Лабораторная работа № 3 «Работа с формами»

Тема: Работа с формами

Цель работы: создать ленточную, табличную и сложную формы в базе данных MS Access, используя в качестве источника записей созданные ранее таблицы и запросы.

Продолжительность: 4 часа.

Формы MS Access

Формы являются типом объектов базы данных, и используются для отображения и ввода данных в таблицы БД. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты БД, а также как пользовательское диалоговое окно. 

Обычно для формы выбирается источник записей. В базе данных Microsoft Access источником записей может быть таблица, запрос или инструкция SQL. В проекте Microsoft Access источником записей может быть таблица, представление, инструкция SQL или сохраненная процедура. Другие выводящиеся в форме сведения, такие как заголовок, дата и номера страниц и др., сохраняются в макете формы.

Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления – это объекты графического интерфейса пользователя (такие как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных типом элементов управления является поле.

Существует несколько типов форм: формы можно открывать в виде таблицы, линейной формы и в режиме простой формы. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.

Форму можно создать тремя различными способами:

• При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

• При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

• Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

В ходе выполнения лабораторной работы должны быть созданы ленточная, табличная и сложная (содержащая подчиненную) формы.

Ленточная форма – это форма, в которой поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части (заголовке) формы.

Табличная форма – это форма, в которой поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов.

Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Например, можно создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы «Типы» и из таблицы «Товары». Данные в таблице «Типы» находятся на стороне «один» отношения. Данные в таблице «Товары» находятся на стороне «многие» отношения — каждый тип может иметь несколько товаров. В главной форме отображаются данные на стороне отношения «один». В подчиненной форме отображаются данные на стороне отношения «многие».

Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип «Напитки», подчиненная форма отображает только те товары, которые входят в тип «Напитки».

Порядок выполнения работы

Создание ленточной табличной и макета сложной формы следует осуществлять с помощью мастера форм. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

Для создания ленточной формы с помощью мастера форм в окне базы данных перейдите на вкладку Формы и выберите пункт Создание формы с помощью мастера. В предложенном окне (рис. 10) выберите таблицу или созданный ранее запрос на выборку, который будет использоваться в качестве источника записей формы, выберите поля таблицы/запроса, которые будут доступны для редактирования в создаваемой форме. Затем нажмите кнопку Далее.

Рис. 10. Первое окно мастера форм

В следующем окне (рис. 11) выберите тип формы Ленточный, нажмите кнопку Далее и следуйте дальнейшим указаниям мастера форм.

Рис. 11 Второе окно мастера форм

Для создания табличной формы с помощью мастера, следуйте предложенным выше инструкциям, а в окне (рис. 11.) выберите тип формы табличный. При этом рекомендуется табличную форму создавать с учетом того, что она может являться подчиненной формой в сложной форме, т.е. источником записей должна быть таблица, содержащая внешний ключ, т.е. связанная с другой таблицей М:1.

Для создания главной формы в окне (рис. 11.) выберите тип формы в один столбец, учитывая, что источником записей должна быть таблица, соединенная в схеме данных с подчиненной таблицей с типом связи 1:М.

Созданные формы будут отображены в окне базы данных в разделе Формы, их макет можно изменить в режиме конструктора для чего необходимо выбрать нужную форму и нажать кнопку Конструктор в окне БД.

В созданной ленточной форме создайте кнопки для навигации по записям и кнопку закрытия формы. Для этого откройте форму в режиме конструктора и в панели инструментов выберите объект Кнопка (рис. 12) и поместите её в область примечания формы.

Рис. 12. Панель элементов

После этого откроется окно мастера кнопок (рис. 13) в котором необходимо выбрать категорию переходы по записям и в действиях – первая запись для перехода к первой записи набора данных, затем нажмите кнопку Далее и следуйте дальнейшим инструкциям мастера.

Рис. 13. Мастер кнопок

Аналогично создайте кнопки для перехода на последнюю, предыдущую и следующую запись. При создании кнопки для закрытия формы в мастере кнопок выберите категорию работа с формой и действие закрытие формы.

Создать подчиненную форму можно либо на основе имеющихся в БД таблиц и запросов либо на основе созданных ранее форм, учитывая при этом, что и главная, и подчиненная формы должны иметь общие поля, необходимые для установления связи между ними.

Для создания подчиненной формы откройте созданную ранее главную форму в режиме конструктора и в панели инструментов выберите объект подчиненная форма и вставьте его в главную форму, поле чего откроется окно мастера подчиненных форм (рис. 14)

Рис. 14. Мастер подчиненных форм

Выберите из списка предложенных форм созданную ранее форму в табличном виде, при условии, что она удовлетворяет всем требованиям для подчиненных форм, в противном случае создайте подчиненную форму на основе имеющихся таблиц и запросов. Нажмите кнопку Далее и следуйте указаниям мастера.

В главной форме создайте кнопки перехода по записям и кнопку закрытия формы, так же как и для ленточной формы, кроме того, создайте кнопку Добавить новую запись, по нажатию которой добавлялась бы пустая запись в главную форму, для этого в мастере кнопок выберите категорию обработка записей и действие добавить запись. Создайте также кнопку, нажатие которой вызовет открытие созданной ранее ленточной формы, для этого в мастере кнопок выберите категорию работа с формой и действие открытие формы.