9. Функціональні можливості субд Microsoft Access 2000

Microsoft Access 2000 – це програма офісного пакету Microsoft Office 2000, функціонально повна СУБД.

Перерахуємо можливості програми Microsoft Access 2000.

1. У СУБД підтримується реляційна модель даних. Процес створення схеми даних, яка наочно відображає таблиці та зв’язки між ними, забезпечує використання зв’язків при обробці даних та цілісність БД.

2. Програма зорієнтована на роботу з інформаційними об’єктами, до яких належать таблиці, форми, запити, звіти, макроси та модулі.

3. Access дозволяє конструювати в діалоговому режимі такі об’єкти, як форми, запити, звіти, а набір програм-майстрів допомагає користувачеві виконувати ці завдання без конструювання. Майстри (спеціальні засоби програми) дозволяють створювати нові форми, запити, звіти, аналізувати таблиці БД, а також повністю створювати типові БД.

4. В програму включена нова версія обєктно-орієнтованої мови програмування Visual Basic for Application (VBA), яка дозволяє автоматизувати обробку даних.

5. Встановлення СУБД у локальних мережах дає змогу одночасно декільком користувачам звертатися до спільної БД, слідкування за розмежуванням доступу різних користувачів та забезпечувати захист інформації при одночасній роботі користувачів зі спільними даними.

6. Користувачі Access можуть взаємодіяти не лише зі своїми локальними базами, але з даними, розташованими на сервері БД. Access 2000 дозволяє посилати на сервер запити на мові SQL, отримувати необхідні дані, а також посилати оновлені дані.

7. Програма дозволяє здійснювати імпорт даних. Вона підтримує більшість функцій, які використовуються в інших програмах пакету Microsoft Office 2000 (Word, Exсel тощо).

8. Довідкова система програми допоможе з вибором вирішення питань, які виникають в процесі роботи.

9. Access популярна серед програмістів та користувачів завдяки простоті використання та стійкості створених структур даних.

Найчастіше програма Access використовується:

у малому бізнесі: для ведення бухгалтерського обліку, створення картотеки замовлень, створення списків клієнтів та партнерів; для розробки внутрішньогалузевих та міжгалузевих програм; як засіб маркетингу: для підтримки презентацій, інформаційного забезпечення маркетингу, для обробки замовлень; у великих корпораціях: для розробки програм для робочих груп, а також як система обробки інформацій; у ролі персональної СУБД: як довідник адрес, кулінарна книга, каталог книг, фільмів, касет тощо.

10. Побудова основних об'єктів баз даних СУБД: таблиць, запитів, форм, звітів, макросів, модулів.

1. Загальна характеристики БД та СУБД.

2. Поняття про реляційну БД.

3. Архітектура MS Access.

4. Побудова бази даних.

5. Таблиці. Проектування структури таблиць.

6. Редагування таблиць.

7. Створення схеми даних у базі.

1. Загальна характеристики СУБД.

База даних (БД) − це систематизоване сховище інформації. Телефонний довідник  − прекрасний приклад базі даних.

Бази даних створюються в тих випадках, коли необхідно відслідковувати, аналізувати і зберігати інформацію за деякий час. Наприклад, базою даних можна вважати сукупність інформації про кадровий стан підприємства, розклад занять у навчальному закладі, родинні зв’язки, бібліотечний фонд тощо. Якщо поняття бази даних наблизити до інформаційних систем, які розміщуються на комп’ютерних носіях даних, то під відповідним терміном можна розуміти набір записів та файлів, які організовані спеціальним чином. Спеціальне програмне забезпечення, необхідне для використання та модифікації баз даних користувачем, називається системою управління базами даних.

Основні функції СУБД:

-         забезпечення користувача інструментарієм, що дозволяє оперувати даними в абстрактних термінах, які не пов’язані із способом збереження даних в ЕОМ;

-         забезпечення секретності і пріоритетності доступу до даних;

-         захист цілісності даних;

-         синхронізація доступу до даних;

-         захист даних від аварій та відновлення даних.

Найпоширеніші типи БД – ієрархічні, мережні, реляційні. Так, якщо інформаційна структура даних пов’язана із ієрархією її частин, то таку структуру називають ієрархічною. До ієрархічних інформаційних областей можна віднести дані, що пов’язані з родинними зв¢язками, структур міністерств тощо. Графічно дані з ієрархічною структурою уявляють у вигляді так званого дерева або сукупності дерев - лісу. Якщо інформаційна структура даних пов¢язана із деякою мережою, то відповідну інформаційну область за своєю структурою називають мережною . Прикладом мережних інформаційних областей є дані про стан електричних мереж, транспортних шляхів тощо. Графічно дані з мережною структурою уявляють у вигляді так званого графа.

2. Поняття про реляційну БД.

Якщо дані уявити у графічному вигляді як пов’язані між собою двовимірні таблиці, то одержану сукупність даних можна назвати реляційною (від англійського слова relation - відношення). Відповідно з типом даних називають і системи управління базами даних. Найбільш поширеними сьогодні є реляційні СУБД, прикладом яких є ORACLE, MS SQL Server, MS FoxPro, MS Access тощо. Переваги реляційних СУБД - це легкість використання та ефективність реалізації. Ми будемо розглядати СУБД реляційного типу, а саме MS Access.

У подальшому рядки двовимірних таблиць будемо називати записами, стовпчики – полями. У термінах реляційних СУБД подібні таблиці називаються відношеннями, їх записи – кортежі відношень, поля – атрибути відношень. Тепер зрозуміло, чому використовується термін реляційна СУБД (relation - відношення).

Записи відрізняються своїм номером, а поля – своїм ім’ям.

Основні умови щодо змісту таблиць такі:

-         однакові записи забороняються;

-         всі записи повинні мати однакову кількість полів;

-         комірки таблиці не можуть містити в собі інші таблиці.

3. Архітектура MS Access.

СУБД MS Access належить до так званих об¢єктно-орієнтованих систем. Під об¢єктами у MS Access розуміють все, що має ім¢я. Множину об¢єктів MS Access складають таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Ці об¢єкти визначаться користувачем, а їх сукупність складає базу даних. Всі об¢єкти взаємопов¢язані, причому таблиці знаходяться в основі всіх зв¢язків. На цій основі, як правило, будуються всі інші об¢єкти (але взагалі кажучи це не обов¢язково). Це пояснюється перш за все тим, що саме в таблицях зберігаються дані, які вже надалі обробляються формами, запитами тощо. Таким чином таблиці призначені для збереження даних. Кожна таблиця містить інформацію певного типу, наприклад, кадровий склад працівників підприємства. Таблиці можуть бути пов¢язані між собою, що дає змогу представити інформацію як багатовимірну.

Запит призначений для вибірки необхідних даних з таблиць. За допомогою запитів можна також модифікувати дані або створювати інші таблиці.

Форми призначаються для перегляду, введення і редагування даних таблиць а також надають користувачу засоби керування програмами, які використовують базу даних. Форми, як правило, використовуються для того, щоб забезпечити необхідний зовнішній вигляд документа, дані якого вводяться у таблицю.

Звіти призначаються для перегляду та друку результуючої інформації. Звіти можуть бути включені до документів інших програм.

Макроси та модулі призначені для обробки подій. Терміном подія у MS Access називають зміну стану об¢єкта. Так, подія – це відкриття того чи іншого об¢екта, його закриття, зміна стану самого об¢єкта. Наприклад, для таблиць це введення запису, видалення запису тощо. Для визначення макросів та модулів необхідні знання з теорії програмування та вміння програмувати в системі програмування Visual Basic for Applications (VBA), яка вбудована у MS Access.

Всі наведені вище об¢єкти можуть бути визначені у MS Access як вручну, так і за допомогою так званих майстрів, які допомагають користувачеві за декілька кроків діалогу створити необхідне. Майстри – це один з найпотужніших засобів MS Access, якими слід користуватись на перших кроках опанування даної СУБД, або в інших “нештатних” ситуаціях.

Примітка: у зв¢язку з наявністю російськомовної і відсутністю україномовної кирилізованої версії MS Access ми будемо використовувати російськомовні назви елементів інтерфесу (тобто, назви кнопок, дій меню тощо).

1. Побудова бази даних.

Перед тим як приступити до створення таблиць, форм і звітів необхідно витрати деякий час на проектування базі даних. Сконцентруйте вашу увагу на даних, виконавцях та задачах. Деякі поради, яких треба притримуватися при розробки бази даних:

• Почніть з аналізу існуючої бази даних (створеної вручну або за допомогою комп’ютера). Перегляньте форми і звіти, які використовуються. Визначте джерело даних (якщо це комп’ютер, продумайте можливість імпортування даних). Переговоріть з людьми, які використовують інформацію з бази даних, обговоріть проблеми і побажання, які виникають у зв’язку з цим. Перегляньте задачі, які вирішуються за допомогою бази даних, та продумайте ті, які потрібно вирішувати в майбутньому.

• Визначити дані та задачі, які необхідно вирішувати; розділити їх на групи. Ці групи пізніше стануть таблицями.

• Визначити типи даних, які будуть зберігатися в кожній таблиці (ці групи даних таблиці називаються полями).

• Перегляньте загальні елементи таблиць (наприклад, назва клієнта може бути загальним елементом таблиці клієнтів і таблиці накладних). Ці загальні елементи мають назву ключових полів.

• Обміркуйте оформлення форм і звітів.

• Визначте умови вибору для запитів.

• Обміркуйте, як автоматизувати стандартні задачі баз даних, таких як виконання запитів і друк звітів.

Таким чином, результатом процесу проектування бази даних є розподілення даних по таблицям, структура таблиць, встановлення зв’язку таблиць (визначення полів для зв’язку).

Для завантаження Access необхідно виконати команду: “Пуск”à “Программы”à “Microsoft Access”. В вікні, що з’явиться, є можливість створення нової бази даних та відкриття раніше створеної бази даних.

Створення нової бази даних

Після позначення пункту “Новая база данных” і натиснення кнопки “OK” необхідно вказати ім’я бази і місце її знаходження (диск, папку). Після натискання клавіші “Создать” буде створено файл з розширенням .mdb (порожня база даних). На екрані з’явиться вікно бази даних з переліком об’єктів БД (таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макроси, модулі).

Вікно бази даних має кнопки для кожного типа об’єктів бази даних. Якщо вибираємо тип об’єкта, наприклад таблиці, то на екрані з’являються список імен таблиць бази даних. Для того щоб відкрити необхідний об’єкт, двічі клацнути по його імені або виділити ім’я та клацнути на кнопці:

• “Открыть” – для таблиць, запитів і форм;

• “Просмотр”–  для звітів;

• “Запуск” – для макросів і модулів.

Для створення нових об’єктів бази даних або модифікації існуючих об’єктів бази даних використовуйте кнопки “Создать” і “Конструктор”.

При самостійному способі побудови бази даних і першому відкритті вікна бази даних MS Access активізує вкладку “Таблица” з трьома кнопками: “Открыть”, “Конструктор”, “Создать”. Саме остання кнопка буде спочатку активною, вона призначена для побудови нової таблиці. Таким чином, за угодою MS Access дає змогу розпочати процес побудови бази даних з визначення таблиць.

Стиснення бази даних

Якщо в базі даних часто проводяться операції доповнення і видалення об’єктів, то файл бази даних буде сильно фрагментованим і час роботи з ним буде збільшуватися. Стиснення файлу бази даних видаляє фрагментацію і збільшує швидкість роботи та вільне місце на диску. Для стиснення файлу бази даних необхідно виконати дії:

1. Закрийте базу даних;

2. Виконати команду головного меню “Сервис” à “Служебные програми”à “Сжать и восстановить базу данных”;

3. Встановити ім’я файла бази даних для стиснення і натиснути кнопку “Сжать”;

4. У вікні “Сжатие базы данных под именем” вказати ім’я стисненої бази даних (ім’я може бути таке, як у бази даних, яку стискаємо);

5. Натискаємо кнопку “Сохранить”

a

8. Загальна характеристики БД та СУБД.

9. Поняття про реляційну БД.

10. Архітектура MS Access.

11. Побудова бази даних.

12. Таблиці. Проектування структури таблиць.

13. Редагування таблиць.

14. Створення схеми даних у базі.

1. Загальна характеристики СУБД.

База даних (БД) − це систематизоване сховище інформації. Телефонний довідник  − прекрасний приклад базі даних.

Бази даних створюються в тих випадках, коли необхідно відслідковувати, аналізувати і зберігати інформацію за деякий час. Наприклад, базою даних можна вважати сукупність інформації про кадровий стан підприємства, розклад занять у навчальному закладі, родинні зв’язки, бібліотечний фонд тощо. Якщо поняття бази даних наблизити до інформаційних систем, які розміщуються на комп’ютерних носіях даних, то під відповідним терміном можна розуміти набір записів та файлів, які організовані спеціальним чином. Спеціальне програмне забезпечення, необхідне для використання та модифікації баз даних користувачем, називається системою управління базами даних.

Основні функції СУБД:

-         забезпечення користувача інструментарієм, що дозволяє оперувати даними в абстрактних термінах, які не пов’язані із способом збереження даних в ЕОМ;

-         забезпечення секретності і пріоритетності доступу до даних;

-         захист цілісності даних;

-         синхронізація доступу до даних;

-         захист даних від аварій та відновлення даних.

Найпоширеніші типи БД – ієрархічні, мережні, реляційні. Так, якщо інформаційна структура даних пов’язана із ієрархією її частин, то таку структуру називають ієрархічною. До ієрархічних інформаційних областей можна віднести дані, що пов’язані з родинними зв¢язками, структур міністерств тощо. Графічно дані з ієрархічною структурою уявляють у вигляді так званого дерева або сукупності дерев - лісу. Якщо інформаційна структура даних пов¢язана із деякою мережою, то відповідну інформаційну область за своєю структурою називають мережною . Прикладом мережних інформаційних областей є дані про стан електричних мереж, транспортних шляхів тощо. Графічно дані з мережною структурою уявляють у вигляді так званого графа.

2. Поняття про реляційну БД.

Якщо дані уявити у графічному вигляді як пов’язані між собою двовимірні таблиці, то одержану сукупність даних можна назвати реляційною (від англійського слова relation - відношення). Відповідно з типом даних називають і системи управління базами даних. Найбільш поширеними сьогодні є реляційні СУБД, прикладом яких є ORACLE, MS SQL Server, MS FoxPro, MS Access тощо. Переваги реляційних СУБД - це легкість використання та ефективність реалізації. Ми будемо розглядати СУБД реляційного типу, а саме MS Access.

У подальшому рядки двовимірних таблиць будемо називати записами, стовпчики – полями. У термінах реляційних СУБД подібні таблиці називаються відношеннями, їх записи – кортежі відношень, поля – атрибути відношень. Тепер зрозуміло, чому використовується термін реляційна СУБД (relation - відношення).

Записи відрізняються своїм номером, а поля – своїм ім’ям.

Основні умови щодо змісту таблиць такі:

-         однакові записи забороняються;

-         всі записи повинні мати однакову кількість полів;

-         комірки таблиці не можуть містити в собі інші таблиці.

3. Архітектура MS Access.

СУБД MS Access належить до так званих об¢єктно-орієнтованих систем. Під об¢єктами у MS Access розуміють все, що має ім¢я. Множину об¢єктів MS Access складають таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Ці об¢єкти визначаться користувачем, а їх сукупність складає базу даних. Всі об¢єкти взаємопов¢язані, причому таблиці знаходяться в основі всіх зв¢язків. На цій основі, як правило, будуються всі інші об¢єкти (але взагалі кажучи це не обов¢язково). Це пояснюється перш за все тим, що саме в таблицях зберігаються дані, які вже надалі обробляються формами, запитами тощо. Таким чином таблиці призначені для збереження даних. Кожна таблиця містить інформацію певного типу, наприклад, кадровий склад працівників підприємства. Таблиці можуть бути пов¢язані між собою, що дає змогу представити інформацію як багатовимірну.

Запит призначений для вибірки необхідних даних з таблиць. За допомогою запитів можна також модифікувати дані або створювати інші таблиці.

Форми призначаються для перегляду, введення і редагування даних таблиць а також надають користувачу засоби керування програмами, які використовують базу даних. Форми, як правило, використовуються для того, щоб забезпечити необхідний зовнішній вигляд документа, дані якого вводяться у таблицю.

Звіти призначаються для перегляду та друку результуючої інформації. Звіти можуть бути включені до документів інших програм.

Макроси та модулі призначені для обробки подій. Терміном подія у MS Access називають зміну стану об¢єкта. Так, подія – це відкриття того чи іншого об¢екта, його закриття, зміна стану самого об¢єкта. Наприклад, для таблиць це введення запису, видалення запису тощо. Для визначення макросів та модулів необхідні знання з теорії програмування та вміння програмувати в системі програмування Visual Basic for Applications (VBA), яка вбудована у MS Access.

Всі наведені вище об¢єкти можуть бути визначені у MS Access як вручну, так і за допомогою так званих майстрів, які допомагають користувачеві за декілька кроків діалогу створити необхідне. Майстри – це один з найпотужніших засобів MS Access, якими слід користуватись на перших кроках опанування даної СУБД, або в інших “нештатних” ситуаціях.

Примітка: у зв¢язку з наявністю російськомовної і відсутністю україномовної кирилізованої версії MS Access ми будемо використовувати російськомовні назви елементів інтерфесу (тобто, назви кнопок, дій меню тощо).

2. Побудова бази даних.

Перед тим як приступити до створення таблиць, форм і звітів необхідно витрати деякий час на проектування базі даних. Сконцентруйте вашу увагу на даних, виконавцях та задачах. Деякі поради, яких треба притримуватися при розробки бази даних:

• Почніть з аналізу існуючої бази даних (створеної вручну або за допомогою комп’ютера). Перегляньте форми і звіти, які використовуються. Визначте джерело даних (якщо це комп’ютер, продумайте можливість імпортування даних). Переговоріть з людьми, які використовують інформацію з бази даних, обговоріть проблеми і побажання, які виникають у зв’язку з цим. Перегляньте задачі, які вирішуються за допомогою бази даних, та продумайте ті, які потрібно вирішувати в майбутньому.

• Визначити дані та задачі, які необхідно вирішувати; розділити їх на групи. Ці групи пізніше стануть таблицями.

• Визначити типи даних, які будуть зберігатися в кожній таблиці (ці групи даних таблиці називаються полями).

• Перегляньте загальні елементи таблиць (наприклад, назва клієнта може бути загальним елементом таблиці клієнтів і таблиці накладних). Ці загальні елементи мають назву ключових полів.

• Обміркуйте оформлення форм і звітів.

• Визначте умови вибору для запитів.

• Обміркуйте, як автоматизувати стандартні задачі баз даних, таких як виконання запитів і друк звітів.

Таким чином, результатом процесу проектування бази даних є розподілення даних по таблицям, структура таблиць, встановлення зв’язку таблиць (визначення полів для зв’язку).

Для завантаження Access необхідно виконати команду: “Пуск”à “Программы”à “Microsoft Access”. В вікні, що з’явиться, є можливість створення нової бази даних та відкриття раніше створеної бази даних.

11.Створення нової бази даних

Після позначення пункту “Новая база данных” і натиснення кнопки “OK” необхідно вказати ім’я бази і місце її знаходження (диск, папку). Після натискання клавіші “Создать” буде створено файл з розширенням .mdb (порожня база даних). На екрані з’явиться вікно бази даних з переліком об’єктів БД (таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макроси, модулі).

Вікно бази даних має кнопки для кожного типа об’єктів бази даних. Якщо вибираємо тип об’єкта, наприклад таблиці, то на екрані з’являються список імен таблиць бази даних. Для того щоб відкрити необхідний об’єкт, двічі клацнути по його імені або виділити ім’я та клацнути на кнопці:

• “Открыть” – для таблиць, запитів і форм;

• “Просмотр”–  для звітів;

• “Запуск” – для макросів і модулів.

Для створення нових об’єктів бази даних або модифікації існуючих об’єктів бази даних використовуйте кнопки “Создать” і “Конструктор”.

При самостійному способі побудови бази даних і першому відкритті вікна бази даних MS Access активізує вкладку “Таблица” з трьома кнопками: “Открыть”, “Конструктор”, “Создать”. Саме остання кнопка буде спочатку активною, вона призначена для побудови нової таблиці. Таким чином, за угодою MS Access дає змогу розпочати процес побудови бази даних з визначення таблиць.

Стиснення бази даних

Якщо в базі даних часто проводяться операції доповнення і видалення об’єктів, то файл бази даних буде сильно фрагментованим і час роботи з ним буде збільшуватися. Стиснення файлу бази даних видаляє фрагментацію і збільшує швидкість роботи та вільне місце на диску. Для стиснення файлу бази даних необхідно виконати дії:

6. Закрийте базу даних;

7. Виконати команду головного меню “Сервис” à “Служебные програми”à “Сжать и восстановить базу данных”;

8. Встановити ім’я файла бази даних для стиснення і натиснути кнопку “Сжать”;

9. У вікні “Сжатие базы данных под именем” вказати ім’я стисненої бази даних (ім’я може бути таке, як у бази даних, яку стискаємо);

10. Натискаємо кнопку “Сохранить”

a