализации проекта зависит от следующих основных факторов:

- масштаб предприятия;

- количество и сложность бизнес-процессов;

- готовность высшего руководства к переходу на процессное управление;

- уровень технической и программной оснащенности предприятия;

состав этапов проекта.

Как правило, каждый этап проекта по построению ПрСУ состоит из трех частей: работы по выполнению проекта, обучение сотрудников предприятия и поставка требуемого программного обеспечения. По времени реализация проекта по разработке ПрСУ занимает в среднем от 6 до 18 месяцев.