Самостоятельная работа № 5.

Скопируйте исходную таблицу:

Необходимо выполнить следующие действия:

1. Отсортируйте список по фамилиям сотрудников

2. С помощью фильтра отберите сотрудников, у которых один ребенок

3. С помощью функции ЕСЛИ() по столбцу С отметьте сотрудников без детей как «бездетный», остальные – «есть дети».

Тема №8. Создание сложного документа.

Сложный документ создается с помощью связанных или внедренных объектов, которые используются для добавления всего или части файла, созданного одной из программ MS Office или любой программой, которая поддерживает связанные и внедренные объекты, в другой файл.

Основное отличие между связанными и внедренными объектами заключается в месте их хранения, а также способе обновления данных при их помещении в конечный файл.

В случае со связанным объектом, обновление данных происходит только при изменении исходного файла. Связанные данные хранятся в исходном файле. Конечный файл хранит только сведения о местоположении исходного файла и отображает представление связанных данных. Рекомендуется использовать связанные объекты, если важен размер файла.

В случае с внедренным объектом, при изменении исходного файла конечный файл не изменится. Внедренные объекты становятся частью конечного файла и, будучи однажды вставленными, больше не являются частью исходного файла.

Задание:

В новом документе MS Word наберите следующий текст:

«За третий квартал 2003 года произошли следующие изменения в количестве работников ООО «Альфа»: 12 человек приняты, 19 человек уволены, в т.ч. 5 – по собственному желанию, 8 – переводом на другое место работы, 6 – за нарушение трудовой дисциплины. В целом, динамика численности сотрудников характеризуется следующими данными:»

Сохраните этот документ и сверните, не закрывая.

В новую книгу MS Excel скопируйте таблицу с листа «Внедренная таблица»:

Сохраните документ MS Excel.

Данную таблицу необходимо поместить в ранее созданный документ Word, сначала как связанный, а затем – как внедренный объект. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. выделить и скопировать исходную таблицу MS Excel;

2. переключиться в текстовый файл, установить курсор в то место, в которое необходимо поместить таблицу, меню Правка  Специальная вставка.

3. выбрать формат объекта (в нашем случае – лист MS Excel), установить переключатель в поле Вставить. ОК.

4. повторить третье действие, но переключатель установить в поле Связать.

5. для того, чтобы увидеть разницу между внедрением и связыванием объектов, внесите какое-либо изменение в исходную таблицу MS Excel. Переключившись в MS Word, Вы увидите, что эти изменения отразились в связанном объекте и не отразились во внедренном.

Далее создайте диаграмму (см.лист «Внедренная диаграмма»), отражающую структуру уволенных работников; ее также вставьте как связанный объект в документ Word. Обратите внимание, что связанная диаграмма воспринимается как текст, а не как графический объект.

Тема 9. Создание консолидированных данных в ms Excel.

Консолидация данных предполагает, что несколько диапазонов однотипных данных объединяются с помощью какой-либо функции на отдельном листе книги MS Excel. Скопируйте таблицу с листа «Консолидация»

С помощью формул рассчитайте все недостающие данные. Переименуйте Лист1 в «Зарплата за январь». Теперь необходимо создать данные о зарплате за февраль и март. Для этого надо скопировать данные с первого листа на два других одновременно. Выделите таблицу на первом листе и выполните копирование (вокруг нее появится бегающий пунктир). Переключитесь на Лист2 и, нажав и удерживая клавишу Ctrl, кликните по Лист3. Оба ярлычка листов изменят цвет. Теперь, при условии, что кирпич стоит в ячейке А1, нажмите Enter. Переключаясь попеременно между всеми листами, начиная с первого, проверьте правильность действий. Переименуйте Лист2 и Лист3 («Зарплата за февраль» и «Зарплата за март» соответственно). У вас есть несколько диапазонов однотипных данных о зарплате за три месяца.

Для создания консолидированной таблицы вставьте в книгу еще один лист, переименуйте его в «Итого за первый квартал» и перетащите в конец перечня листов. Установите кирпич в А1; меню Данные  Консолидация. Из перечня функций по умолчанию выбрана Сумма; это правильно. Теперь надо указать диапазоны, на которых находятся данные для консолидации. Установите курсор в поле Ссылка, переключитесь на лист «Январь» и выделите всю исходную таблицу. Нажмите кнопку «Добавить»; указанная ссылка появится в окне «Список диапазонов». Повторите это действие на листах «Февраль» и «Март», не забывая каждый раз добавлять ссылку. В итоге должен получиться список диапазонов из трех элементов. Затем обязательно поставьте галочки в окошки «Использовать в качестве имен подписи верхней строки и левого столбца», чтобы у консолидированной таблицы были те же заголовки, что и у исходных таблиц. Также обязательно поставьте галочку в «Создавать связи с исходными данными», чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных. ОК. Проверьте правильность результата, сверните и разверните появившуюся структуру. Обратите внимание, что связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже участвующие в консолидации.

Теперь внесем в исходные таблицы некоторые изменения и проследим, отражаются ли они в консолидированной таблице. Пусть февральский оклад по сравнению с январским увеличился на 10%. Введем формулу. Переключитесь на лист «Февраль» и начните писать формулу с ячейки В2 (т.е. напишите =). Т.к. нужно увеличить январский оклад, то нужно переключиться на лист «Январь» и кликнуть по ячейке В2; это значение надо увеличить на 10%, т.е. умножить на 1,1. Не переключаясь обратно на лист «Февраль», нажмите Enter. Формула должна иметь следующий вид «=Январь!B2*1,1»; значение 1320. Скопируйте для всех человек. Самостоятельно увеличьте мартовский оклад на 15% относительно февральского. Затем вернитесь на лист консолидации и убедитесь, что все изменения отражены.

Добавьте еще один лист «Макс_зарплата работника». Также с помощью консолидации (функция «Максимум») определите эти значения. Сохраните документ.