Экономический документ

В целях организации обработки информации и реализации функций управления показатели могут образовывать более сложные составные структурное единицы информации: документы, массивы, информационные потоки, информационную базу. Экономический документ представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Экономический документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, Необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.

Наиболее распространенной формой представления экономических документов является табличная форма, которая в самом общем виде обычно включает общую, предметную и оформительскую части.

Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе. Наличие общей части документа позволяет избежать дублирования информации при характеристике всех показателей, входящих в состав многострочного документа. Предметная часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многострочного документа. Оформительская часть содержит атрибуты, как правило, непосредственно не участвующие в процессах обработки информации, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа.

Помимо табличной формы представления документов в практике организационно-экономического управления могут использоваться также документы упрошенной табличной формы, в которых наименования реквизитов приводится не в шапке документа, а в боковике, рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов. Наконец, экономические документы могут содержать как шапку, так и боковик.

Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансовой, бухгалтерской налоговой и т.п.). В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители.

Следует отметить, что в последнее время особое внимание уделяется электронным способам отображения содержимого документов, что позволяет значительно повысить эффективность систем управления благодаря использованию качественно новых подходов к реализации информационных процессов.

При этом в самом общем виде электронные документы могут быть представлены, -либо как электронные копии (являющиеся факсимильным отображением информации реальных бумажных документов),

-либо как электронные формы (являющиеся компьютерной основой для решения задач управления, а в случае необходимости, основой для получения соответствующих бумажных аналогов - «твердых копий»). Представление документа в виде электронной (факсимильной) копии или электронной формы следует отличать от становящегося в последнее время все более и более популярным и актуальным понятием «электронный документ». Электронный документ - сведения, представленные в форме, воспринимаемой электронными средствами обработки, хранения и передачи информации, имеющие необходимые атрибуты для их однозначной идентификации и могущие быть преобразованными в форму, пригодную для восприятия человеком. Одним из наиболее важных и неотъемлемых атрибутов электронного документа (в отличие от электронной копии или электронной формы) является электронная цифровая подпись (или просто электронная подпись). Цель электронной цифровой подписи - удостоверение подлинности сведений, отображенных на материальных носителях информации или передаваемых средствами связи, и установления ее принадлежности к конкретному лицу.

Электронная цифровая подпись представляет собой определенную последовательность символов, имеющая неизменяемое соотношение с каждым символом определенного объема сведений электронного документа и предназначенная для подтверждений целостности и неизменности этого объема сведений, а также тождественности его содержания волеизъявлению заверившего его лица.

Выработка электронной подписи осуществляется сертифицированными средствами электронной подписи, обеспечивающими такое ее формирование, при котором любое изменение в заверенном электронной цифровой подписью документе, нарушает его целостность и приводит к необходимости выработки новой электронной подписи.