3. Правила оформления отчёта

3.1Общие требования

Изложение текста и оформление отчета выполняют в соответствии требованиями настоящего документа. Страницы текста отчета, включенные в него иллюстрации и таблицы, должны соответствовать формату А4 по ГОСТ 9327.

Текст отчета следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: правое - 10мм, верхнее и нижнее – 20мм, левое – 30мм.

Все предложения текста строятся только в безличной форме. Не допускается начинать предложения предлогом «также». Фразы или иные словесные конструкции не могут повторяться в тексте чаще, чем один раз на три-четыре абзаца.

Полиграфическим стандартом в России предусматривается использование угловых кавычек «-» для текста на русском языке, а для латинского текста “-”.

Фамилии, названия учреждений, организаций, фирм, название изделий и другие имена собственные в отчете приводят на языке оригинала. Сокращение русских слов и словосочетаний в отчете (ГОСТ 7.12) применяют в исключительных случаях или дают их определения при первом употреблении. Единицы физических величин следует приводить в международной системе СИ по ГОСТ 8.417. Сокращения единиц измерений не отделяются от относящихся к ним чисел.

Инициалы имени и отчества не отделяются от фамилии пробелом, если они расположены перед фамилией, и отделяются пробелом, когда следуют после фамилии; один инициал не должен отделяться от другого; перенос с разрывом фамилии допускается.

Оформление содержания. Содержание формируется с помощью специальной функции текстового редактора («Ссылки» - «Оглавление»). Формат шрифта: гарнитура та же, что и у основного текста, кегль понижен по сравнению с основным текстом на 1-2пт. Номера страниц рекомендуется выравнивать по правому краю страницы, рубрики - по левому краю, в соответствии с рисунком 1.

Рисунок 1. Пример оформления содержания

Оформление титульной страницы должно соответствовать общему графическому замыслу всего документа. Для деловой документации используют симметричный титул, т.е. центры горизонтальных и вертикальных элементов совпадают с единой вертикальной осью, делящей композицию на две равные части.

Все надписи на титульном листе помещают в текстовые блоки, которые располагают на листе в соответствии с образцом, представленным в Приложении 1. Для создания текстового блока следует выбрать команду «Вставка» - «Надпись». Тест, помещенный в блок, выравнивается по центру блока.

Текстовый блок с названием рекомендуется размещать в оптический центр титульной страницы: расстояние от верхнего края страницы до центра блока равно 3/8 высоты титула. Тип шрифта для титульного набора обычно выбирают из тех, которые используются для оформления всего отчета.

3.2 Построение отчета

Наименования структурных элементов отчета «СОДЕРЖАНИЕ», «ВВЕДЕНИЕ», «ЗАКЛЮЧЕНИЕ», «СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ», «ПРИЛОЖЕНИЕ» служат заголовками структурных элементов отчета – разделов, каждый из которых начинается с нового листа (для чего используется команда «Вставка» - «Разрыв страницы»). Недопустима вставка строк нажатием клавиши «ENTER» (вводом пустых строк). Основную часть отчёта следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Каждый пункт и подпункт должен содержать законченную информацию.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений. Например - 1, 2, 3 и т.д. Многоуровневые и нумерованные списки (см.п.3.5)?

Номер подраздела или пункта включает номер раздела и порядковый номер подраздела или пункта, разделенные точкой. Например - 1,1, 1.2, 1.3 и т.д.

Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой. Например - 1.1.1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 и т.д.

После номера раздела, подраздела, пункта и подпункта в тексте точку не ставят.

Если текст отчета подразделяют только на пункты, их следует нумеровать, за исключением приложений, порядковыми номерами в пределах всего отчета.

Если раздел или подраздел имеет только один пункт, или пункт имеет один подпункт, то нумеровать его не следует.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко, однозначно и кратко отражать содержание разделов, подразделов.