Создание файла базы данных
Access хранит все таблицы базы данных в одном файле. Прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл базы данных с помощью команды Файл |Создать или кнопки Создать базу данных. В окне Создание можно выбрать один из шаблонов и с помощью Мастера баз данных создать типовую базу данных.
Чтобы создать файл новой не типовой базы данных, нужно выбрать в окне Создание вкладку Общие и щелкнуть значок Новая база данных. Для базы данных задается имя файла и выбирается папка, где разместится файл. Тип файла базы данных по умолчанию имеет расширение MDB. Это расширение является зарегистрированным в Windows и связывается с программой Access. В результате открывается окно базы данных. Список любого выбранного объекта новой базы данных сначала пуст. Теперь можно приступить к созданию таблиц БД.
Создание таблицы базы данных
Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.
Для создания таблицы надо в окне базы данных выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. Затем выбрать способ создания таблицы: режим таблицы, Конструктора или Мастера таблиц. Режим Конструктора определяет основной способ, при котором структура таблицы полностью задается пользователем.
Режим Конструктора
Структура таблицы определяется в окне Конструктора (рис.1.3)
Для определения поля задаются Имя поля, Тип данных, Описание – краткий комментарий, а также общие свойства.
Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access.
Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование восьми типов данных : текстовый, МЕМО (текст большого размера), числовой(конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве “Размер поля”), денежный, дата / время, счетчик(используется для определения уникального системного ключа таблицы), логический, поле объекта OLE. Список типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля.
Рис. 1.3 Окно конструктора таблиц
Общие свойства поля задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. Перечислим наиболее важные свойства полей.
Размер поля задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с текстовым типом данных максимальный размер 255 байт. Для поля с числовым типом данных можно задать использование целых чисел длиной 1, 2, 4 байта или использование чисел с плавающей точкой длиной 4 или 8 байт.
Формат поля задает формат отображения данного на экране или печати.
Подпись поля задает текст, который выводится в заголовках таблиц, форм, отчетов.
Условие на значение задает ограничения на вводимые значения и позволяет осуществлять контроль ввода.
Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении условия на значение.
Определение первичного ключа. Для определения первичного ключа выделяются поля, составляющие ключ, и нажимается кнопка Ключевое поле. Для ключевого поля автоматически строится индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.
После определения структуры таблицы ее надо сохранить с нужным именем. После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы – созданию записей. Переход в режим таблицы осуществляется нажатием кнопки Представление таблицы.
Непосредственный ввод данных в таблицу
Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Для перехода в этот режим из окна базы данных надо выбрать таблицу и нажать кнопку Открыть. В открывшуюся таблицу можно вводить новые записи, заполняя значениями поля.
При заполнении таблиц, для связей между которыми не определены параметры целостности, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. При одно-многозначных отношениях таблиц и вводе записей в подчиненную таблицу необходимо отслеживать наличие записей с вводимыми значениями ключевых полей в главной таблице. При изменении (удалении) ключевых полей в записях главной таблицы необходимо изменять (удалять) связанные с ними записи в подчиненных таблицах.
После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных.
Для удобства работы с таблицей можно изменить ее представление на экране - макет. При этом можно менять ширину столбца, высоту строки, шрифт данных таблицы, цвет текста, линий сетки и фона, оформление.