Знайомство з програмою Microsoft Excel 2007

Для запуску Excel виконаєте команду Пуск -> Усі програми -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2007. Оскільки Excel є програмою, що входить, як і Word, до складу пакету Microsoft Office, інтерфейс цих програм багато в чому схожий.

Головне меню також представлене у вигляді вкладок, на стрічці яких знаходяться групи інструментів, призначених для форматування осередків і обробки даних. Деякі з них вам знайомі з досвіду роботи в програмі Word, більшість же є абсолютно новими. До вивчення найважливіших параметрів ви приступите трохи пізніше, а зараз розглянемо структуру вікна Excel.

Рисунок 1- Структура вікна Excel

Електронна таблиця складається з комірок, які утворюють рядки і стовпці. Файл електронної таблиці називається книгою (див. заголовок вікна). За умовчанням новий файл Excel (книга) має три електронні таблиці - три листи (так прийнято називати робочі області в Excel). Перемикатися між листами можна за допомогою ярликів в нижній частині вікна.

Електронна таблиця — сукупність рядків та стовпчиків, стовпчи-ки позначені літерами латинського алфавіту, а рядки цифрами. Перетин рядка і стовпчика називається коміркою. Кожна комірка (клітинка) мае свою адреси, яка складається з літери стовпчика та цифри рядка (А5, В7, К4,...). Рядки: 1...65536. стовпці: A-IV (всього 256).

У кожну комірку можна ввести дані трьох типів : текст, число, яке може бути представлене в різних форматах, і формулу. По формулі виконується розрахунок, результат якого відображується в осередку, що містить її.

Рядок формул - це унікальний елемент інтерфейсу Excel, розташований під стрічкою. Ліворуч в рядку виводиться адреса активного осередку (тій, яка виділена чорною рамкою), а справа - її вміст, який можна редагувати. Крім того, рядок формул містить кнопку виклику Майстра функцій, які використовуються для створення математичних виразів.

Основи роботи з табличним процесором Введення і редагування даних в осередках

Дані завжди вводяться в активну комірку, на якій знаходиться чорна рамка. При першому запуску програми Excel за умовчанням активна комірка А1. Для активізації іншої комірки необхідно помістити на неї рамку виділення. Це можна зробити, клацнувши на ній кнопкою миші або перемістивши рамку до потрібної комірки за допомогою клавіш управління курсором.

Рисунок 2- Робочий аркуш Excel

У комірки заносяться дані. Надалі в разі звертання до цих даних завжди йде посилання на адресу комірки, в якій вони розташовані. Наприклад, в Е9 розташоване число 5. Якщо необхідно провести які-небудь дії з цими даними — наприклад, скласти два числа 4 з комірки A1 і 4 з комірки C7 і помістити їх суму в комірку C3, то в комірку C3 вводиться формула = A1 + C7 і в комірці C3 з’являється результат 8. Докладніше про це буде розказано в підрозділі 8.1.4 «Обчислення в Excel. Формули і функції».

Робота з комірками

До комірок Excel застосовані стандартні операції копіювання, переміщення, видалення. Багато дій в Excel зручніше проводити не з кожною коміркою окремо, а з їх групою. У цьому розділі ви ознайомитеся із способами виділення комірок і основними прийомами роботи з ними.

Робота з листами

Вище згадувалося про те, що кожен новий файл Excel (книга) містить три листи - електронні таблиці, перемикатися між якими можна, клацаючи на ярликах в нижній частині вікна. За умовчанням вони називаються Лист1, Лист2 і Лист3. З листами можна виконувати стандартні операції: копіювати, перейменовувати, додавати, видаляти, переміщати.

Форматування комірок

До таблиць, створених в Excel, можна застосовувати усі відомі вам прийоми форматування комірок, а також деякі специфічні для Excel прийоми.

Принципи форматування вмісту комірок Excel нічим не відрізняється від розглянутих раніше (для текстових таблиць в Word). Кнопки завдання певних параметрів шрифтів, заливки комірок і візуалізації меж (які за умовчанням приховані) знаходяться в групі Шрифт на вкладці Головна.

Стиль таблиці як єдиного цілого визначає оформлення заголовка, межі і заливку комірки. Після введення усіх даних в таблицю можете приступити до її форматування: виділите увесь діапазон таблиці і натисніть кнопку Форматувати як таблицю в групі Стилі на вкладці Головна. Вибравши в колекції відповідний стиль, клацніть на його єскизе. У вікні, що відкрилося, необхідно встановити прапорець Таблиця із заголовками, якщо ви вже ввели текст заголовків. Інакше поверх виділеного діапазону буде вставлений рядок заголовка з іменами стовпців за умовчанням Стовпець 1, Стовпець 2 і т д., які треба буде перейменувати. Ви можете спочатку задати стиль таблиці, а потім почати заповнювати її. Для цього охопите рамкою зразкову область розташування таблиці, звернетеся до кнопки Форматувати як таблицю, виберіть відповідний стиль і у вікні, що відкрилося, просто натисніть OK. У нижньому правому кутку вставленої заготівлі можна бачити маленький трикутник. Для зміни розмірів заготівлі таблиці наведіть на нього покажчик миші і, коли він набере вигляду, протягнете межу по горизонталі або вертикалі, щоб збільшити або зменшити кількість оформлених комірок. При необхідності збільшити і число рядків, і число стовпців протягніть спочатку нижню межу вниз, а потім праву управо. Визначившись з розмірами, заповните форму. За бажання ви можете комбінувати стиль таблиці із стилями окремих комірок в її складі. Ось приклад таблиці, оформленої з використанням стилю з колекції Excel.

Рисунок 3- Оформлення таблиці