Структура бухгалтерії ват “Стріла”

Документи, які підлягають зберіганню {номер статті згідно з Переліком № 41)

Встановлений термін зберігання документів

Примітка

На підприємствах, установах, організаціях документи яких надходять до держархівів

На підприємствах, установах, організаціях, документи яких не надходять до держархівів

Договори, первинна документація, облікові регістри, звітність

Установчі документи (статут, установчий договір; зміни та доповнення до них, протоколи установчих зборів засновників недержавних організацій, списки засновників (учасників)) (54)

постійно

до ліквідації підприємства

Журнал обліку бланків суворої звітності (103)

1 рік

Договори, угоди (господарські, операційні, трудові та інші) (345)

3 роки (1)(2)

1 ) після закінчення строків дії договорів, угод; 2) за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих та судових справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання списання майна й матеріалів, квитанції накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.) (315)

3 роки (2)

Облікові регістри (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці та ін.) (321)

Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок (325)

Реєстри рахунків до оплати (326)

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію (330)

Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, податкових та інших перевірок; документи (довідки, доповідні записки) до них (342)

5 років (2)

Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості 322)

3 роки (2)

2) див. на попередній сторінці

Бухгалтерські звіти й баланси організацій а пояснювальні записки до них; додатки до балансу, спеціалізовані форми (308):

за відсутності річних:

1 ) постійно;

2) до ліквідації підприємства

— зведені річні

постійно

до ліквідації підприємства¹

— річні

3 роки (1)

3 роки (2)

— квартальні

постійно

до ліквідації підприємства

Звіти з фінансування (309):

— зведені річні

постійно

—

за відсутності річних:

1 ) постійно;

2) 10 років.

За відсутності річних і квартальних:

3) постійно;

4) 10 років.

— річні

постійно

10 років

— квартальні

3 роки (1)

3 роки (2)

— місячні

1 рік (3)

1 рік (4)

Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них (310)

постійно

Протоколи засідань комісій з розгляду й затвердження звітів і балансів (311):

за відсутності річних: (1) постійно; 2) 10 років

— річних

постійно

10 років

— квартальних

3 роки ( 1 )

3 роки (2)

Аналітичні таблиці з розробки й аналізу річних звітів і балансів (312)

постійно

5 років

Листування про затвердження й уточнення балансів і звітів (313)

3 роки

3 роки

Листування про строки подання бухгалтерської і фінансової звітності (314)

1 рік

1 рік

Гарантійні листи (320)

3 роки

3 роки

Звіти, відомості про надходження, витрачання й залишки коштовних металів, алмазів і виробів з них( 327)

3 роки

3 роки

Відомості про використання кредитів (328):

— річні

3 роки

3 роки

— квартальні

1 рік

1 рік

Виконавчі листи (332)

Доки не мине потреба ( 1 )

(1 ) документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначають самі підприємства

Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб) (348)

Відомості про реєстрацію державних підприємств, установ, організацій, кооперативів, малих підприємств тощо (349)

5 років ( 1 )

1 ) після ліквідації підприємства

Документи (плани, звіти, листування) про проведення документальних ревізій і контрольно-ревізійної роботи (341)

3 роки

3 роки

Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, прийом, здачу, списання матеріальних цінностей та ін..) (343)

3 роки

3 роки

Акти перевірок каси, правильності стягнення податків та ін. (344)

3 роки

3 роки

Реєстри договорів (346)

3 роки

3 роки

Документи з праці й заробітної плати

Колективні договори (406)

постійно

до ліквідації підприємства

Штатні розписи та переліки змін до них (46):

— за місцем складання

постійно

3 роки

— в інших організаціях

3 роки

Посадові інструкції працівників підприємств, установ, організацій (49):

[1) після заміни новими

— за місцем затвердження

постійно

до ліквідації підприємства

— в інших організаціях

3 роки ( 1 )

Положення про преміювання (447):

— за місцем розробки та затвердження

постійно

до заміни новими

— в інших організаціях

до заміни новими

Особові рахунки (316):

дорівнює різниці:

75 років – “В”,

де “В” — вік особи на момент завершення справи

( 1 ) після завершення виплати допомоги і пенсій; для одноразової допомоги — 1 рік

— робітників та службовців, студентів

— одержувачів пенсій і державної допомоги

5 років (1)

Особові справи (картки обліку, прийому, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом (515)

75 років (1)

(1) документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з особового складу, — 3 роки

Документи (зведення, відомості, лис­тування) про облік робочого часу (413)

3 роки

Відомості з обліку наявності й руху робочої сили (357)

3 роки

Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (табуляграми) на видавання заробітної плати, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат (317)

3 роки ( 1 )

1 ) за відсутності особових рахунків — 75 років

Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів 323)

3 роки

Відомості про облік фондів, лімітів заро­бітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки за перевитрати й заборгованості із заробітної плати, про відрахування із заробітної плати, із коштів соціального страхування, про оплату відпусток, вихідної допомоги та інші (329)

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з Фонду соціального страхування на випадок тимчасової непрацездатності (331)

доки не мине потреба (1)

1) документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначають самі підприємства

Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів (350)

3 роки

Довідки, що подаються до бухгалтерії на оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержанням пільг з податків та інші (334)

доки не мине потреба (1)

1) документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначають самі підприємства

Договори про матеріальну відповідальність (347)

5 років (1)

1) після звільнення мате­ріально-відповідальної особи

Контракти, договори про прийом на роботу, переведення, звільнення робітників і службовців (510)

75 років – “В”, де “В” — вік особи на момент завершення справи

Списки (штатний склад) працівників організацій (525)

75 років

Документи з охорони праці

Документи (акти, звіти, аварійні картки, висновки експертів, протоколи комісій) про розслідування причин виробничих аварій (465)

10 років (1)

10 років (2)

пов'язані зі значними матеріальними збитками та людськими жертвами: (1) постійно; (2) до ліквідації підприємства

Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь (466)

45 років (1)

45 років

3. документи можуть мати культурне значення і залежно від результатів експертизи цінності включаються до

складу Національного архівного фонду або знищуються після їх практичного використання

Документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків (478)

45 років (1)

45 років

Відомості про аварії та нещасні випадки (475)

5 років (1)

5 років (2)

з летальним наслідком:

1. постійно;

2. до ліквідації підприємства

Журнали реєстрації нещасних випадків (479)

45 років (1)

(1) після закінчення журналу

Акти, розпорядження з техніки безпеки та промислової санітарії (453)

5 років

Документи (висновки, акти, протоколи, атестаційні картки) з питань атестації робочих місць за умовами праці (461)

Постійно

10 років

Журнали обліку інструктажу з техніки безпеки (473)

10 років (1)

(1) після закінчення журналу

Журнали реєстрації адміністративних стягнень за порушення санітарних норм і правил (490)

1 рік

Листування про проведення профілактичних і профгігієнічних заходів (491)

3 роки

Соціальний захист населення

Документи (довідки, заяви, списки, посвідчення на відрядження, протоколи вручення і журнали реєстрації посвідчень) про громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (701)

постійно (1)

(1) на підприємствах, в установах і організаціях

Листки непрацездатності, корінці листків непрацездатності (720)

3 роки

Акти перевірок правильності заповнення листків непрацездатності (721)

3 роки

Журнали реєстрації листків непрацездатності (722)

3 роки (1)

( 1 ) після закінчення журналу

Документи з обліку основних засобів, ТМЦ і каси

Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів (318)

З роки (1)

( 1 ) після ліквідації основних засобів

Довіреності на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані довіреності) (319)

3 роки

.

Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних доручень та ін. (324)

Договори-зобов’язання за товари, одержані в кредит, листування з оформлення договорів-зобов’язань (333)

Доки не мине потреба (1)

(1) документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначають самі підприємства

Документи (довідки, акти, зобов’язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, нестач, розкрадань (335)

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зносу основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва (336)

Постійно

до ліквідації підприємства

Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного будівництва (337)

Паспорти будівель, споруд (1), будівель обладнання (338)

3 роки (2)

3 роки (2)

(1) Паспорти, споруд — пам’яток архітектури, які перебувають під охороною держави, — постійно

(2) Після ліквідації основних засобів

Спостережні справи з нагляду за будівлями й спорудами, що перебувають під охороною держави (339)

Постійно

—

Листування про паспортизацію будівель і споруд (340)

3 роки

3 роки