2.5 Разработка путей решения проблемы, существующей в организации

Управленческий и финансовый анализ организации выявил несколько проблем предприятия. Одной из важных является совершенствование кадровой политики.

Конкретная ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами в организациях обычно возложена на профессионально подготовленных работников отделов кадров. Для того чтобы такие специалисты могли активно содействовать реализации целей организации, им нужны не только знания и компетенция в своей конкретной области, но и осведомленность о нуждах руководителей низшего звена. Вместе с тем, если руководители низшего звена не понимают специфики управления трудовыми ресурсами, его механизма, возможностей и недостатков, то они не могут в полной мере воспользоваться услугами специалистов-кадровиков. Поэтому важно, чтобы все руководители знали и понимали способы и методы управления людьми.

Совершенствование политики управления персоналом можно реализовать по следующим направлениям:

Планирование потребности в трудовых ресурсах

Планирование людских ресурсов по существу представляет собой применение процедур планирования для комплектации штатов и персонала. На исследуемом предприятии не практикуется стабильное планирование потребности в трудовых ресурсах, за исключением случаев открытия новых подразделений, когда планируется вся его деятельность, в том числе и трудовая.

Планирование должно включать в себя следующие этапы:

- Оценка наличных ресурсов.

- Оценка будущих потребностей.

- Разработка программы удовлетворения будущих потребностей.

Другой важной проблемой является недостаточно продуманная рекламная компания. Необходимо разработать грамотную рекламную политику. Предприятие должно определиться, в каких рекламных средствах (газеты, журналы, рассылка по поч­те, телевидение и т.д.) оно будет представлять свои услуги. Для этого сначала нужно провести анализ потребительского рынка, определить целевую аудиторию (потенциальных посетителей), на которую будет направляться реклама. Затем, совместно с каким-либо рекламным агентством разрабо­тать планы по рекламе. Только правильно организованная рекламная политика предприятия поможет привлечь посетителей.

3. Средства повышения эффективности управления на предприятии

Как известно, большое значение на эффективность деятельности любого предприятия оказывает влияние органи­зованная и действующая на предприятии система управления. Эффек­тивность работы системы управления во многом зависит от того, насколько четко определены, сбалансированы и взаимосвязаны все части управляющей системы. Достигнуть этого помогают правиль­но разработанные положения о должностях, охватывающие не от­дельные категории, а всех работников аппарата управления.

В связи с тем, что в ООО «Созвездие» практически отсутствуют положения о должностях или какие-либо должностные инструкции, разработка подобных документов на данном предприятии является важным направлением повышения эффективности управления пред­приятием. Необходимость разработки положений о должностях обус­ловлена тем, что такие документы позволяют:

- поддерживать рациональную технологию управления в организации, включая порядок выполнения и взаимосвязь управленческих работ;

- точно определять обязанности, права и ответственность каждого работника, в том числе фиксировать взаимные обязатель­ства руководителей и подчиненных;

- регламентировать разделение и организацию управленческого труда на предприятии;

- формировать требования к соответствующим должностям с целью рационального подбора, расстановки, использования и оценки кадров.

Построенная на таких принципах система положений о должнос­тях позволяет определить необходимый для нормального функциони­рования организации объем работ и на этой основе рассчитать потребную численность работников для каждого подразделения пред­приятия.

Чтобы в положении содержались все основные сведения о должности, необходимые для ясного и четкого понимания работни­ком своих целей и задач, прав и ответственности в принятой ор­ганизационной структуре управления, оно должно отвечать следую­щим требованиям:

- отражать весь круг обязанностей, прав и ответственности, вмененных работнику, занимающему данную должность;

- иметь точные и краткие формулировки;

- содержать единообразные положения для идентичных и взаимо­связанных должностей;

- быть гибкими и динамичными, что обеспечивается учетом осо­бенностей каждой должности и своевременным пересмотром положе­ний о должностях.

Положение о должности в первую очередь включает в себя общую часть. В данном разделе содержатся основные требования к долж­ности. Для руководителей, специалистов и технических исполнителей можно использовать различные цифровые или буквенные индексы. Это дает возможность проанализировать качественный состав управлен­ческих кадров и кадровых изменений в организации за определен­ный период времени. Здесь же следует указать наименование под­разделения, которым руководит или в котором работает лицо, за­нимающее данную должность. Здесь же определяется назначение должности, т.е. указываются главные задачи, которые должен решат работник, занимающий данную должность. Это особенно важно для специалистов и технических исполнителей. Во многих случаях целесообразно указывать количество работников, занимающих одина­ковую должность, в конкретном подразделении, т.к. при типовом единообразии их основных обязанностей разделение труда между работниками одинаковых должностей может породить специфические обязанности. В этом же разделе указывается кому непосредственно подчиняется работник, занимающий данную должность, и кем он руко­водит. Это дает возможность определить нормы управляемости. На­ряду с этими сведениями в общей части должен быть указан порядок регламентирования работы по данной должности, т.е. следует указать, какого рода приказы, распоряжения и инструкции определяют работу работника, занимающего данную должность.

Определяющим разделом Положения о должности является так называемая "Основная часть". В данном разделе главными пунктами являются:

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- должностные характеристики;

- критерии оценки выполнения служебных обязанностей и т.д.

При описании обязанностей в должностной инструкции следует учитывать, что в процессе управления можно выделить несколько однотипных функций, таких как, например, планирование (включая анализ), организация (как деятельность, направленная на упорядочение выполнения различных работ), оперативное руководство и контроль, координация и связь. В связи с этим должностные обязанности руко­водителей можно разбить на четыре раздела:

- должностные обязанности по планированию;

- должностные обязанности, связанные с организационной рабо­той;

- должностные обязанности, связанные с оперативным руковод­ством и контролем;

- должностные обязанности, связанные с координацией и связями.

Для каждой конкретной должности соотношение обязанностей, связанных с той или иной функцией может существенно различаться в зависимости от места данной должности в практической структуре организации. Чем более высокое место занимает должность в орга­низационной структуре, тем более высокий удельный вес приходится на функции, связанные с планированием и организацией.

Для того чтобы положение о должностях стало средством организационного регламентирования работы по соответствующей должности, оно должно определенным образом закрепить объем и характер организационных связей и отношений данной должности с другими. Можно говорить о трех типах связей и отношений, в кото­рых находится каждая должность в организации. Это - отношения должностного лица с подчиненными, вышестоящими и равными по рангу должностями. Первые два типа отношений касаются вопросов соподчиненности, а третий тип- функционального характера отношений.

Наиболее смежными для фиксирования в положении о должности являются функциональные отношения. Их условно можно подразделить на три группы:

- сотрудничество, т.е. непосредственное участие в совместном выполнении определенных работ;

- консультации, связанные с выработкой рекомендаций, советов, экспертных заключений;

- координация, т.е. обеспечение согласованности своей собственной работы (или работы своего подразделения) к работам выполняемыми другими лицами или подразделениями.

Связи и отношения, носящие функциональный характер, следу­ет излагать при описании каждой из обязанностей. А именно ука­зывать, с кем осуществляется сотрудничество по данной долж­ности при выполнении данной конкретной обязанности, с кем сог­ласовывается и координируется работа, а также по отношению к кому осуществляется методическое руководство, выработка рекомендаций, советов и экспертных заключений.

Важное значение в Положении о должности имеет четкое из­ложение прав, необходимых для выполнения всех предписанных должности действий (обязанностей) с целью достижения необходи­мых результатов. В положении о должности указываются прежде всего права работника в отношении подчиненных или подконтроль­ных ему должностей. Эти права состоят в том, чтобы требовать от работников выполнения определенных действий, разрешать те или иные действие, запрещать или пресекать соответствую­щие действия, а также проверять и контролировать их, принимать на работу, увольнять, повышать в должности, накладывать взыс­кания и поощрять подчиненных. В положении о должности необхо­димо указывать также и права по отношению к вышестоящим инс­танциям, подразделениям и должностям, не подчиненным и непод­контрольным данной должности. Так, работник имеет право: док­ладывать о положении дел, выносить на рассмотрение определенные вопросы и предложения, участвовать в их обсуждении, принимать участие в рассмотрении вопросов касающихся данного должностного лица; представлять материалы по вопросам, требующим вме­шательства других инстанций (включая материалы на поощрение или взыскание), запрашивать определенные сведения от других подразделений.

При описании прав руководителей целесообразно указывать решения, которые они могут принимать самостоятельно без доклада или с последующим докладом вышестоящему руководству; решения, подлежащие предварительному согласованию в вышестоящей инстан­ции; решения во исполнение приказов и распоряжений вышестоящего руководства.

Не менее важное значение имеет раздел, в котором опре­деляется ответственность. Ответственность предполагает, что определенный работник отвечает перед вышестоящими органи­зациями в соответствии с занимаемой должностью за результаты и последствия деятельности как собственной, так и подчиненного ему подразделения. Когда речь идет об ответственности по за­нимаемой должности следует иметь в виду, что четко определить ответственность можно лишь в том случае, если четко определены права всех работников подразделения. Этот вопрос связан с проблемой делегирования полномочий. При четком определении полномочий рядового работника подразделения, он полностью несет ответственность за невыполнение какой-ли­бо проблемы, если эта проблема могла быть разрешена в преде­лах данных ему полномочий (прав). В этом случае руководитель подразделения не несет ответственность за то, что его подчинен­ный не выполнил порученное ему задание. Руководитель несет от­ветственность за результаты той работы подчиненных, которые зависят от его собственной деятельности. В состав этой деятель­ности включается: правильный подбор исполнителей работы; точная формулировка целей и задач, поставленных перед ними; создание условий для выполнения поставленных задач; своевремен­ный контроль за деятельностью подчиненных и применениях необ­ходимых мер; для того чтобы не допускать срывов в достижении результатов. При формулировании ответственности должна быть указана форма ответственности (административная, материальная, уголовная и т.д.) Это позволяет конкретизировать ответствен­ность работника за определенные результаты деятельности, сделать ее более определенной и предметной. Следует подчеркнуть, что работник несет ответственность как за результаты своей деятель­ности так и за то, что не применяя надлежащих мер, если они относятся к кругу его обязанностей. Раздел, связанный с от­ветственностью, имеет важное значение с точки зрения рацио­нализации кадрового состава любого предприятия. Поэтому, если в должностной инструкции четко определено за что работник несет ответственность и оговаривается конкретная форма ответ­ственности, то это создает объективные предпосылки для перемещения работника на нижестоящую должность, а в отдельных случаях и увольнения. Помимо этого, наличие разработанных подобным образом должностных инструкций и положений о должности, позво­ляет упорядочить отбор и прием новых работников. В этих доку­ментах можно предусмотреть специальный раздел «Должностные характеристики».

Данный раздел включает следующие пункты: образование, стаж работы, специальные знания и специальная подготовка, личные качества работника. Анализ кадрового состава аппарата управле­ния ООО «Созвездие» показал, что если во вновь разработанных Поло­жениях о должности для этого предприятия предусмотреть такой раздел для всех работников управления, то это уже сейчас дает возможность освободить некоторых работников от зани­маемой должности в связи с несоответствием в основном профи­ле образования.

Для того чтобы иметь возможность систематически проверять и оценивать деятельность работника, занимающего ту или иную должность, целесообразно определить критерии оценки выполне­ния работниками своих служебных обязанностей. Критерии оценки устанавливаются по отношению к результатам деятельности, кото­рая включается в круг обязанностей работника. В основе кри­терия оценки может лежать как количественный (своевременное выполнение конкретного объема работ на заданною техническом уровне, переработка определенного количества информации в установленные сроки и т.д.) так и качественный (отсутствие претензий и рекомендаций на выпускаемую продукцию, своевременное представление и качественная подготовка запрашиваемой документации и т.д.) показатель результата деятельности. Существует мно­жество методик расчета данных показателей. Поэтому можно позаимствовать одну из таких методик, сделав дополнение к ней с учетом специфики данного предприятия, и не разрабаты­вать ее заново (что потребует достаточно много времени и прив­лечения специалистов со стороны).

Следует отметить, что в Положения о должности можно включить и раздел о премировании. В этом случае должна быть обязатель­но установлена связь между правом работника на премии, их величиной и степенью выполнения им своих служебных обязаннос­тей в соответствии с установленными критериями по данной долж­ности. Работник должен премироваться за свой конкретный вклад в конечные результаты предприятия, а не за то, что он числится работником подразделения, получившего эти результаты. Только в том случае, если будет осуществляться непосред­ственная связь между установленными обязанностями, правами, ответственностью работника, оценкой результатов его деятель­ности на основе установленных для каждой должности критери­ев и системой оплаты труда и если данная связь будет зафик­сирована в положении о должности, то только тогда можно рас­считывать на то, что этот документ будет действительно реальным и действенным средством повышения эффективности управления в организации.

Разработку положений о должностях следу­ет осуществить в отношении всех категорий руководителей специалистов и служащих. В должностных положениях для высшего руководства и низовых руководителей следует отра­зить различия в содержании работ и целей на каждом уровне. В положениях о должностях для высшего уровня упор должен делаться на обозначении общей ответственности, взаимоотношений и полномочий. В положениях о должностях для низшего уровня управления особое внимание нужно уделять ежедневно выполня­емым работам. Разработку должностных положений следует прово­дить под общим контролем генерального директора. Должностные положения лимитных руководителей и руководителей функциональных служб утверждаются непосредственно генеральным директором. А должностные положения для остальных управ­ленческих работников могут быть утверждены руководителями соответствующих служб и отделов. Такой порядок обеспечивает соблюдение принципа единоначалия и в то же время дает возможность руководителем соответствующих подразделений провести эту работу с учетом всех имеющихся особенностей и условий функционирования.

Следует отметить, что разработка Положений о должностях и должностных инструкций, учитывая все предложенные разделы, является не простой задачей; здесь необходимы специальные знания, опыт и навыки в этой области. В связи с этим мы считаем, что для разработки этих документов руководству ООО «Созвездие» можно было бы заключить договор со специалистами для квалифицированного выполнения данной работы. Решение проблемы таким путем позволило бы в более быстрое время получить нужный предприятию документ, не отвле­кая от основной работы специалистов. Такой подход может также служить одним из путей повышения эффективности управления предприятием.

Как известно, одним из средств повышения эффективности управления на предприятии, является построение организационной структуры управления таким образом, чтобы руководство осущест­влялось на должном уровне и соответствовало современным требованиям. Анализ организационной структуры управления ООО «Созвездие» показал, что она нуждается в реорганизации. Наиболее эффективная организационная структура управления предприятием представлена в Приложении 3.

К числу основных путей повышения эффективности управ­ления на предприятии относится и улучшение качественного сос­тава управленческих работников предприятия. Анализ кадрового состава ООО «Созвездие» показал, что в этом направлении здесь имеются резервы для повышения эффективности деятельности управленцев, а, следовательно, и эффективности деятельности всего предприятия в целом. Большинство работников аппарата управления не имеют профильного образования. Это не умоляет достоинств этих работников, которые свою деятельность строят в основном на интуиции, жизненном опыте, примерах других предприятий. Интуиция, подкрепленная специальными знания­ми, сделала бы их деятельность более эффективной. В настоящее время решение этой задачи не представляет больших трудностей. В государственных ВУЗах и в многочислен­ных коммерческих институтах за 2-3 года можно получить нужное профильное образование на коммерческой основе. Отно­сительно генерального директора ООО «Созвездие» следует отметить, что, несмотря на его высокие профессиональные качества, орга­низаторские и деловые способности, личностные качества, ему следовало бы получить образование управленца. По нашему мнению, любой специалист, занимающий столь высокую и ответственную должность должен приобрести квалификацию управленца либо в процессе подготовки к занятию такой должности, либо уже в период работы на этой должности. Эти условия должны быть обязательно отмечены в Положении о должности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовой работе были использованы материалы отчетности предприятия ООО «Созвездие».

В работе выполнены все поставленные задачи:

- в краткой характеристике организации описана основная сфера деятельности ООО «Созвездие», ее цели и задачи, структура органов управления и подразделений организаций.

- в анализе финансово-хозяйственной деятельности была проанализирована деятельность организации за годы существования.

- определены причины падения посещаемости.

- намечены пути выхода из сложившейся ситуации.

- выбраны оптимальные средства повышения эффективности управления.

Анализ деятельности ООО «Созвездие» выявил две острых проблемы управления организацией – проблема управления кадрами и организации эффективности использования трудовых ресурсов и рекламная политика предприяти. В заключительной главе работы показаны возможные пути их решения и совершенствования кадровой политики с точки зрения менеджмента организации и в соответствии с ее основными целями.

Для всех организаций - больших и малых, коммерческих и некоммерческих, промышленных и действующих в сфере услуг управление людьми имеет важное значение. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Несомненно, что управление трудовыми ресурсами является одним из важнейших аспектов теории и практики управления.

Также невозможно существование предприятия в условиях рынка без должной рекламы. Руководству предприятия нужно разработать и грамотно провести рекламную кампанию.

В заключение можно подвести итог: данная организация будет перспективной и прибыльной, если все вышеперечисленные мероприятия дадут успешные результаты.

Конечно, ожидаются и всевозможные трудности, связанные как с организацией предприятия, оформлением необходимых договоров, и установление связей с надежными поставщиками, так и с завоеванием доли рынка и ведением конкурентной борьбы в области организации досуга.

Но в умелых руках руководителя все проблемы можно решить. А достойная реклама и мероприятия по стимулированию непременно сформируют положительное мнение у потребителей, удовлетворение потребностей которых в качественно организованном досуге является главной целью предприятия ООО «Созвездие».

Список литературы

1. Абрютина М.С. Экономический анализ хозяйственной деятельности.- М.: Дело и Сервис.-2000.- 512 с.

2. Анализ финансово – экономической деятельности предприятия: Учебное пособие для вузов / под ред.проф. Любушина. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 215 с.

3.Антипова Н.М. Бухгалтерский (управленческий) учет : учебное пособие Н.М. Антипова; Воронеж. гос. техн. ун-т - Воронеж: Воронежский государственный технический университет, 2005, 315с.

4. Баканов М.И. , Шеремет А.Д. Теория экономического анализа/ Москва, «Финансы и статистика», 2005, 457с.

5. Балдин К.В., Воробьев С.Н., Уткин В.Б. Управленческие решения: Учебник. – 4-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К?», 2007. – 496 с.

6. Борисов Е.Ф. Экономическая теория: учеб. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.,544с.

7. Васютинский И.Ю. Курс лекций «Основы предпринимательства», Москва, МИИГАиК, ФЭУТ, 2004г.

8. Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Гардарики, 2002. – 296 с.

9. Волконогова О.Д., Зуб А.Т. Стратегический менеджмент: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. – 256 с. (Серия «Профессиональное образование»).

43