Вопрос 2 . Порядок оформления и оплаты служебных командировок

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места работы.

Командировка по распоряжению руководителя за счет предприятия для выполнения задач, обусловленных трудовым договором, относится к трудовым обязанностям работников. Отказ без уважительных причин от выполнения таких обязанностей считается нарушением трудовой дисциплины, за которое может быть применено дисциплинарное взыскание.

При этом следует учитывать, что КЗоТ запрещает направлять в командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 176 КЗоТ). Женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей-инвалидов, могут направляться в командировку только с их согласия (ст. 177 КЗоТ).

Согласие работника должно быть подтверждено его подписью в приказе о направлении в командировку.

Порядок направления работников в командировку регулируется исключительно нормами действующего законодательства, в частности КЗоТ, разработанными самостоятельно правилами, утвержденными руководителем, и действующими для работников предприятия при направлении в командировку. Такие правила могут быть отражены в коллективном договоре или же установлены отдельным документом (например, положением о служебных командировках, утвержденным руководителем предприятия).

Положение о служебных командировках, в частности, может содержать следующее:

-        порядок выдачи аванса на командировку;

-        размер суточных расходов. Отметим, что размер суточных расходов можно установить отдельным приказом ;

-        предельный размер расходов на проживание с указанием ограничений при выборе жилья (например, запрет на найм номера "люкс");

-        предельный размер расходов на проезд с указанием ограничений при приобретении билетов на железнодорожный и авиационный транспорт (например, запрет на приобретение железнодорожных билетов в вагоны класса "СВ");

-        предельный размер расходов на телефонные разговоры;

-        максимальный срок командировки;

-        порядок определения срока командировки с указанием момента ее начала и окончания (к примеру, если работник выехал в командировку вечером рабочего дня или приехал утром рабочего дня, а также в случае, если день выбытия или прибытия из командировки является выходным или праздничным днем);

-        другие правила и ограничения, не противоречащие действующему законодательству

Командируемому работнику предприятие должно оплачивать следующие расходы по командировке:

1. Суточные (на питание и оплату личных расходов).

2. Расходы на проживание

3. Оплата проезда туда и обратно, а также по месту командировки.

Все эти пункты оплачиваются при наличии подтверждающих документов.

За командируемым работником в течение всего времени командировки сохраняется место работы (должность), а оплата труда за выполненную работу таким работникам осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, размер которой согласно ст. 121 КЗоТ не может быть ниже среднего заработка (см. также письма Минсоцполитики от 25.01.2012 г. № 91/13/84-12, от 25.01.2012 г. № 90/13/84-12 и от 05.03.2012 г. № 204/13/184-12).

Средняя заработная плата определяется согласно Порядку исчисления средней заработной платы, утвержденному постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100 (см. также тему Порядок исчисления средней заработной платы);

Согласно ст. 72 КЗоТ работа в выходной день может компенсироваться по соглашению сторон предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме в двойном размере по правилам, определенным ст. 107 КЗоТ.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством, то есть согласно ст. 107 КЗоТ в двойном размере (см. письма Минтруда от 15.10.2007 г. № 250/06/186-07 и от 13.06.2007 г. № 442/13/84-07).

Никаких других ограничений по командировкам КЗоТ не содержит, поэтому все остальные правила устанавливаются субъектом хозяйствования самостоятельно.

Разрабатывая положение о служебных командировках, можно использовать нормы Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее - Инструкция № 59)

То есть небюджетные предприятия при направлении своих работников в командировку уже не обязаны учитывать требования и ограничения этого документа. При этом следует учитывать, что если небюджетное предприятие является получателем бюджетных средств, то при направлении работников в служебные командировки, осуществляемые за счет бюджетных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, такое предприятие обязано придерживаться норм Инструкции № 59.

Документальное оформление командировок

Направление работника в командировку осуществляется руководителем этого предприятия и оформляется приказом (распоряжением), содержащим следующую информацию:

-        фамилию, имя, отчество и должность командируемого лица;

-        пункт назначения;

-        название предприятия, куда командируется работник;

-        цель командировки;

-        срок командировки.

Предприятие самостоятельно определяет срок командировки.

Кроме этого, если работник направляется в командировку за границу, то, кроме приказа о направлении в командировку за границу, дополнительно оформляются следующие документы:

-        смета расходов;

-        задание, в котором указываются цель поездки, срок, условия пребывания за границей.

Обращаем внимание, что в случае поездки по приглашению к заданию прилагается его копия с переводом (см. также письма Минфина от 17.05.2010 г. № 31-26030-12-27/11504 и от 24.02.2010 г. № 31-26030-13-10/4069).

Выдача денежного аванса при направлении в командировку

Небюджетные предприятия порядок выдачи и размеры выплаты аванса при направлении работника в командировку определяют самостоятельно.

Как правило, аванс выдается под отчет командируемому лицу наличностью или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежной карточки.

Сумма аванса рассчитывается исходя из предполагаемых расходов на найм жилья, проезд и суточных.

При выдаче аванса необходимо учитывать следующее:

-        выдача наличности под отчет осуществляется из касс предприятий при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам, то есть после представления в бухгалтерию отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и возврата в кассу предприятия остатка наличности, ранее выданной под отчет и неиспользованной (Положение № 637) . Нарушение данного требования влечет за собой наложение штрафа в размере 25 % выданных под отчет сумм согласно абз. 5 п. 1 Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности";

-        существующтий порядок получения наличной иностранной валюты на заграничную командировку. Согласно требованиям п. 2.2 Правил № 200 («Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины» Постановление правления НБУ от 30.05.2007 № 200) для получения наличной иностранной валюты на командировку субъект хозяйствования должен представить в банк:

-        письмо-расчет, содержащее фамилию, имя, отчество лиц, выезжающих за границу;

-        cмету расходов.

При этом, составляя расчет расходов, необходимо учитывать, что согласно п. 2.4 Правил № 200 одному работнику (резиденту или нерезиденту) может быть выдана иностранная валюта наличностью или дорожными чеками на общую сумму, не превышающую норм вывоза иностранной валюты (дорожных чеков), установленных Инструкцией о перемещении наличности и банковских металлов через таможенную границу Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 27.05.2008 г. № 148 (далее - Инструкция № 148).

Согласно ст. 371 ТКУ физическое лицо имеет право без письменного декларирования ввозить в Украину (вывозить за пределы Украины) наличность в сумме, не превышающей эквивалент 10 000 евро (п. 1 главы 2 Инструкции № 148). Если ввозимая (вывозимая) сумма превышает установленное ограничение, то физическое лицо обязано:

-        письменно задекларировать всю сумму. Напомним, что форма таможенной декларации утверждена постановлением КМУ от 21.05.2012 г. № 431;

-        предъявить таможенным органам документы, подтверждающие снятие суммы, превышающей указанный размер, с банковского счета (п. 4 главы 2 Инструкции № 148). Например, при вывозе 12 000 евро физическое лицо декларирует всю эту сумму и предъявляет документы, подтверждающие снятие 2 000 евро с банковского счета.

При этом необходимо учитывать, что подтверждением снятия средств с банковского счета может быть расходный кассовый документ или справка банка, составленная в произвольной форме.

Если командированное лицо, кроме собственных средств, перевозит через таможенную границу Украины наличность предприятия, такое лицо как полномочный представитель юридического лица обязано письменно задекларировать всю сумму в полном объеме, причем отдельно от собственных средств (п. 3 главы 2 Инструкции № 148). При этом право работника на перемещение валютных ценностей как представителя юридического лица должно быть подтверждено доверенностью этого юридического лица (см. также тему Представительство и доверенность).

Окончательный расчет с командированным работником

Согласно п.п. 170.9.2 и 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, должен быть предоставлен командируемым лицом до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает командировку.

Однако, если во время служебных командировок командированное лицо получало наличные средства с применением платежных карточек, то оно подает отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (см. также письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214).

К отчету об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, командированный работник обязан приложить все документы, подтверждающие понесенные в командировке расходы, а также копию паспорта с отметками о пересечении границы (при пересечении границы в страны с полным пограничным контролем), по которым (с учетом дат в проездных документах) бухгалтеру следует рассчитать срок командировки для правильной выплаты суточных расходов.

Напомним, что п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НКУ установлены предельные нормы суточных расходов, которые предприятие может отнести на расходы. При этом данной нормой также установлено, что сумма суточных определяется в случае командировки:

-        в пределах Украины и стран, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

-        в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке и отметкам уполномоченного служебного лица Госпогранслужбы в загранпаспорте или заменяющем его документе.

Расчет с командированным работником осуществляется в зависимости от того, сколько он израсходовал денежных средств (больше или меньше выданной суммы денежного аванса):

-        если работник потратил меньше, чем ему выдали, то он обязан до или во время представления отчета возвратить неизрасходованную сумму денежных средств в кассу предприятия (п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ). В случае нарушения этих требований невозвращенная в срок сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц (см. также письма ГНАУ от 12.05.2011 г. № 8882/6/17-0215 и КРУ от 09.03.2011 г. № 02-18/283.

Также следует учитывать, что если в кассу вносится неизрасходованная иностранная валюта, то в соответствии с требованиями п. 8.4 Правил № 200 такая валюта должна быть сдана в банк в течение 5 банковских дней (см. также письмо НБУ от 21.05.2009 г. № 11-113/2098-9922);

-        если работником была потрачена сумма, превышающая аванс, выданный под отчет, то предприятие обязано возместить командированному работнику получившуюся разницу, но только если все расходы документально обоснованы. По заграничной командировке такая разница выплачивается согласно п. 2.5 Правил № 200:

-       работникам-резидентам в национальной валюте Украины по официальному курсу НБУ, установленному на день выплаты (см. также письмо Минфина от 23.07.2010 г. № 31-26030-13-10/18904);

-       работникам-нерезидентам по их желанию как в иностранной валюте (без получения индивидуальной лицензии НБУ), так и в денежной единице Украины (см. также письма НБУ от 03.04.2007 г. № 13-217/1231-3483 и от 19.12.2006 г. № 13-122/4738-13696).