4. Збережете задані значення кнопкою записати.

-2-

ЗАВДАННЯ 3.1. СТВОРЕННЯ КАСОВИХ ДОКУМЕНТІВ І РЕЄСТРАЦІЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ ПО НИХ.

Система дозволяє готовити наступні платіжні документи, які використаються при оформленні касових операцій:

" прибутковий касовий ордер;

" видатковий касовий ордер.

Для реєстрації платіжних документів існує кілька способів:

" реєстрація платіжного документа з уведенням даних із клавіатури;

" реєстрація платіжного документа з використанням зразка;

" реєстрація платіжного документа з використанням даних дебіторської й кредиторської заборгованості.

1. СТВОРІТЬ І ВІДРОБІТЬ В ОБЛІКУ 01.03.04. (Дб.№ 301 - Кр.№372) ПРИБУТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР № 96 ВІД 01.03.04 ПО ПОВЕРНЕННЮ В КАСУ СУМИ 20 ГРН. НА ХОЗНУЖДЫ ПІДЗВІТНОЮ ОСОБОЮ БАБУСИНИМ Е.А. (НАКАЗ № 100 ВІД 25.02.04).

2. СТВОРІТЬ І ВІДРОБІТЬ В ОБЛІКУ 02.03.2004 (Дб.№372 - Кр.№301) ВИДАТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР № 71 ВІД 02.03.04. ПО ВИДАЧІ З КАСИ 2000 ГРН.ПІД ЗВІТ ПЕТРОВУ С.Н. НА ВІДРЯДНІ ВИТРАТИ, НА ПІДСТАВІ НАКАЗУ № 105 ВІД 28.02.04.

3. СТВОРІТЬ І ВІДРОБІТЬ В ОБЛІКУ (Дб.№ 301 - Кр.№ 372) ПРИБУТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР № 97 ВІД 10.03.04. ПО ПОВЕРНЕННЮ В КАСУ СУМИ 40 ГРН. ВІДРЯДНИХ ПІДЗВІТНОЮ ОСОБОЮ ПЕТРОВИМ С.Н.

4. СТВОРІТЬ І ВІДРОБІТЬ В ОБЛІКУ 02.03.04. ВИДАТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР № 72 ВІД 02.03.04. НА ВИДАЧУ ПІД ЗВІТ З КАСИ 1000 ГРН. НА ХОЗНУЖДЫ ГЕРАСИМОВУ Ю.М., НА ПІДСТАВІ НАКАЗУ № 108 ВІД 01.03.04.

5. СТВОРІТЬ І ВІДРОБІТЬ В ОБЛІКУ 20.03.04. ПРИБУТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР № 98 ВІД 20.03.04. ПО ПОВЕРНЕННЮ В КАСУ СУМИ 25 ГРН. НА ХОЗНУЖДЫ ПІДЗВІТНОЮ ОСОБОЮ ГЕРАСИМОВИМ Ю.М.

" Виконаєте інструкцію УСТАНОВКА ПЕРІОДУ ПЕРЕГЛЯДУ

" Виконаєте інструкцію СТВОРЕННЯ КАСОВИХ ДОКУМЕНТІВ

" Виконаєте інструкцію ПЕЧАТКА КАСОВИХ ДОКУМЕНТІВ

" Виконаєте інструкцію ВІДПРАЦЬОВУВАННЯ КАСОВИХ ДОКУМЕНТІВ В ОБЛІКУ

" Виконаєте інструкцію ПЕЧАТКА КАСОВОЇ КНИГИ

ІНСТРУКЦІЯ ДО ЗАВДАННЯ

СТВОРЕННЯ КАСОВИХ ДОКУМЕНТІВ З УВЕДЕННЯМ ДАНИХ ІЗ КЛАВІАТУРИ

1. Перебуваючи в ГЛАНОМ МЕНЮ програми, виберіть ДОКУМЕНТИ / ПЛАТІЖНІ ДОКУМЕНТИ. На екрані з'явиться вікно ПЛТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТИ ЗА...

2. У поле РОЗДІЛИ додайте розділ "КАСОВІ ДОКУМЕНТИ" і зайдіть у нього.

3. Виберіть функцію контекстного меню "Відібрати" або натисніть клавішу "F6". На екрані з'явиться форма УМОВИ ВІДБОРУ. Установите необхідний період (у нашому прикладі- з 01.03.2004 по 31.03.2004).

4. Потім у таблиці "Платіжні документи", скориставшись функцією контекстного меню "Додати" або клавішею "Іnsert", зареєструйте необхідний касовий документ (наприклад, видатковий касовий ордер).

5. Реєстрація платіжних документів може вироблятися або шляхом уведення даних із клавіатури або з використанням зразка зі словника зразків платіжних документів.

6. На екрані з'явиться форма "Додавання".

7. У поле ДОКУМЕНТ зі словника виберіть необхідний документ (наприклад, РКО).

8. Укажіть номер платіжного документа й дати, платника, одержувача, реєстраційні характеристики документа, на підставі якого виробляється даний платіж, суму.

9. У вкладці форми "Специфікація" Ви можете вказати номер рахунку і його аналітикові, а також внести суму, що автоматично заповнить поле ПІДСУМКОВА СУМА. Якщо Ви вказали рахунок у специфікації, то в зразок по відпрацьовуванню цього документа занесіть у проводку тільки один рахунок по дебету або по кредиту, залежно від операції. У нашому з, при видачі видатковим касовим ордером грошей підзвітній особі в специфікації документа можна вказати рахунок № 301, а в зразку ХО вказати тільки в дебеті рахунок № 372 ".

10. У таблиці "Специфікація" для кожного платіжного документа втримується список зроблених цим документом оплат. Із внесені значення.

СТВОРЕННЯ КАСОВИХ ДОКУМЕНТІВ З ВИКОРИСТАННЯМ ЗРАЗКА

Реєстрація платіжних документів з використанням зразка передбачена в Системі для зручності користувача. За допомогою цього способу реєструють платіжні документи з типовими (для Вашої бухгалтерії) наборами з.

1. Перебуваючи у вікні перегляду списку платіжних (у цьому випадку, касових) документів, виберіть функцію "Додати" / "Додати за зразком" або натисніть клавішу "F7".

2. На екрані буде відображене вікно перегляду списку зразків платіжних документів. Якщо словник порожній або підходящий зразок відсутній, то зареєструйте в словнику потрібний Вам зразок.

3. Потім виберіть необхідний зразок. На екрані буде відображена форма "Додавання документа", у якій значення всіх полів, за винятком дати реєстрації й реєстраційного номера, скопійовані зі зразка. Дату реєстрації Система заміняє кінцевою датою з поточних умов відбору, а реєстраційному номеру привласнює чергове значення для документа зазначеного типу.

4. Задайте необхідні значення в полях форми "Додавання документа".

5. Запишіть задані значення в полях форми. У список платіжних документів буде доданий новий документ, створений Вами за зразком.

ВІДПРАЦЬОВУВАННЯ КАСОВИХ ДОКУМЕНТІВ В ОБЛІКУ

Для того, щоб дані платіжного документа були відображені в бухгалтерському обліку, платіжний документ повинен бути відпрацьований у журналі господарських операцій.

Для відпрацьовування касового документа в обліку:

1. Виділите касовий документ, що хочете відробити в обліку. Виберіть у контекстному меню пункт "Відпрацьовування в обліку" або скористайтеся клавішею "F3".

2. У результаті попередніх дій, на екрані буде виведене вікно "Зразки господарських операцій", у якому Ви зможете підібрати потрібен Вам зразок або додати необхідний зразок, якщо він відсутній.

3. У зразку господарської операції для відпрацьовування платіжного документа в поле ФОРМУЛА РОЗРАХУНКУ внесіть формулу "Х", що позначає загальну суму по документі

4. Після вибору зразка, натисніть кнопку "Вибрати" вікна.

5. У ході процесу відпрацьовування, Система запропонує Вам вибрати розділ, у який буде поміщена створена господарська операція. Якщо Ви відпрацьовуєте в обліку кілька документів, які повинні бути поміщені в один розділ, установите прапорець "Исп. за замовчуванням". Якщо прапорець не встановлений, Система буде видавати запити про те, у який розділ помістити господарську операцію для кожного документа, що відпрацьовує.

6. Через якийсь час, що Система затратить на процес обробки, на екран буде виведене вікно журналу підготовки господарських операцій. Тут Ви можете перевірити й відкоригувати знову зареєстровані господарські операції.

7. Натисніть кнопку "Записати" вікна. Дане вікно буде закрито на процес відпрацьовування й активним знову стане вікно платіжних документів.

При необхідності Ви завжди зможете переглянути господарську операцію, створену при відпрацьовуванні в обліку того або іншого платіжного документа, скориставшись пунктом контекстного меню ОБЛІК/ХОЗЯЙСТВЕНЫЕ ОПЕРАЦІЇ.

Зняття відпрацьовування в обліку:

Відпрацьований в обліку документ неможливо видалити або змінити. Якщо виявлено помилку, необхідно зняти відпрацьовування документа в обліку. Для цього виділите необхідний документ і виберіть пункт контекстного меню "Анулювання відпрацьовування".

Анулюючи відпрацьовування документа в обліку, можна або видалити зареєстровану на його основі господарську операцію, або не видаляти. Для цього Вам належить зробити відповідний вибір у пропонованому Системою діалоговому вікні.

ПЕЧАТКА КАСОВОЇ КНИГИ

1. Перебуваючи в ГОЛОВНОМУ МЕНЮ програми, виберіть ЗВІТИ / КАСОВА КНИГА.

2. Касова книга не є в Системі обліковим регістром, а формується щораз заново на підставі даних, накопичених у регістрі залишків засобів по рахунках і журналі обліку господарських операцій. Касову книгу можна формувати за будь-який період часу, незалежно від облікових періодів.

3. Касова книга може формуватися як по рахунках, облік по яких ведеться тільки в національній валюті, так і по валютних рахунках. В останньому випадку касова книга формується окремо для кожної валюти, у якій ведеться облік засобів на даному рахунку.

4. У поле ШАБЛОН ЗВІТУ виберіть зі словника необхідний шаблон. Для цього в "Списку шаблонів роздягнула" скористайтеся функцією контекстного меню "Автопоиск шаблонів".

5. Після завдання всіх параметрів формування Касової книги, натисніть кнопку "Почати". Система сформує книгу й виведе її Mіcrosoft Excel.

ПЕЧАТКА ВКЛАДНОГО АРКУША КАСОВОЇ КНИГИ

1. Перебуваючи в ГОЛОВНОМУ МЕНЮ програми, виберіть ЗВІТИ / ВКЛАДНИЙ АРКУШ КАСОВОЇ КНИГИ.

2. Вкладний аркуш Касової книги містить звіт про операції, що враховують рух наявних коштів за один день.

3. У поле ШАБЛОН ЗВІТУ виберіть зі словника необхідний шаблон. Для цього в "Списку шаблонів роздягнула" скористайтеся функцією контекстного меню "Автопоиск шаблонів".

4. При складанні вкладного аркуша касової книги, Ви задаєте параметри його формування, після чого Система формує вкладний аркуш і виводить його в Mіcrosoft Excel.

ЗАВДАННЯ 9. ОБОРОТНА ВІДОМІСТЬ РУХУ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ.

Оборотна відомість руху матеріальних цінностей призначена для контролю наявності й руху товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ). У відомості представлені об'єкти обліку, по яких зареєстровані залишки або обороти.

Кожен рядок відповідає унікальній комбінації синтетичного рахунку, по якому враховуються цінності, матеріально-відповідальної особи, за яким значаться ці цінності, валюти й найменування матеріальної цінності.

У кожному рядку цієї відомості втримуються залишки товарно-матеріальних цінностей на початок і кінець періоду формування, кількість і сума приходу й витрати даної матеріальної цінності, дата придбання й ціна. Залишки й обороти представлені в натуральному (штуки, кілограми й т.п.) і у вартісному вираженні.

Працюючи з оборотною відомістю руху товарно-матеріальних цінностей, Ви можете:

- Зареєструвати господарську операцію по даним рядка відомості;

- Переглянути й відкоригувати список господарських операцій по кожному рядку оборотної відомості;

- Задати кількість ТМЦ для переносу в господарську операцію;

- Перерахувати ціни товарно-матеріальних цінностей до зазначених сум;

- Підготувати внутрішній документ;

- Перейти в інвентарну картотеку;

- Перейти в картотеку МНА;

- Внести коректувальний запис для інвентаризаційної відомості.

З оборотної відомості руху по матеріальних цінностях можна роздрукувати наступні звіти:

- Оборотну відомість по русі товарно-матеріальних цінностей;

- Звіт по приходу ТМЦ;

- Звіт по витраті ТМЦ;

- Зведену оборотну відомість.

1. ЗАРЕЄСТРУЙТЕ ГОСПОДАРСЬКУ ОПЕРАЦІЮ (Дб. № 23.1.1 - Кр. № 201) ВІД 16.03.04 ПО СПИСАННЮ З ОБОРОТНОЇ ВІДОМОСТІ ПО МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЯХ:

МАСЛА - 20 Л

БОРОШНА - 30 КГ

САХАРА - 20 КГ

2. ЗАРЕЄСТРУЙТЕ ГОСПОДАРСЬКУ ОПЕРАЦІЮ (Дб. № 949 - Кр. № 22) ВІД 17.03.04 ПО СПИСАННЮ З ОБОРОТНОЇ ВІДОМОСТІ ПО МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЯХ :

БЛОКНОТІВ - 20 ШТ.

ОЛІВЦІВ - 15 ШТ.

РУЧОК - 12 ШТ.

" Виконаєте інструкцію РЕЄСТРАЦІЯ ГОСПОДАРСЬКОЇ ОПЕРАЦІЇ З ОБОРОТНОЇ ВІДОМОСТІ РУХУ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ

3. ЗАРЕЄСТРУЙТЕ З ОБОРОТНОЇ ВІДОМОСТІ ПО МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЯХ ВНУТРІШНЮ НАКЛАДНУ № 103 ВІД 20.03.04. ПО ПЕРЕДАЧІ ГЕРАСИМОВУ Ю.М.:

СВЕРДЛА - 10 ШТ.

НАПИЛКИ - 8 ШТ.

ВІДРОБІТЬ В ОБЛІКУ ВНУТРІШНЮ НАКЛАДНУ ГОСПОДАРСЬКОЮ ОПЕРАЦІЄЮ (Дб. № 23.1.1 - Кр. № 22).

" Виконаєте інструкцію ПІДГОТОВКА ВНУТРІШНЬОГО ДОКУМЕНТА ПО ДАНИМ ОБОРОТНОЇ ВІДОМОСТІ РУХУ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ І ЙОГО ВІДПРАЦЬОВУВАННЯ

" Виконаєте інструкцію ЗВІТ ПО ВИТРАТІ Й ПРИХОДУ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ

ІНСТРУКЦІЯ ДО ЗАВДАННЯ

РЕЄСТРАЦІЯ ГОСПОДАРСЬКОЇ ОПЕРАЦІЇ З ОБОРОТНОЇ ВІДОМОСТІ РУХУ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ

1. Виберіть у головному меню розділ ОБОРОТНІ ВІДОМОСТІ / РУХ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ і сформуйте оборотну відомість (у нашому прикладі, з 01.03.04 по 31.03.04).

2. На екрані відкриється вікно оборотної відомості руху матеріальних цінностей за період ... Відзначте клавішею "Spece" запис, по якій необхідно зареєструвати господарську операцію.

3. У контекстному меню виберіть функцію "Додавання ХО".

4. У результаті попередніх дій, на екрані буде виведене вікно "Зразки господарських операцій", у якому Ви зможете підібрати потрібен Вам зразок або додати необхідний зразок, якщо він відсутній. Після вибору зразка, натисніть кнопку "Вибрати" вікна.

5. У ході процесу відпрацьовування, Система запропонує Вам вибрати розділ, у який буде поміщена створена господарська операція..

6. Через якийсь час, що Система затратить на процес обробки, на екран буде виведене вікно журналу підготовки господарських операцій. Тут Ви можете перевірити й відкоригувати знову зареєстровані господарські операції.

7. Натисніть кнопку "Записати" вікна.

" Існує можливість зробити з оборотної відомості по матеріальних цінностях масове оприбуткування або списання. Для цього виберіть функцію контекстного меню "Масове оприбуткування/списання".

ПІДГОТОВКА ВНУТРІШНЬОГО ДОКУМЕНТА ПО ДАНИМ ОБОРОТНОЇ ВІДОМОСТІ РУХУ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ І ВІДПРАЦЬОВУВАННЯ ЙОГО В ОБЛІКУ

1. Виберіть у головному меню розділ ОБОРОТНІ ВІДОМОСТІ / РУХ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ і сформуйте оборотну відомість (у нашому прикладі, з 01.03.04 по 31.03.04).

2. На екрані відкриється вікно оборотної відомості руху матеріальних цінностей за період ... Відзначте клавішею "Spece" запис, по якій необхідно зареєструвати внутрішній документ.

3. У контекстному меню виберіть функцію "Указати кількість" або натисніть клавішу "F3". На екрані відкриється форма "Завдання кількості ТМЦ для переносу в господарську операцію":

Ви можете вказати кількість ТМЦ для автоматичного переносу його в проводку й нажати клавішу "Записати" форми.

4. Потім уиберіть функцію контекстного меню "Підготовка внутрішнього документа" або натисніть клавішу "F7".

5. У результаті попередніх дій, на екрані буде виведене вікно "Внутрішні документи", у якому Система запропонує Вам вибрати розділ, у який буде поміщений створюваний внутрішній документ.

6. Після вибору роздягнула на екрані відкриється форма "Внутрішні документи: Додавання". У неї автоматично перенесуться дані з рядка оборотної відомості руху матеріальних цінностей. Відкоригуйте, якщо необхідно, внесені значення й запишіть.

7. Зайдіть розділ ВНУТРІШНІ ДОКУМЕНТИ й виділите внутрішній документ, що хочете відробити в обліку. Виберіть у контекстному меню пункт "Відпрацьовування в обліку" або скористайтеся клавішею "F3".

8. У результаті попередніх дій, на екрані буде виведене вікно "Зразки господарських операцій", у якому Ви зможете підібрати потрібен Вам зразок або додати необхідний зразок, якщо він відсутній. Після вибору зразка, натисніть кнопку "Вибрати" вікна.

9. У ході процесу відпрацьовування, Система запропонує Вам вибрати розділ, у який буде поміщена створена господарська операція. Якщо Ви відпрацьовуєте в обліку кілька документів, які повинні бути поміщені в один розділ, установите прапорець "Исп. за замовчуванням". Якщо прапорець не встановлений, Система буде видавати запити про те, у який розділ помістити господарську операцію для кожного документа, що відпрацьовує.

10. Через якийсь час, що Система затратить на процес обробки, на екран буде виведене вікно журналу підготовки господарських операцій. Тут Ви можете перевірити й відкоригувати знову зареєстровані господарські операції.

11. Натисніть кнопку "Записати" вікна. Дане вікно буде закрито на процес відпрацьовування й активним знову стане вікно платіжних документів.

ЗВІТ ПО ПРИХОДУ Й ВИТРАТІ ТОВАРНО-МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ

1. Сформуйте оборотну відомість руху матеріальних цінностей на необхідний період.

2. У контекстному меню скористайтеся функцією "Печатка звіту" або натисніть комбінацію клавіш "Shіft+F4". Потім виберіть необхідний звіт (у нашому прикладі - це звіт по приходу або витраті ТМЦ).

3. На екрані з'явиться форма: "Звіт по приходу ТМЦ". У поле ТИП ЗВІТУ виберіть повний або підсумковий звіт.

4. Потім заповните поле ШАБЛОН ЗВІТУ, вибравши необхідний шаблон зі списку шаблонів за допомогою функції контекстного меню "Автопоиск шаблонів".

5. Натисніть кнопку "Почати" форми.

" Перерахування ціни ТМЦ до зазначеної суми використається для переоцінки поточної позиції матеріальної цінності (одного найменування, закріпленої за тим самим матеріально-відповідальною особою й значиться на тому самому балансовому рахунку). Якщо у вікні перегляду будуть виведені позиції ТМЦ тільки для однієї матеріально-відповідальної особи або по одному найменуванню матеріальних цінностей, то перерахування ціни здійснюється послідовно для всіх відзначених позицій. Перерахування здійснюється на дату, на яку буде сформована оборотна відомість по русі матеріальних цінностей. Результати перерахування оформляються у вигляді відповідної операції.

Для перерахування ціни ТМЦ:

1. У вікні перегляду оборотної відомості, натискаючи клавішу "Space", відзначте одну або кілька записів.

2. Потім виберіть функцію контекстного меню "Перерахування ціни" або натисніть клавішу "F5". На екран буде виведена форма "Перерахування ціни позиції до зазначеної суми" для завдання параметрів переоцінки.

3. Заповните поля форми й підтвердите свої дії, нажавши кнопку ПЕРЕРАХУВАТИ. У результаті в обліку з'явиться нова господарська операція, обороти по обраному рядку (або відзначеним рядкам) відомості будуть переформовані.

" Реєстрація коректувальної операції для інвентаризаційної відомості використається для відбиття в обліку фактичної кількості ТМЦ при виявленні розбіжності кількості матеріальних цінностей, що значаться на балансі підприємства, і наявних фактично після проведення інвентаризації.

Для реєстрації коректувальної операції:

1. У вікні перегляду оборотної відомості виберіть рядок, для якої була виявлена розбіжність кількості ТМЦ, і скористайтеся функцією контекстного меню "Коректувальна операція" або натисніть комбінацію клавіш "Shіft+F5"..

2. На екрані відобразиться форма "Коректувальна операція для інвентаризаційної відомості" для уведення даних.

3. Заповните поля даної форми й підтвердите свої дії натисканням кнопки ПЕРЕРАХУВАТИ.

Результати переобліку ТМЦ відбиваються в обліку у вигляді відповідної господарської операції, обороти по обраному рядку відомості будуть переформовані. Переглянути й вивести на печатку результати переобліку можна в підрозділі "Інвентаризаційні відомості" роздягнула Системи ЗВІТИ, сформувавши інвентаризаційний опис.

Опорна схема

Тема: Основи роботи з програмою «Парус 7.40»