Технология подготовки отчета
Порядок подготовки отчета может быть следующим:
Запустить программу Excel. Открыть книгу Информационные технологии.
Получить список сотрудников, фамилии которых располагаются по алфавиту, в порядке убывания окладов сотрудников. Для этого нужно:
Перейти на лист Ведомость.
Выделить таблицу (можно просто установить курсор на таблице, и она выделится автоматически).
Вызвать команду Данные/Сортировка. Эта команда открывает диалоговое окно, показанное на рис. 1.
Рис. 1. Диалоговое окно Сортировка диапазона
В поле ввода Сортировать по с помощью кнопки ▼ открыть список выбора, в котором остановиться на значении ‘Оклад’. Выбрать режим сортировки, например, по убыванию.
В поле Затем по аналогичным образом выбрать ‘Фамилия’. Выбрать режим сортировки по возрастанию. Выполнить команду <Ok>.
Можно убедиться, что данные таблицы переупорядочились заданным образом.
Подготовить новый лист книги с именем Итоги.
Получить список сотрудников, отработавших меньше месяца (меньше 24 дней). Для этого следует проделать шаги:
Выделить всю таблицу, включая заголовки.
Выбрать команду Данные/Фильтр/Автофильтр. На экране появятся кнопки со стрелочками, как это показано на рис. 2.
Рис. 2. Вид окна после выполнения команды Данные/Фильтр/Автофильтр
Нажать кнопку ▼ нужного поля («Число проработанных дней»). В открывшемся окне из набора появившихся значений (а это все варианты содержимого поля) выбрать значение Условие. В результате откроется окно Пользовательский автофильтр в виде, как это показано на рис. 3.
Рис. 3. Окно Пользовательский автофильтр с условием Число проработанных дней <24
В поле ввода Число проработанных дней с помощью кнопки ▼ открыть список выбора, в котором остановиться на значении Меньше, и, справа от него расположенном окне, с помощью кнопки ▼ открыть список выбора, в котором остановиться на значении 24. Выполнить команду <Ok>.
Скопировать полученную выборку в отдельную область на рабочем листе Итоги. Это можно сделать с помощью кнопок меню.
Чтобы отменить фильтрацию, следует нажать кнопку со стрелкой ▼ и выбрать в предлагаемом списке элемент Все. А чтобы убрать стрелки команды Автофильтр, нужно выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр.
Получить список сотрудников, заработная плата которых меньше средней заработной платы фирмы, а оклад больше среднего значения. Для этого необходимо выполнить следующее:
На свободном месте данной страницы сформировать критерий поиска в виде:
|
... |
H |
I |
... |
|
... |
... |
... |
... |
17 |
... |
Krit |
|
... |
18 |
... |
=L7< $L$13 |
=J7>СРЗНАЧ($J$7:$J$10) |
... |
|
... |
... |
... |
... |
где Krit — имя критерия (может быть любая строка текста). В строке 18 (ячейки H18 и I18) записаны соответственно 2 условия, над которыми выполняется действие “и”.
Если требуется над условиями выполнить действие “или”, то критерий поиска следует сформировать в виде:
|
... |
H |
I |
... |
|
... |
... |
... |
... |
17 |
... |
Krit |
|
... |
18 |
... |
=L7< $L$13 |
|
... |
19 |
... |
|
=J7>СРЗНАЧ($J$7:$J$10) |
... |
|
... |
... |
... |
... |
Замечание. Клавиша F4 меняет выделенный относительный адрес на абсолютный.
В записи критерия в первой формуле L7 — соответствует первой ячейке столбца, содержащего значения Основная зар/плат.
В записи критерия во второй формуле J7 — соответствует первой ячейке столбца, содержащего значения списка ‘Оклад’. В этой формуле используется функция СРЗНАЧ.
Выделить исходную таблицу или установить на ней курсор.
Выбрать команду Данные/Фильтр/Расширенный фильтр. На экране появятся диалоговое окно, как это показано на рис. 4.
Рис. 4. Окно расширенного фильтра
Это окно следует заполнить и выполнить <Ok>.
Заполнение окна:
Исходный диапазон: $D$6:$O$10
Диапазон условий: $H$17:$I$18
Поместить результат в диапазон: $D$21:$O$30 — свободное место листа, а можно и на исходное место таблицы. Диапазон результата можно задать одним именем угловой ячейки диапазона, т. е. $D$21
Следует убедиться в том, что фильтрация значений в сформированной таблице произведена правильно.
Получить сводную информацию о начислении им денежных средств за два месяца — февраль и март. Для этого нужно:
Поместить ведомости за февраль и за март на отдельном месте текущего рабочего листа, а лучше использовать новый рабочий лист. Обратите внимание, что в ведомости должна быть колонка с информацией о дате начисления денежных средств.
На новый лист скопировать ведомость за февраль и добавить методом копирования к таблице с февральскими данными - данные из ведомости за март. При копировании необходимо воспользоваться командой Правка/Специальная вставка. Диалоговое окно этой команды представлено на рис. 5. В нем нужно использовать кнопку Вставить связь, чтобы сохранить связь с соответствующими формулами расчета на других листах.
Рис. 5. Окно команды Правка/Специальная вставка
Выделите сводную таблицу или установить курсор на таблице.
Выбрать команду Данные/Сводная таблица. Появится окно Мастера сводных таблиц, предлагающее выполнить 3 шага. Окно для шага 2 представлено на рис. 6.
Рис. 6. Окно для шага 2 Мастера сводных таблиц
В окне следует указать диапазон, содержащий данные. (обратите внимание, что в диапазон нужно обязательно включить заголовки).
Перейти к следующему шагу с помощью кнопки Далее.
Откроется диалоговое окно 3-го шага, показывающее, куда поместить сводную таблицу. Поместите ее в новый лист книги.
Нажмите кнопку Готово или Макет.
Рис. 7. Окно для шага 3 Мастера сводных таблиц
После перетаскивания мышкой полей (в соответствии с заданием) из правой части в схему таблицы или в макет, он примет вид, как это показано на рис. 8.
Рис. 8. Окно для шага 3 Мастера сводных таблиц после перетаскивания полей
В результате получили сводную таблицу. Ее следует проанализировать и убедиться в правильности ее создания.